{"id":22564,"date":"2016-09-01T09:50:32","date_gmt":"2016-09-01T07:50:32","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=22564"},"modified":"2022-05-01T08:31:42","modified_gmt":"2022-05-01T06:31:42","slug":"abschied-vom-scan-ocr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/abschied-vom-scan-ocr\/","title":{"rendered":"Abschied vom Scanner?"},"content":{"rendered":"

\"Benjamin<\/a>Was in den letzten Jahren zum Standard in vielen Unternehmen geworden ist, wird schon bald wieder Vergangenheit sein. Dazu z\u00e4hlt auch der Prozess \u201eEingangsrechnungen scannen und per OCR auslesen, um sie an einen elektronischen Freigabeworkflow weiterzuleiten\u201c.<\/p>\n

Rechnungen werden zunehmend rein elektronisch \u00fcbertragen. Das Papier f\u00e4llt weg. M\u00f6glich wurde diese Entwicklung durch das 2011 beschlossene Steuervereinfachungsgesetz.<\/p>

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Innerhalb nur eines Jahres ist der Anteil der PDF-Rechnungen bereits auf zehn bis 15 Prozent gestiegen. In f\u00fcnf bis zehn Jahren wird der Markt f\u00fcr Scanl\u00f6sungen im Bereich der automatischen Rechnungseingangserfassung und -klassifizierung deshalb schon gar nicht mehr bestehen, Eingangsrechnungen werden dann zu fast 100 Prozent digital im Unternehmen eintreffen.<\/p>\n

Die bisherigen Rechnungseingangsl\u00f6sungen der Unternehmen mit anschlie\u00dfendem Freigabe-Workflow sind auf die OCR-Erkennung hin ausgerichtet, Funktionen f\u00fcr den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen werden h\u00f6chstens als Anbaukomponenten angeboten.<\/p>\n

Ein zeitgem\u00e4\u00dfer Ansatz sollte aber vorsehen, den Freigabeworkflow dorthin zur\u00fcck zu verlagern, wo er hingeh\u00f6rt \u2013 in das SAP-System \u2013, und alle vorlagerten Prozesse an die Gegebenheiten anzupassen.<\/p>\n

Also einen Rechnungsleser zu installieren, der nicht mehr auf OCR getrimmt ist, sondern feststellt, ob das angelieferte elektronische Format valide und die Rechnung g\u00fcltig ist, und der anschlie\u00dfend einen dezidierten Freigabeworkflow startet.<\/p>\n

Mit dem KGS DocumentRouter hat KGS hierf\u00fcr eine L\u00f6sung entwickelt, die als bislang einzige am Markt s\u00e4mtliche Inputkan\u00e4le verarbeiten kann, die mit einer IP-\u00dcbertragung zusammenh\u00e4ngen, eben auch elektronisch vorliegende Rechnungen. Das Tool lernt, anhand der ge\u00e4nderten Rahmenparameter neue Eingabeformate und neue Kan\u00e4le zu bedienen.<\/p>\n

Wenn Eingangsbelege k\u00fcnftig im Wesentlichen digital vorliegen, schlie\u00dft sich die Frage an: Welchen Mehrwert k\u00f6nnen SAP-Anwender aus ihnen generieren bzw. wie lassen sie sich mit SAP-Belegen verkn\u00fcpfen?<\/p>\n

Dies geschieht, indem die Metadaten aus den elektronischen Quellen extrahiert und \u00fcber sie die relevanten SAP-Businessobjekte identifiziert werden. Mit diesen werden die Belege dann verkn\u00fcpft. So erreicht ein Unternehmen eine vollautomatische Eingangsverarbeitung mit extrem hoher Datenqualit\u00e4t \u2013 ohne Scannen und OCR.<\/p>\n

Genau dieses Szenario ist zum Beispiel bei ZUGFerD-Rechnungen der Fall: Die in ihnen enthaltenen, strukturierten Daten lassen sich extrahieren und mit SAP-Vorg\u00e4ngen verkn\u00fcpfen. Buchungen kann das Unternehmen dann weitgehend \u201edunkel\u201c durchf\u00fchren, d. h. ohne weiteren manuellen Eingriff.<\/p>\n

Oder die Daten werden so weit mit Informationen angereichert, dass aufgrund dessen bereits der ad\u00e4quate Sachbearbeiter eruiert und der entsprechende Workflow gestartet werden kann.<\/p>\n

Das eigentliche Dokument bzw. dessen Daten m\u00fcssen nicht mehr durch SAP geschleust werden. Vielmehr wird das Archivsystem direkt angesprochen, und nur noch die Metadaten, also der kleinste Informationsteil, werden an SAP weitergereicht. Resultat ist eine sichtlich geringere Lasterzeugung.<\/p>\n

Scan-Clients mit neuen Aufgaben im Papierbereich<\/h3>\n

Das Scannen wird wohlgemerkt keineswegs vollst\u00e4ndig entfallen. Die Aufgaben einer Scanl\u00f6sung werden sich jedoch verlagern, weg von der Batch-Massenverarbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen, hin zu Spezialaufgaben.<\/p>\n

Am Arbeitsplatz spontan und schnell Vertragsdokumente oder Kundenkorrespondenz zu einem Vorgang zu scannen, dies ist die k\u00fcnftige Aufgabe von Scan-Clients. Bislang mussten sich Sachbearbeiter daf\u00fcr stets des n\u00e4chstgelegenen Multifunktionsdruckers (MFD) bedienen.<\/p>\n

Scan-Komponenten wandern also vom zentralen Posteingang zur\u00fcck zum Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Besch\u00e4ftigte in der Personalabteilung oder andere Key-User haben einen Scanner am Schreibtisch, Anwender mit geringerem Digitalisierungsbedarf nutzen weiterhin ihren MFD, \u00fcber den sie Papieroriginale scannen.<\/p>\n

Den Scan-Client ben\u00f6tigen sie beide zwecks einfacher Bildbearbeitung. Wichtig ist die SAP-Integration des Scan-Clients. Sie erm\u00f6glicht die Ablage in SAP an beliebigen Objekten \u00fcber die SAP-Dienste zum Objekt per rechter Maustaste. Das gleichzeitige Ablegen in SAP ist gerade beim neuen Arbeitsplatz-Scannen wichtig.<\/p>\n

Der KGS ScanClient erm\u00f6glicht deshalb eine direkte Ansteuerung und Ablage\/Archivierung der gescannten Dokumente aus dem SAP GUI heraus. So lassen sich zentrale oder dezentrale Post\u00adeingangsszenarien realisieren.<\/p>\n

Beispielsweise k\u00f6nnen sensible Unterlagen direkt am SAP-Arbeitsplatz mittels Dokumentenscanner erfasst und automatisch dem entsprechenden SAP-Business-Objekt zugeordnet werden. Auch ein Massen-Scan mit automatischer Barcodeerkennung oder eine Erfassung von Dokumenten zur automatischen Weiterleitung an einen SAP-Workflow sind einfach m\u00f6glich.<\/p>\n

Verwaltung von Scanprofilen und Lizenzen<\/h3>\n

Mehr Scanner, die von unterschiedlichen Gelegenheitsusern verwendet werden, bedeuten aber auch mehr Administrationsaufwand. Unterst\u00fctzung leisten hier Scan-Server, mit denen man Scanprofile und Lizenzen schnell und intuitiv von zentraler Stelle aus verwalten kann.<\/p>\n

Die KGS hat genau f\u00fcr diesen Zweck ihren KGS ScanServer entwickelt. Er verwaltet die lokal erzeugten Profile in sogenannten Profilgruppen. Diese k\u00f6nnen dann mit nur wenigen Mausklicks beliebigen Benutzern zus\u00e4tzlich zugeordnet werden.<\/p>\n

Neue Benutzer sind somit in der Lage, im Handumdrehen bereits vorhandene Profile zu nutzen. Dadurch entf\u00e4llt das aufw\u00e4ndige Wiederaufsetzen von Scanprofilen nach einem Hardwaretausch.<\/p>\n

Durch eine automatische Versionierung erhalten alle Scan-Clients stets die aktuellsten Profile im \u201ePull-Verfahren\u201c zugewiesen, ein manuelles Verteilen ist nicht notwendig. Die Scan-Lizenzen werden pro Workstation verwaltet und k\u00f6nnen einfach und direkt zugewiesen bzw. freigegeben werden.<\/p>\n

Abschied nicht um jeden Preis<\/h3>\n

Wenn es um die Annahme eingehender Informationen und ihre Weiterverarbeitung geht, zeigt sich schon heute: Der traditionelle Einstieg \u00fcber Scannen und OCR hat bald ausgedient. Denn immer mehr Dokumente gehen elektronisch ein und k\u00f6nnen somit automatisiert verarbeitet und mit internen Prozessen verkn\u00fcpft werden.<\/p>\n

Scanl\u00f6sungen werden k\u00fcnftig daher vor allem an einzelnen Arbeitspl\u00e4tzen zur Abwicklung von Spezialaufgaben zum Einsatz kommen. Scannen wird dann nicht mehr der Vollzeitprofi am Hochleistungsscanner, sondern der Gelegenheits-User am Arbeitsplatzscanner.<\/p>\n

Damit es hier nicht zu gesteigertem Administrationsaufwand kommt, empfiehlt sich der Einsatz spezieller Scan-Server. Mit ihnen lassen sich Scanprofile und Lizenzen schnell und intuitiv von zentraler Stelle aus verwalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mit dem wachsenden elektronischen Dokumenteneingang ver\u00e4ndern sich die Aufgaben von Scan-\/OCR-\u00adL\u00f6sungen. Beim Inputmanagement wird sich das Belegvolumen in den kommenden Jahren immer st\u00e4rker von Papier in Richtung digitale Medien verlagern. Unternehmen werden ihre bisherige Software- und Hardware-\u00adAusstattung in dem Zuge k\u00fcnftig g\u00e4nzlich neu bzw. in dieser Form gar nicht mehr einsetzen. <\/p>\n","protected":false},"author":1067,"featured_media":22569,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[13592,1610],"tags":[172,553,269,4305,236,4192,13707],"coauthors":[22554],"class_list":["post-22564","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-coverstory-1609-coverstorys","category-mag1609","tag-datenqualitaet","tag-kgs","tag-lizenzen","tag-ocr","tag-sap","tag-sap-gui","tag-zugferd"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"thumbnail":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",400,156,false],"medium_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-768x300.jpg",768,300,true],"large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"image-100":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-480x187.jpg",480,187,true],"image-640":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-640x250.jpg",640,250,true],"image-720":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-720x281.jpg",720,281,true],"image-960":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-960x374.jpg",960,374,true],"image-1168":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"image-1440":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"image-1920":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"1536x1536":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"2048x2048":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"bricks_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",1000,390,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",600,234,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022.jpg",600,234,false],"profile_24":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/shutterstock_620062022-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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