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<\/a><\/div>\nIn einer gro\u00df angelegten Initiative wurden daher weltweit Archive mit Boiler-Schriftgut \u2013 meistens auf Papier \u2013 inventarisiert und als PDF-Scan digitalisiert, gleichzeitig wurden sie zentral und sicher gespeichert.<\/p>\n
Kronjuwelen geh\u00f6ren schlie\u00dflich in den Safe \u2013 der bei GE Power, der Energiesparte des Unternehmens auf Basis fossiler Brennstoffe, JiVS hei\u00dft und von der Schweizer Data Migration Services stammt.<\/p>\n
General Electric hat Industriegeschichte geschrieben \u2013 nicht nur wegen seiner zahllosen Erfindungen und deren Auswirkungen auf Wirtschaftsstrukturen und ganze Gesellschaften. Zwar w\u00e4re das moderne Leben ohne GE-Flugzeugtriebwerke, seine medizinisch-technischen Ger\u00e4te und Anlagen zur klassischen, erneuerbaren und nu\u00adklearen Energiegewinnung kaum vorstellbar.<\/p>\n
Doch jenseits der Erfindungen haben die Firmengeschichte und ihren Erfolg die zahllosen Zuk\u00e4ufe, Verschmelzungen, Verk\u00e4ufe und Abspaltungen von Unternehmen und Gesch\u00e4ftsbereichen gepr\u00e4gt.<\/p>\n
\u201eDas war auch 2014 so bei der \u00dcbernahme von Alstom durch GE\u201c<\/em><\/p>\n erinnert sich Peter Thomas, Technical Product Manager bei GE Power und in diesem Gesch\u00e4ftsbereich verantwortlich f\u00fcr Sicherung und Management von Entwicklungsdaten und -dokumenten sowie die Einf\u00fchrung von Innovationen auf Basis von IT.<\/p>\n \u201eAus wettbewerbsrechtlichen Gr\u00fcnden musste ein Teil von Alstom abgespalten werden und ging an ein italienisches Unternehmen. Das bedeutete aber auch, dass die \u00fcber Jahrzehnte angesammelten Gesch\u00e4ftsdokumente mit technischen Informationen aus dem Alstom-Erbe sauber getrennt werden mussten, um Wissensabfl\u00fcsse und -verluste zu vermeiden \u2013 eine Herkulesaufgabe.\u201c<\/em><\/p>\n Technische Daten und Dokumente aus der Entwicklung, aber auch aus dem Service inklusive Wartung und Reparatur sind anders als betriebswirtschaftliche Daten in ERP-\u00adSystemen in der Regel nur zu einem Teil digitalisiert \u2013 gem\u00e4\u00df Sch\u00e4tzungen bei \u00e4hnlichen Gro\u00dffirmen mit einer langj\u00e4hrigen Geschichte wie GE Power zu rund 20 Prozent \u2013 mit der fortschreitenden IT bzw. Digitalisierung stark zunehmend.<\/p>\n Historisch bedingt liegen die restlichen, vor der IT-Revolution der 1980er-Jahre erstellten Informationen weiter in Papierform, Bildkarten oder Mikrofilmen vor und sind auf lokale Archive in verschiedenen L\u00e4ndern verteilt.<\/p>\n Aber auch die digitalisierten Informationen sind \u00fcber verschiedene Standorte und L\u00e4nder verstreut und finden sich auf gemeinsam genutzten Laufwerken, in applikationsgef\u00fchrten Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.<\/p>\n <\/p>\n Diese Heterogenit\u00e4t an Datentr\u00e4gern, Datenbanken und Applikationen ist typisch f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen und ihre historisch gewachsenen IT-Umgebungen. GE bildet da keine Ausnahme.<\/p>\n So arbeiten die rund 270.000 Mitarbeitenden weltweit mit \u00fcber 10.000 verschiedenen Anwendungen.<\/p>\n \u201eIn der Entwicklung sind das zwar weniger Systeme, doch die Grundproblematik, dass die Informationen verteilt sind und in unterschiedlichen Formaten vorliegen, bleibt\u201c<\/em><\/p>\n erkl\u00e4rt Peter Thomas und betont:<\/p>\n \u201eAus Unternehmenssicht hat diese wohl noch ernstere Konsequenzen, denn wir sprechen hier von der geistigen Wertsch\u00f6pfungskette, in der die wertvollsten Verm\u00f6gensgegenst\u00e4nde entstehen und die von den Engineering-Systemen abgebildet werden.\u201c<\/em><\/p>\n Zentralisierung und Standardisierung hei\u00dft die Zauberformel, um dieser Heterogenit\u00e4t Herr zu werden. Diese betrifft sowohl die Systemlandschaft als auch die Prozesse. Denn in vielen F\u00e4llen arbeiten nicht nur die verschiedenen GE-Gesch\u00e4ftsbereiche und zugekauften Unternehmen unterschiedlich, sondern auch die Standorte und Einheiten ein und desselben Gesch\u00e4ftsfeldes.<\/p>\n Um diese Situation zu \u00e4ndern, starteten Chief Engineers bei GE Power, die f\u00fcr die Vereinheitlichung des Entwicklungsprozesses weltweit zust\u00e4ndig sind, im Zuge der Alstom-\u00dcbernahme eine Initiative zur Homogenisierung der Systemumgebung.<\/p>\n Doch bei jeder Harmonisierung und Umstellung auf ein einheitliches Zentralsystem stellt sich sofort die Frage, was im Anschluss mit den Altapplikationen und den darunter liegenden Datenbanken und -best\u00e4nden geschehen soll.<\/p>\n \u201eDer Gedanke, viele verschiedene Altsysteme abzuschalten und durch eine zentrale Applikation zu ersetzen, dr\u00e4ngt sich in diesem Zusammenhang unmittelbar auf, ist einfach und gerade deshalb so bestechend. Doch wer sich auch den Weg zu diesem Ziel genauso einfach vorstellt, macht die Rechnung ohne den Wirt\u201c<\/em><\/p>\n warnt Peter Thomas.<\/p>\n \u201eDenn nicht nur Anwendungen haben einen Lebenszyklus, sondern auch die darin entstandenen und bearbeiteten Daten und Dokumente. Wer also Systeme stilllegen will, muss f\u00fcr ein von den Anwendungen unabh\u00e4ngiges Management der Informationen sorgen.\u201c<\/em><\/p>\n Durch die Trennung von Applikations- und Informationsebene unterscheidet sich ein solches Management grundlegend von dem verwandten Ansatz der Archivierung.<\/p>\n Einerseits m\u00fcssen die herausgel\u00f6sten Daten und Dokumente weiterhin in der neuen Applikationslandschaft verwendbar sein. Andererseits sind nicht nur die Informationen selbst, sondern auch ihr Gesch\u00e4ftskontext zu bewahren. Letzteres ist insbesondere aus regulatorischen Gr\u00fcnden wichtig.<\/p>\n Anlagen zur Energiegewinnung und -versorgung unterliegen in allen L\u00e4ndern strengen und zum Teil voneinander abweichenden Regulierungen. Und wegen der Langlebigkeit dieser Anlagen sind s\u00e4mt\u00adliche relevanten Informationen von Baupl\u00e4nen, verwendeten Teilen und Materia\u00adlien \u00fcber Genehmigungen bis hin zu Wartungs- und Reparaturunterlagen \u00fcber mehrere Jahrzehnte hinweg revisions\u00adsicher aufzubewahren.<\/p>\n In der Regel bel\u00e4uft sich die Aufbewahrungsfrist auf mindestens drei\u00dfig Jahre, bei Kernkraftwerken auf f\u00fcnfzig Jahre und l\u00e4nger. Hinzu kommt: Viele Bauteile unterliegen im Energiesektor Exportkontrollen.<\/p>\n Deshalb d\u00fcrfen auch zugeh\u00f6rige Dokumente wie etwa Baupl\u00e4ne nicht in allen L\u00e4ndern zug\u00e4nglich sein. Manche d\u00fcrfen den Standort nicht verlassen, f\u00fcr andere m\u00fcssen beh\u00f6rdliche Genehmigungen beantragt werden, um da\u00adrauf zugreifen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n \u201eWir m\u00fcssen in kurzer Zeit nachweisen k\u00f6nnen, warum wann welches Bauteil von wem verbaut wurde. Gleichzeitig m\u00fcssen wir sicherstellen, dass allen relevanten Dokumenten die richtige Exportkontrollklassifikation zugeordnet ist. <\/em><\/p>\n Wir sprechen hier von weit mehr Informationen als dem Bauplan des betreffenden Teils selbst, mit dem sie in Verbindung stehen\u201c<\/em><\/p>\n wei\u00df Peter Thomas.<\/p>\n \u201eDieses Gesamtpaket an Daten und Dokumenten steht in der Regel nur in der Ursprungsapplikation zur Verf\u00fcgung, der Zugriff ist \u00fcber klare Berechtigungen geregelt. <\/em><\/p>\n Um die Anwendung stilllegen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen wir also daf\u00fcr sorgen, dass die zus\u00e4tzlichen Daten vollst\u00e4ndig und im richtigen Kontext mit den Dokumenten auf die zentrale Informationsplattform \u00fcbertragen werden.\u201c<\/em><\/p>\n Die Pflege dieser Metadaten, aber auch der Stammdaten zu Dokumenten ist folglich ein wesentlicher Bestandteil des Projekts zur Abschaltung von Altsystemen bei GE Power. Nur wenn diese Daten sauber gepflegt sind, werden Abfragen nicht nur aus rechtlichen, sondern mehr noch aus betriebswirtschaftlichen Gr\u00fcnden m\u00f6glich.<\/p>\n Nur so k\u00f6nnen sich Wartungsmannschaften oder Qualit\u00e4tsmanager zum Beispiel alle Dokumente zu einem Schaden an einer Gasturbine in einem Kraftwerk in einem bestimmten asiatischen Land auf Knopfdruck anzeigen lassen.<\/p>\n Stellen die Qualit\u00e4tsmanager fest, dass dieser Schaden nicht nur in der betreffenden Anlage, sondern h\u00e4ufiger vorkommt, sollten selbst \u00e4ltere Baupl\u00e4ne den Entwicklern zur Verf\u00fcgung stehen, um Verbesserungen an den schadhaften Teilen vorzunehmen.<\/p>\n Dies muss nat\u00fcrlich in dem neuen Zentralsystem m\u00f6glich sein. Daten und Dokumente, die aus stillgelegten Systemen stammen, m\u00fcssen daher in Formate \u00fcberf\u00fchrt werden, die in den Nachfolgesystemen verwendbar sind. Umgekehrt veralten irgendwann die Dokumente aus neuen Applikationen und m\u00fcssen sich deshalb auf der zentralen Plattform f\u00fcr Informationsmanagement ablegen lassen.<\/p>\n \u201eNur so wird der Kreislauf im Informationsmanagement geschlossen\u201c<\/em><\/p>\n betont Peter Thomas.<\/p>\n \u201eDer Anforderungskatalog an eine rechtssichere Plattform f\u00fcr Informationsmanagement war entsprechend hoch. Zum Gl\u00fcck gab es bereits ein \u00e4hnliches Vorhaben zur Vereinheitlichung der Systemlandschaft im ERP-Umfeld.\u201c<\/em><\/p>\n Seine Kollegen h\u00e4tten den Markt und entsprechende Angebote bereits untersucht. Dabei habe sich JiVS als die einzige L\u00f6sung herausgestellt, die alle Anforderungen an ein rechtssicheres, kontextabh\u00e4ngiges Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen, strukturierten wie unstrukturierten, habe erf\u00fcllen k\u00f6nnen.<\/p>\n Erstes Projekt im Bereich Product Life\u00adcycle Management (PLM) war von 2014 bis 2016 die Herausl\u00f6sung der \u00fcber zehn Millionen PDF-Dokumente zu Dampfkesseln, die an sechs verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Systemen abgelegt waren, darunter eine PLM-Applikation in Ashby in Gro\u00dfbritannien und eine Dokumenten\u00admanagementl\u00f6sung in Stuttgart.<\/p>\n S\u00e4mtliche Dokumente sollten auf die zentrale JiVS-Plattform migriert werden, die am GE-\u00adPower-Standort in Baden implementiert ist.<\/p>\n \u201eDas war die Gelegenheit, einen idealtypischen Prozess zur Informationsmigration zu designen und zu implementieren\u201c<\/em><\/p>\n berichtet Peter Thomas.<\/p>\n \u201eAusgangspunkt dabei war, zwischen aktiven und inaktiven Informationen zu unterscheiden.\u201c<\/em><\/p>\n Nur die aktiven, die in der t\u00e4glichen Arbeit gebraucht werden, sollten in das neue Zentralsystem GE Power PLM \u00fcbernommen werden. Die inaktiven Daten und Dokumente hingegen, die nur noch gelegentlich f\u00fcrs Gesch\u00e4ft relevant sind oder ausschlie\u00dflich f\u00fcr Nachweiszwecke aufbewahrt werden m\u00fcssen, sollten nach JiVS \u00fcberspielt werden.<\/p>\n Nach der Extraktion der Daten und Dokumente galt es, Stamm- und Metadaten zu pflegen, zu bereinigen und gegebenenfalls zu transformieren.<\/p>\n Gleichzeitig wurden die Dokumente mittels OCR-Erkennung f\u00fcr die sp\u00e4tere Volltextsuche in mehreren Sprachen indexiert. F\u00fcr die Wiederverwendung wurden neutrale Dateiformate definiert, PDF und TIFF f\u00fcr Dokumente sowie STEP und 3D-PDF f\u00fcr Zeichnungen oder Pl\u00e4ne.<\/p>\n Schlie\u00dflich wurde in JiVS eine Art Stempelsystem implementiert, mit dem sich jeder Aufruf eines Dokuments aus JiVS nachvollziehen lie\u00df, insbesondere um die Auflagen der Exportkontrolle zu erf\u00fcllen.<\/p>\n Die Stempel kommen umgekehrt genauso zum Einsatz, wenn Dokumente aus dem Livesystem an JiVS \u00fcbergeben werden. Im Grunde gleicht das Ganze einem klassischen Bibliothekswesen, wo jeder Neuzugang wie jede Ausleihe l\u00fcckenlos erfasst werden.<\/p>\n Seit September 2017 sind sowohl das System aus Stuttgart als auch die L\u00f6sung aus Ashby komplett abgel\u00f6st, nachdem die Dokumente vollst\u00e4ndig nach JiVS migriert worden waren.<\/p>\n Da sich darunter auch Gesch\u00e4ftsf\u00fchrungsunterlagen und sogar Personalakten befanden, musste der Zugriff darauf sehr stark eingeschr\u00e4nkt werden.<\/p>\n Schlie\u00dflich m\u00fcssen etwa im Fall der personenbezogenen Daten die Vorgaben der neuen europ\u00e4ischen Datenschutz-Grundverordnung erf\u00fcllt werden.<\/p>\n \u201eDas Projekt war ein voller Erfolg\u201c<\/em><\/p>\n freut sich Peter Thomas.<\/p>\n \u201eS\u00e4mtliche Dokumente stehen weiter zur Verf\u00fcgung, und zwar weltweit, und k\u00f6nnen in den Sprachen Englisch, Franz\u00f6sisch, Spanisch und Italienisch durchsucht werden. <\/em><\/p>\n Die Anwender k\u00f6nnen sich darauf verlassen, dass die Inhalte richtig und konsistent sind. Zudem k\u00f6nnen sie sie bei Bedarf in der neuen Umgebung nutzen. Verf\u00fcgbar, verl\u00e4sslich, wiederverwendbar, das macht den Wert von Informationen f\u00fcr ein Unternehmen aus.\u201c<\/em><\/p>\n Schon w\u00e4hrend des Projekts bekam Peter Thomas weitere Anfragen f\u00fcr Migrationen und Systemabschaltungen. Darunter befanden sich zwei Initiativen zur Abl\u00f6sung von Systemen f\u00fcr Product Data Management (PDM) in der Schweiz und in Schweden.<\/p>\n Im Zuge der begleitenden Migrationen wurde das Vorgehensmodell zur Daten\u00fcbernahme weiter verfeinert. Einerseits sollten die in JiVS gespeicherten CAD-Zeichnungen in der neuesten CAD-Umgebung CATIA 5, also au\u00dferhalb der zentralen PLM-L\u00f6sung, wiederverwendet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Zum anderen wurde eine neue Kategorie an migrierten Daten geschaffen f\u00fcr Informationen, die aus Zeitgr\u00fcnden noch nicht transformiert und normalisiert werden konnten. Dennoch ist die Auditierbarkeit bei der Migration in JiVS garantiert, weil die unver\u00e4nderte \u00dcbernahme aus den Altsystemen l\u00fcckenlos dokumentiert ist.<\/p>\n Beide PDM-Altl\u00f6sungen sollen bis sp\u00e4testens Ende 2018 abgeschaltet sein. Nur die letzten beiden freigegebenen Versionen der Dokumente werden in das zentrale PLM-System f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit \u00fcbernommen.<\/p>\n Die Vorteile einer zentralen, unternehmensweiten Plattform f\u00fcr Informationsmanagement liegen klar auf der Hand: Mit der richtigen Sicherungsstrategie sind die Daten und Dokumente vor Verlust gesch\u00fctzt.<\/p>\n Berechtigungen und Kontrollen verhindern unbefugte Zugriffe, ob versehentlich oder mit vors\u00e4tzlichen Absichten. Bei Reorganisationen durch Zu- und Verk\u00e4ufe sind die Informationsbest\u00e4nde mit viel geringerem Aufwand als in heterogenen IT-Landschaften oder in der Papierwelt zu trennen oder zusammenzuf\u00fchren, da sie vollst\u00e4ndig inventarisiert sind.<\/p>\n Gesetzliche Auflagen und sonstige Auskunfts- und Nachweispflichten lassen sich gleichsam auf Knopfdruck erf\u00fcllen. Zudem lassen sich Informationen weltweit in Sekundenschnelle abrufen, durchsuchen und in aktuellen Gesch\u00e4ftsf\u00e4llen nutzen. Das ist sowohl effizient als auch effektiv.<\/p>\n \u201eUnd dennoch m\u00fcssen wir bei den Fachanwendern und den bisherigen Applikationsverantwortlichen immer wieder \u00dcberzeugungsarbeit leisten. <\/em><\/p>\n Denn mein Team und ich sind immer wieder mit der Frage konfrontiert, warum sich diese Vorteile nicht viel einfacher und vor allem schneller einstellen w\u00fcrden, wenn s\u00e4mtliche Altbest\u00e4nde in die neue Zentralumgebung \u00fcbernommen w\u00fcrden\u201c<\/em><\/p>\n klagt Peter Thomas. Seine Antwort f\u00e4llt dann immer gleich aus:<\/p>\n \u201eWeil das viel zu teuer ist.\u201c<\/em><\/p>\n Selbstverst\u00e4ndlich dauert es l\u00e4nger, die Informationen zu bereinigen und zu normalisieren, sie anzureichern und gegebenenfalls zu transformieren, bevor sie wiederverwendet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Doch nur so bleiben die gesch\u00e4ftlich und rechtlich notwendigen Kontextinformationen unabh\u00e4ngig von den Altsystemen erhalten, sodass diese abgeschaltet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Mittels JiVS spart GE Power im Durchschnitt 80 Prozent der Betriebskosten gegen\u00fcber den Altsystemen. Zudem summieren sich die verringerten Suchzeiten und der daraus entstehende Wertsch\u00f6pfungsbeitrag \u2013 wer schneller Baupl\u00e4ne findet, kann auch mehr Wartungsauftr\u00e4ge schreiben \u2013 bei 50.000 Mitarbeitenden in diesem Gesch\u00e4ftsbereich weltweit auf mehrere Millionen Euro im Jahr.<\/p>\n \u201eUnser Informationsmanagement auf Basis von JiVS ist viel g\u00fcnstiger als ein Archiv, aber so wertvoll wie ein Schatz\u201c<\/em><\/p>\n so das positive Fazit von Peter Thomas.<\/p>\n Doch seine Pl\u00e4ne reichen noch viel weiter:<\/p>\n \u201eWenn man bedenkt, dass der L\u00f6wenanteil der Informationen in der Entwicklung immer noch auf Papier existiert, wird schnell klar, dass das Potenzial unseres zentralen Informationsmanagements bei Weitem noch nicht ausgesch\u00f6pft ist.\u201c<\/em><\/p>\n Er sch\u00e4tzt, dass rund 90 Prozent der Unterlagen in den Papierarchiven komplett digitalisiert werden k\u00f6nnen. Der Rest sind Dokumente, die einen historischen Wert haben und deshalb weiterhin im Original \u00aderhalten werden sollten, sowie solche, deren Rechtsg\u00fcltigkeit von geleisteten und nachtr\u00e4glich nicht digital abbildbaren Unterschriften abh\u00e4ngt.<\/p>\n Auch hier ist das finanzielle Argument entscheidend. Allein der Aufwand f\u00fcr das Papierarchiv in Baden, das zirka 16 Laufkilometer \u2013 50 Millionen Dokumente \u2013 enth\u00e4lt, summiert sich jedes Jahr auf betr\u00e4chtliche Unterhaltskosten f\u00fcr Archivare und Raummiete.<\/p>\n Neben der Aktenpflege sind es vor allem die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen physischen Sicherheitsanforderungen an die Archivr\u00e4ume und -geb\u00e4ude, die hier zu Buche schlagen. Schlie\u00dflich m\u00fcssen die Akten nicht nur vor Einbruch, sondern auch vor Feuer und \u00dcberflutung effektiv gesch\u00fctzt werden.<\/p>\n \u201eIch habe die Rentabilit\u00e4t einer Digitalisierung der Papierbest\u00e4nde im Engineering f\u00fcr drei Archive durchgerechnet und dabei eine fast sechsstellige Einsparsumme pro Jahr an US-Dollar ermittelt\u201c<\/em><\/p>\n rechnet Peter Thomas vor.<\/p>\n Langfristig sieht er jedoch einen noch gr\u00f6\u00dferen Vorteil als Kostensenkungen. Mit der Umstellung der Papierarchive auf JiVS w\u00fcrde die Entwicklung einen \u00e4hnlich hohen Digitalisierungsgrad erreichen wie die transaktionsorientierte Welt des ERP.<\/p>\n \u201eWenn Entwicklung und ERP auf den gleichen Informationsbestand zugreifen k\u00f6nnten, lie\u00dfen sich die geistige und die physische Wertsch\u00f6pfungskette miteinander verschmelzen. <\/em><\/p>\n Wir w\u00e4ren dann als Konzern so agil und flexibel wie der daf\u00fcr zu Recht ger\u00fchmte Mittelstand. Die richtigen Personen k\u00f6nnten dann zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext auf unsere Kronjuwelen zugreifen und den Schatz weiter mehren.\u201c<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" General Electric sch\u00fctzt geistiges Eigentum im Bereich fossile Energie mit einheitlicher Strategie f\u00fcr Datenmanagement und Stilllegung von Altsystemen \u2013 und spart viel 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Geistige und physische Welt verschmelzen<\/h3>\n