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<\/a><\/div>\n\n\n\nDabei ist es egal, ob die Dokumente in Papierform, als PDF oder in standardisierten Formaten vorliegen. Die P2P-L\u00f6sungen scannen die Rechnungen und erkennen automatisch die Inhalte, die anschlie\u00dfend validiert und gepr\u00fcft werden. Erst dann wandern die Rechnungen in das zentrale, SAP-basierte Rechnungseingangsbuch f\u00fcr die weitere Verarbeitung. <\/p>\n\n\n\n
Der hohe Automatisierungsgrad spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern schafft auch eine hohe Datenqualit\u00e4t und Transparenz. Nachfragen von Lieferanten zum Bearbeitungsstatus einer Rechnung lassen sich mit einem Klick beantworten. Im System hinterlegte Eskalations-Mechanismen erinnern zudem an Skontofristen, F\u00e4lligkeiten und fehlende Freigaben. Und schlie\u00dflich vereinfacht die automatische und revisionssichere Archivierung die Compliance.<\/p>\n\n\n\n
Rechnungsmanagement <\/h3>\n\n\n\n
Die Integration in SAP ist Grundvoraussetzung f\u00fcr solche Add-on-L\u00f6sungen. Unternehmen sollten jedoch bei der Wahl auf weitere Kriterien achten. Das elektronische Erfassen von Rechnungen ist die Basis einer elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Systeme m\u00fcssen in der Lage sein, jegliche Art an Rechnungen zu verarbeiten und auszulesen \u2013 egal, ob es sich um die Rechnung in Papierform oder um einen E-Mail-Anhang handelt. Ein Gro\u00dfteil der elektronischen Rechnungen trifft laut Digitalverband Bitkom als unstrukturiertes PDF ein. Dahinter folgen strukturierte Formate wie EDI, ZUGFeRD und XRechnungen. Eine smarte Rechnungsmanagementl\u00f6sung sollte alle diese Formate unterst\u00fctzen, Papierdokumente fehlerfrei scannen und Rechnungsinhalte automatisch erkennen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Abgleichen mit SAP-Stammdaten<\/h3>\n\n\n\n
Nach dem Rechnungseingang folgen das vollautomatische Auslesen und die Extraktion aller wichtigen Daten. Dazu geh\u00f6ren Rechnungskopfdaten sowie Rechnungspositionen. Hier zeigen sich die Vorteile des Zusammenspiels von SAP und der Eingangsrechnungsverarbeitung besonders deutlich. Denn mit dem richtigen Add-on-System lassen sich die ausgelesenen Daten automatisch mit den Stammdaten im ERP-System abgleichen. Die Erkennungsgenauigkeit und Datenqualit\u00e4t steigen dadurch signifikant. Zudem k\u00f6nnen die Daten mit zus\u00e4tzlichen Informationen \u2013 zum Beispiel im SAP-System hinterlegten Bestellungen und Wareneing\u00e4ngen \u2013 angereichert werden. Das vereinfacht wiederum den Pr\u00fcfungsprozess f\u00fcr Sachbearbeiter.<\/p>\n\n\n\n
Eine weitere wichtige Funktion der L\u00f6sungen ist die automatisierte Validierung der Rechnungsdaten. Gepr\u00fcft wird zum Beispiel, ob Rechnungsnummern doppelt vergeben sind oder die auf der Rechnung angegebene Menge die Wareneingangsmenge des Lieferavis \u00fcberschreitet. Die Validierung findet in der Regel direkt innerhalb des SAP GUI statt. Mit der richtigen Add-on-L\u00f6sung l\u00e4sst sich die Pr\u00fcfung jedoch alternativ bereits im Vorfeld direkt am Scan-Client vornehmen. Neue L\u00f6sungen f\u00fcr die Eingangsrechnungsverarbeitung bieten zudem erste Ans\u00e4tze von KI und ML. Die Systeme lernen sowohl beim Extrahieren als auch bei der Validierung im Hintergrund mit und wenden das trainierte Wissen automatisch bei den n\u00e4chsten Rechnungen an. <\/p>\n\n\n\n
Compliance bei der Archivierung <\/h3>\n\n\n\n
Unternehmen m\u00fcssen beim Rechnungseingang eine Vielzahl von gesetzlichen Regelungen beachten. Eine Software muss diese Reglementierungen unterst\u00fctzen. Neben HGB und UstG spielen die GoBD eine besondere Rolle. Rechnungen m\u00fcssen dokumentiert, f\u00fcr zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt und vor unrechtm\u00e4\u00dfigem Zugriff gesch\u00fctzt werden. Entsprechende Regeln sollten in den P2P-L\u00f6sungen fest integriert sein. Auch eine revisionssichere Archivierung der Dokumente ist ein Muss. So lassen sich Belege sowie dazugeh\u00f6rige historische Daten (zum Beispiel \u00c4nderungen, Workflow-Freigaben) beispielsweise in einem per SAP-ArchiveLink angeschlossenen Archiv ablegen. <\/p>\n\n\n\n
Funktionalit\u00e4ten rund um die Analyse von Workflows sind zentral, um den gesamten Eingangsrechnungsprozess transparent zu gestalten und zu optimieren. Umfangreiche Statistiken liefern relevante KPIs wie Durchlaufzeiten, automatische Verarbeitungsquoten oder Skonti-Potenzial. Die Daten spielen eine wichtige Rolle im Reporting und Controlling und liefern zudem eine wichtige Entscheidungsgrundlage f\u00fcr zuk\u00fcnftige Gesch\u00e4ftsprozesse.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Wie das Zusammenspiel von SAP und P2P-Add-on in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Sch\u00e4fer Shop. Der B2B-Versandh\u00e4ndler f\u00fcr B\u00fcrotechnik und -m\u00f6bel setzt bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung in SAP seit \u00fcber f\u00fcnfzehn Jahren auf die L\u00f6sungen von Easy Software. Der Mittelst\u00e4ndler muss pro Jahr rund 200.000 Eingangsrechnungen verarbeiten. Bei 80 Prozent handelt es sich um Warenrechnungen mit Bestellbezug, die \u00fcber SAP MM verbucht werden. Die Verarbeitung der \u00fcbrigen Kostenrechnungen erfolgt \u00fcber die Finanzbuchhaltungskomponente von SAP FI. W\u00e4hrend das ERP-System den Gro\u00dfteil der Warenrechnungen automatisch der richtigen Bestellung zuordnet, erfordern Kostenrechnungen in der Regel eine manuelle Pr\u00fcfung und Genehmigung. <\/p>\n\n\n\n Der Aufwand war enorm. Daher entschied sich der Anbieter f\u00fcr das Invoice-Management-for-SAP-Solutions. Ziel war es, die Prozesse workflowbasiert zu automatisieren und damit reibungslos zu managen. Dazu fasst die L\u00f6sung von Easy Software s\u00e4mtliche Belege in einem digitalen Rechnungseingangsbuch zusammen und filtert sie nach Kriterien wie Buchungskreis, Rechnungsdatum, Beleg-Art oder Status. <\/p>\n\n\n\n Beim Workflow f\u00fcr Warenrechnungen steht die Geschwindigkeit beim Bearbeiten von Preis- und Mengensperren im Vordergrund. Liegt etwa eine Preisdifferenz zwischen Bestellung und Rechnung vor, wird der Beleg umgehend an die zust\u00e4ndige Fachkraft im Einkauf weitergeleitet. Mithilfe des Easy-Pr\u00fcfungsworkflows, in den rund 130 Besch\u00e4ftigte eingebunden sind, lassen sich Ursachen im Handumdrehen ermitteln. So kann Sch\u00e4fer rund 60 Prozent aller eingehenden Rechnungen automatisch (\u201edunkel\u201c) verarbeiten. <\/p>\n\n\n\n Beim Workflow f\u00fcr Kostenrechnungen wird jeder Rechnung automatisch der f\u00fcr die Genehmigung zust\u00e4ndige Sachbearbeiter zugeordnet. Anschlie\u00dfend l\u00e4sst sich der dreistufige Genehmigungsworkflow per Mausklick starten. In einer Steuertabelle stellt die Easy-Software-L\u00f6sung klar und transparent dar, wer Betr\u00e4ge in einer bestimmten H\u00f6he abzeichnen oder Rechnungen nur sachlich pr\u00fcfen darf. <\/p>\n\n\n\n Bei unklaren F\u00e4llen informiert die L\u00f6sung umgehend die zust\u00e4ndige Fachkraft per E-Mail oder SAP-Office-Eingangskorb und fordert eine Rechnungspr\u00fcfung und -freigabe an. Die einzelnen Rechnungen lassen sich \u00fcber einen Link aufrufen, die vorerfassten Daten auf einen Blick pr\u00fcfen und bei Bedarf erg\u00e4nzen, best\u00e4tigen oder ablehnen. Anwender k\u00f6nnen zudem individuelle Anmerkungen und Anlagen wie Leistungsnachweise, Pr\u00fcfprotokolle oder Vertr\u00e4ge per Drag-and-Drop hinzuf\u00fcgen. Definierte Eskalationsszenarien helfen bei der Priorisierung der zu pr\u00fcfenden Rechnungen und zeigen an, wann Skontoverluste drohen. <\/p>\n\n\n\n Bei der Archivierung setzt Sch\u00e4fer Shop auf Easy Archive. Im zentralen Speicher sind s\u00e4mtliche archivierten Dokumente vor Ver\u00e4nderungen und Manipulationen gesch\u00fctzt. Alle relevanten Systemaktivit\u00e4ten werden automatisch protokolliert, Daten aus dem SAP-System m\u00fchelos aufbereitet und entsprechend eine Abgabenordnung bereitgestellt.<\/p>\n\n\n\n Gelingt die Kombination aus SAP-System und Software f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung, gewinnen Unternehmen einen klar strukturierten SAP-Workflow: transparent, einfach in der Handhabe und effizient. Das automatisierte E-Invoicing ist dabei oft nur der erste Schritt. Denn die Digitalisierung erzielt \u00fcber den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess einen echten Mehrwert \u2013 von der Bedarfsmeldung \u00fcber die Bestellung und den Wareneingang bis zur Zahlung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Eingangsrechnungen manuell zu bearbeiten hei\u00dft im Zeitalter der digitalen Transformation mit angezogener Handbremse zu fahren. 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