{"id":140613,"date":"2024-03-25T07:00:00","date_gmt":"2024-03-25T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=140613"},"modified":"2024-03-18T08:43:00","modified_gmt":"2024-03-18T07:43:00","slug":"sos-kinderdorf-oesterreich-automatisiert-den-eingangsrechnungslauf-in-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/sos-kinderdorf-oesterreich-automatisiert-den-eingangsrechnungslauf-in-sap\/","title":{"rendered":"SOS-Kinderdorf \u00d6sterreich automatisiert den Eingangsrechnungslauf in SAP"},"content":{"rendered":"\n

Insbesondere wenn Prozesse im Rechnungswesen noch h\u00e4ndisch, zum Beispiel mit Papier und Stempel, gel\u00f6st werden, kann durch die Digitalisierung und Auto-matisierung ein deutlicher Mehrwert erreicht werden. Vor der Herausforderung, Eingangsrechnungen dezentral f\u00fcr die digitale Weiterverarbeitung in SAP bestm\u00f6glich vorzubereiten, stand auch die Non–Profit-Organisation SOS-Kinderdorf \u00d6sterreich. Das Unternehmen mit rund 1900 Mitarbeitenden betreut aktuell etwa 1800 Kinder l\u00e4ngerfristig sowie 2500 Kinder, Jugendliche und deren Familien pr\u00e4ventiv und begleitend mit ambulanten Angeboten.<\/p>\n\n\n\n

Um den Eingangsrechnungslauf zu digitalisieren beziehungsweise zu automatisieren, wurde gemeinsam mit Finmatics und KPMG ein neuer Prozess geschaffen, wie Eingangsrechnungen zuk\u00fcnftig an verschiedenen Standorten effizient und digital gepr\u00fcft, freigegeben und weitergegeben werden k\u00f6nnen. Aufgrund der Finmatics–App konnte so eine Zeitersparnis von bis zu
70 Prozent in der Freigabe erreicht werden und die Belege treffen nun digital bei der Finanzbuchhaltung in Innsbruck zur weiteren Verarbeitung in SAP ein. Bei SOS-Kinderdorf \u00d6sterreich wurden die Eingangsrechnungen bisher in den verschiedenen Standorten erfasst und entsprechend dem internen Kontrollsystem physisch gezeichnet. Nach postalischer \u00dcbermittlung an die Finanzbuchhaltung in Innsbruck wurden sie in SAP verbucht. Gerade die dezentrale Verarbeitung der Papierdokumente war \u00fcberaus komplex und m\u00fchsam f\u00fcr alle Beteiligten.<\/p>

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Workflow und Richtlinien<\/h2>\n\n\n\n


Mit der neuen Anwendung k\u00f6nnen jetzt Kostenstellen digital eingetragen, der Freigabeworkflow nach IKS-Richtlinien einfach und mobil abgewickelt und Dokumente vollst\u00e4ndig digitalisiert an die Finanzbuchhaltung \u00fcbermittelt werden. Um einen reibungslosen Prozess zwischen der neuen App und SAP zu gew\u00e4hrleisten, wurde mit einem Add-on eine effiziente L\u00f6sung f\u00fcr den Datenaustausch geschaffen. Es wurde ein standardisiertes SAP-Add-on entwickelt, das eine nahtlose Integration in das SAP-ERP\/ECC-System erm\u00f6glicht. Durch die Verwendung einer Rest-API \u00fcber eine RFC-Verbindung kann direkt aus SAP auf die App zugegriffen werden, ohne zus\u00e4tzliche Middleware wie NetWeaver PI\/PO. Das Add-on wird in einem eigenen Namensraum bereitgestellt und kann daher pro-blemlos in jeder ECC-Installation verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

Das Add-on bietet eine breite Palette von Funktionen. Dazu geh\u00f6rt der Import von Belegdaten und Belegbildern. Die Belege k\u00f6nnen entweder als FI-Beleg (ohne Bestellbezug) oder als Logistik-Rechnungspr\u00fcfungsbeleg (mit Bestellbezug) verbuchen. Dar\u00fcber hinaus erm\u00f6glicht das Add-on die Ablage von Belegbildern als PDF \u00fcber SAP-ArchiveLink und verkn\u00fcpft sie mit dem gebuchten Beleg.<\/p>\n\n\n\n

Eine weitere n\u00fctzliche Funktion ist die Synchronisation von Stammdaten wie Kreditoren zwischen SAP und Finmatics. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in beiden Systemen konsistent und auf dem neuesten Stand sind. Schlie\u00dflich erm\u00f6glicht das Add-on die \u00dcbertragung von Bestelldaten, um den Abgleich bei -bestellbezogenen Eingangsrechnungen zu erleichtern. <\/p>\n\n\n\n

Durch umfangreiche Customizing-Einstellungen k\u00f6nnen wichtige Buchungsparameter wie Belegart, Buchungsschl\u00fcssel usw. einfach konfiguriert werden. Dar\u00fcber hinaus wurden Erweiterungsm\u00f6glichkeiten ber\u00fccksichtigt, die in Form von BADIs individuell implementiert werden k\u00f6nnen, um Einfluss auf Buchungslogiken und die Stammdatensynchronisation zu nehmen.<\/p>\n\n\n\n

App und Add-on<\/h2>\n\n\n\n


Aufgrund der erfolgreichen Implementierung und Gew\u00e4hrleistung eines effizienten Datenaustauschs durch das Add-on konnte nun der Eingangsrechnungslauf bei SOS-Kinderdorf \u00d6sterreich digitalisiert und optimiert werden. Um einen durchg\u00e4ngig digitalen Rechnungslauf zu erm\u00f6glichen, musste bereits beim Eingang der Dokumente angesetzt werden. Die Eingangsrechnungen werden flexibel nach Bedarf als PDF hochgeladen, per App abfotografiert oder von Lieferanten via E-Mail \u00fcbergeben. Beim E-Mail-Eingang werden die Rechnungen daf\u00fcr von Lieferanten an eine eigens erstellte Mail-Adresse \u00fcbermittelt und gelangen dann direkt in den automatisierten Workflow zur Pr\u00fcfung und Erg\u00e4nzung (Kostenstellen). In einem mehrstufigen Prozess werden die Rechnungen gepr\u00fcft, genehmigt und schlie\u00dflich per Schnittstelle an SAP \u00fcbergeben. Sobald die Rechnungen digital vorliegen, werden diese in den n\u00e4chsten Schritten im mehrstufigen Prozess am jeweiligen Standort von den zust\u00e4ndigen Personen gepr\u00fcft, Kostenstellen werden erg\u00e4nzt und anschlie\u00dfend zur Zahlung freigegeben. Nachdem alle Freigabeschritte erfolgt sind, werden Belege automatisch an die Finanzbuchhaltung \u00fcbermittelt, wo sie in SAP in digitaler Form aufliegen. Dabei werden gleichzeitig Belegbilder nach SAP \u00fcbermittelt und revisionssicher archiviert. F\u00fcr die automatisierten Zahll\u00e4ufe in SAP werden die Zahlungskonditionen laut Kreditorenstamm ber\u00fccksichtigt. Insgesamt konnte SOS-Kinderdorf \u00d6sterreich ihren Eingangsrechnungslauf deutlich beschleunigen und durch die vollst\u00e4ndig digitale Abwicklung sowohl sicherer, transparenter und zukunftssicher gestalten. Vor allem durch die Freigabe mit einer eigenen App und der KI-basierten Pr\u00fcfung und Auslese von Rechnungsmerkmalen konnte f\u00fcr alle Beteiligten ein Mehrwert geschaffen werden.<\/p>\n\n\n\n

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Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen stellt viele Organisationen oft vor gro\u00dfe Herausforderungen. Belege einscannen, erfassen, pr\u00fcfen, freigeben und anschlie\u00dfend weiterverarbeiten
\nkostet viel Zeit und bietet gro\u00dfes Potenzial f\u00fcr Automatisierung.<\/p>\n","protected":false},"author":5536,"featured_media":140618,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[4,43842],"tags":[73],"coauthors":[43902],"class_list":["post-140613","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-24-03","tag-erp"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-400x180.jpg",400,180,true],"medium_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-18x8.jpg",18,8,true],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-600x270.jpg",600,270,true],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-600x450.jpg",600,450,true],"profile_24":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/2403-44-SOS-Kinderdorf-shutterstock_1700575600-1-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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