{"id":112329,"date":"2022-04-13T08:00:00","date_gmt":"2022-04-13T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=112329"},"modified":"2022-08-26T12:00:43","modified_gmt":"2022-08-26T10:00:43","slug":"wie-man-zeit-und-kosten-bei-der-verarbeitung-von-eingangsrechnungen-spart","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/wie-man-zeit-und-kosten-bei-der-verarbeitung-von-eingangsrechnungen-spart\/","title":{"rendered":"Wie man Zeit und Kosten bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen spart"},"content":{"rendered":"\n

Die standardisierte Rechnungspr\u00fcfung eines SAP-ERP-Systems beginnt bei der Eingabe der Rechnungsdaten in die SAP-Transaktion sowie der manuellen Zuordnung der Rechnung zu einem Lieferanten und der entsprechenden Bestellung. Der gesamte vorgelagerte Prozess \u00fcber die Erfassung bis hin zur Pr\u00fcfung und Freigabe der Rechnungen durch Besteller oder Vorgesetzte l\u00e4uft im Standard am SAP-System vorbei und wird nicht selten h\u00e4ndisch abgewickelt. M\u00f6chte man den gesamten Prozess digital abbilden, kann man zur Unterst\u00fctzung auf zus\u00e4tzliche Software zur\u00fcckgreifen. Hierf\u00fcr gibt es am Markt zahlreiche Anbieter und L\u00f6sungen.<\/p>\n\n\n\n

Digitaler Rechnungsworkflow mit SAP<\/h3>\n\n\n\n

Der digitale Rechnungsworkflow mit SAP setzt genau dort an, wo der analoge Prozess ebenfalls beginnt: bei der Rechnung. Egal ob die Rechnung in Papierform, als PDF in einem E-Mail-Anhang oder als elektronisches Format wie ZUGFeRD im Unternehmen eingeht, die Rechnung wird erfasst, per KI oder OCR ausgelesen und klassifiziert. Im Rahmen der Klassifizierung erkennt das System, ob es sich um eine Kosten- oder um eine Warenrechnung handelt, und es gleicht die Rechnungsdaten gegen Stammdaten aus dem SAP ab. Dies k\u00f6nnen sowohl Kreditoren- als auch Bestell- und\/oder Lieferdaten sein. Dar\u00fcber hinaus findet eine \u00a714-Vorsteuerpr\u00fcfung statt. Das bedeutet, dass innerhalb der Klassifizierung \u00fcberpr\u00fcft wird, ob die Rechnung alle gem\u00e4\u00df \u00a714 des UStG notwendigen Daten enth\u00e4lt. Fehlerhafte Rechnungen k\u00f6nnen hier bereits abgelehnt werden, noch bevor diese \u00fcberhaupt in das SAP-System gelangen. Einige L\u00f6sungen bieten die M\u00f6glichkeit, vorkonfigurierte E-Mail-Templates einzubauen, sodass f\u00fcr die Ablehnung einer Rechnung nicht viel mehr als zwei Mausklicks notwendig sind.<\/p>

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Nach der Klassifizierung werden die Daten an ein zentrales Eingangsrechnungsbuch \u00fcbergeben. Idealerweise wird hier der SAP Business Workflow f\u00fcr eine native Integration in die SAP genutzt. Dies erm\u00f6glicht die Anzeige und Bearbeitung der Rechnungen in der f\u00fcr den Anwender gewohnten Umgebung unter Nutzung der bekannten Funktionen von SAP. Das Eingangsrechnungsbuch erm\u00f6glicht einen transparenten \u00dcberblick \u00fcber alle Rechnungen, deren Bearbeitungsstatus, Skontofrist und vieles mehr. In vielen F\u00e4llen l\u00e4sst sich dessen Layout anpassen, sodass genau die Informationen angezeigt werden, die f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit wichtig sind.<\/p>\n\n\n\n

Optimal unterst\u00fctzt<\/h3>\n\n\n\n

Nachdem die Rechnungen in das Eingangsrechnungsbuch gelangt sind, werden sie an die entsprechenden Bearbeiter oder Bearbeitergruppen zur Pr\u00fcfung und Freigabe weitergeleitet. Im Normalfall lassen sich je nach Notwendigkeit unterschiedliche Pr\u00fcf- und Freigabestufen konfigurieren. Es k\u00f6nnen das Zwei- oder Vieraugenprinzip und verschiedene Wertegrenzen implementiert werden. So l\u00e4sst sich der digitale Prozess identisch zum manuellen Weg einer Rechnung abbilden. Ist die letzte Freigabe erteilt, kann f\u00fcr die Rechnung ein Buchungssatz erzeugt werden. Alle Schritte w\u00e4hrend der Eingangsrechnungspr\u00fcfung werden in einem Workflow-Protokoll festgehalten, sodass jederzeit auch f\u00fcr externe Personen, wie zum Beispiel Wirtschaftspr\u00fcfer, die Bearbeitung jeder Rechnung genau nachvollzogen werden kann. <\/p>\n\n\n\n

So k\u00f6nnte ein digitaler Rechnungsworkflow innerhalb von SAP aussehen. Nat\u00fcrlich gibt es in Unternehmen auch Mitarbeitende, die keinen Zugang zum ERP-System haben, aber dennoch am Pr\u00fcf- und Freigabeprozess der Rechnungen teilnehmen m\u00fcssen. Diese k\u00f6nnen mittels Web- und\/oder Mobile-Client miteinbezogen werden. Der Funktionsumfang zur Pr\u00fcfung und Freigabe f\u00fcr die Mitarbeitenden ohne SAP-Zugang ist identisch, sodass die digitale Rechnungspr\u00fcfung optimal unterst\u00fctzt wird. <\/p>\n\n\n\n

Nicht nur dem Geldbeutel zuliebe<\/h3>\n\n\n\n

Durch die digitale Abbildung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung werden Bearbeitungs- und Liegezeiten verringert, was zu einer Reduzierung der Vorgangskosten f\u00fchrt. Der zentrale \u00dcberblick \u00fcber alle Rechnungen schafft Transparenz und f\u00f6rdert die Aussagef\u00e4higkeit. Die Beschleunigung des gesamten Prozesses erm\u00f6glicht eine bessere Einhaltung von Skontofristen, die Vermeidung von Mahngeb\u00fchren und erm\u00f6glicht Freir\u00e4ume f\u00fcr die Mitarbeitenden. Letzteres kann zu einer Steigerung der Mitarbeitermotivation f\u00fchren, da diese sich weniger mit Routineaufgaben besch\u00e4ftigen m\u00fcssen. Dar\u00fcber hinaus werden Papier- und Druckkosten vermieden, was nicht nur dem Geldbeutel, sondern auch der Umwelt zugutekommt.<\/p>\n\n\n\n

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Im Zeitalter der Digitalisierung, Verbreitung von Homeoffice und New Work werden die Priorit\u00e4ten h\u00e4ufig in anderen Bereichen gesetzt, obwohl der Prozess der Rechnungsverarbeitung f\u00fcr Unternehmen essenziell ist und enorme Optimierungspotenziale bietet. <\/p>\n","protected":false},"author":2530,"featured_media":4163,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[10,40469,41735],"tags":[40204],"coauthors":[40486],"class_list":["post-112329","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-das-aktuelle-stichwort","category-mag-22-03","category-manager-magazin-2022","tag-das-aktuelle-stichwort"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"thumbnail":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",400,172,false],"medium_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-768x331.jpg",768,331,true],"large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"image-100":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-100x43.jpg",100,43,true],"image-480":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-480x207.jpg",480,207,true],"image-640":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-640x276.jpg",640,276,true],"image-720":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-720x310.jpg",720,310,true],"image-960":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-960x414.jpg",960,414,true],"image-1168":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"image-1440":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"image-1920":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"1536x1536":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"2048x2048":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"bricks_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",1000,431,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",600,259,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort.jpg",600,259,false],"profile_24":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2016\/12\/Das-aktuelle-Stichwort-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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