{"id":62325,"date":"2019-10-14T08:00:40","date_gmt":"2019-10-14T06:00:40","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=62325"},"modified":"2020-08-20T11:32:21","modified_gmt":"2020-08-20T09:32:21","slug":"wie-hohe-datenqualitaet-die-elektronische-rechnungsverarbeitung-befeuert","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/wie-hohe-datenqualitaet-die-elektronische-rechnungsverarbeitung-befeuert\/","title":{"rendered":"Wie hohe Datenqualit\u00e4t die elektronische Rechnungsverarbeitung befeuert"},"content":{"rendered":"

Kein Wunder, dass Outsourcing in Deutschland nach wie vor gefragt ist: Laut einer Axxcon-Studie stellt beinahe die H\u00e4lfte der teilnehmenden Entscheider (47 Prozent) eine Qualit\u00e4tsverbesserung bei ausgelagerten IT-Funktionen fest. Auch die REINZ-Dichtungs-GmbH, Spezialist f\u00fcr Dichtungstechnologie, setzt seit 2018 bei der Erfassung und Validierung der Eingangsrechnungen auf Outsourcing. Das Unternehmen erh\u00e4lt seitdem alle Rechnungen digital und verifiziert ins eigene SAP-Eingangsbuch zur weiteren Freigabe oder Buchung, und zwar innerhalb von maximal 48 Stunden.<\/p>\n

\"Kreuzer\"<\/a><\/h3>\n

Smarte Workflows f\u00fcr mehr Automatismus<\/h3>\n

Angefangen hat die Tochter der DANA Incorporated bereits 2012 klassisch mit der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs in SAP \u2013 komplett inhouse. Patrick Kreuzer, Leiter Finanzen bei REINZ, erinnert sich: \u201eOb logistische Rechnungen mit Bestellbezug f\u00fcr MRO und Produktionsmaterialien inkl. Pr\u00fcfung des bewerteten Wareneingangs oder die Abwicklung von Limit- und Sch\u00e4tzpreisbestellungen \u2013 unser Eingangsrechnungsmanagement ist komplex, und dementsprechend aufw\u00e4ndig war die Verarbeitung. Mit der Einf\u00fchrung einer L\u00f6sung zur automatisierten und digitalen Verarbeitung des Rechnungseingangs in SAP haben wir seit 2012 den Prozess der logistischen Rechnungserfassung und Rechnungspr\u00fcfung deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erh\u00f6ht.\u201c<\/p>

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Innerhalb der L\u00f6sung wurden smarte Assistenten programmiert, die den Verarbeitungsprozess begleiten. So poppt bei Unstimmigkeiten ein Warnhinweis auf, beispielsweise wenn es keiner Rechnung bedarf, weil es sich um ein Gutschriftverfahren handelt. Selbst eine Anzeige, ob Gefahr besteht, die Skontonutzung zu verlieren, erscheint. Auch die seit 2018 implementierte Workflowpr\u00fcfung bei Rechnungen ohne Bestellbezug beschleunigte den bisher manuellen, zeitraubenden Standardprozess erheblich. Dank einer Freigabematrix ermittelt die \u00adL\u00f6sung nun automatisch den n\u00e4chsten zust\u00e4ndigen Freigeber. Das langwierige Pr\u00fcfen, ob die Rechnung alle Freigabeunterschriften enth\u00e4lt, entf\u00e4llt. Mitarbeiter sehen heute transparent im System-Monitor den Status der Rechnungsfreigabe.<\/p>\n

\"Bild<\/a>
REINZ-Dichtungs-GmbH, Neu-Ulm.<\/figcaption><\/figure>\n

\u201eWir haben die L\u00f6sung auch in unseren Wareneingangsprozess integriert\u201c, so Kreuzer. \u201eNun k\u00f6nnen wir, wenn eine Anlieferung nicht best\u00e4tigt wurde, beim Vorliegen der Rechnung direkt \u00fcber die AFI-L\u00f6sung einen Workflow zur Mahnung initiieren. Das war ein richtiger Meilenstein f\u00fcr uns, denn die Abteilungen, die fr\u00fcher den Wareneing\u00e4ngen hinterherspringen mussten, werden jetzt massiv entlastet. Aufgrund der Assistentenmeldungen pr\u00fcft das System vieles automatisch. Jetzt ist die L\u00f6sung der Rechnungspr\u00fcfer, der zuverl\u00e4ssig sagt, das ist ein Gutschriftverfahren, der Wareneingang liegt vor oder eben nicht, es bestehen Preis- oder Mengendifferenzen oder ob ggf. kein Wareneingang erforderlich ist. Die Gesamtverarbeitung l\u00e4uft dadurch schneller und transparenter, sicher auch ein Grund, warum die L\u00f6sung bei den Anwendern sehr gut ankommt.\u201c<\/p>\n

Effizienz. Flexibilit\u00e4t. Skalierbarkeit.<\/h3>\n

Als REINZ 2012 die SAP-L\u00f6sung der AFI Solutions einf\u00fchrte, erhielt der Standort Neu-Ulm j\u00e4hrlich ca. 40.000 Eingangsrechnungen mit ungef\u00e4hr 120.000 Seiten \u2013 damals noch \u00fcberwiegend per Post. Seither hat sich einiges getan: Das System wurde an neue Gegebenheiten angepasst und die L\u00f6sung in weitere Holdinggesellschaften am Standort Neu-Ulm ausgerollt. Das Rechnungsvolumen stieg stetig, am Ende so weit, dass REINZ \u00fcberlegte, die aufw\u00e4ndige Aufbereitung der Rechnungsdaten auszulagern. Kreuzer berichtet: \u201eMeines Wissens ist die AFI Solutions einer der wenigen Hersteller in Deutschland, der L\u00f6sungen f\u00fcr Workflows im Rechnungseingangsbuch anbietet und das mit einem Full Service f\u00fcr die Rechnungsdigitalisierung kombiniert. Wir haben uns den Service angeschaut und erkannt, dass wir mit der Auslagerung sehr viele Ressourcen schonen und unsere Standardt\u00e4tigkeiten verringern. Dar\u00fcber hinaus haben wir die IT-Serverkosten reduziert und konnten uns die OCR-Software sparen.\u201c<\/p>\n

\"Bild<\/a>
DANA Incorporated. Alle Fotos: REINZ-Dichtungs-GmbH<\/figcaption><\/figure>\n

Service wie angegossen<\/h3>\n

Selbstverst\u00e4ndlich ber\u00fccksichtigt der externe Dienstleister auch Besonderheiten von REINZ, wie etwa die Validierung von Conto-pro-Diverse-Lieferanten aus ca. 40 L\u00e4ndern. Hier ergeben Stamms\u00e4tze im System keinen Sinn. F\u00fcr CPD-Lieferanten gibt es Sammelkonten, bei denen Daten wie Adresse, Verk\u00e4ufer oder Bankverbindungen in der Rechnungspr\u00fcfung immer wieder erfasst und validiert werden m\u00fcssen. Um diesen Aufwand muss REINZ sich nicht mehr k\u00fcmmern, das erledigt jetzt der Servicedienstleister. Marisa Hiller, Leiterin des RedPaperCenters in Stuttgart: \u201eEines der Hauptargumente f\u00fcr unsere Services im RedPaperCenter ist, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Einkauf nicht mehr mit administrativen Vorarbeiten belastet werden, sich auch nicht mehr um die Abwicklung dieser Aufgaben in Krankheits- oder Urlaubssituationen k\u00fcmmern m\u00fcssen und sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren k\u00f6nnen. Zudem arbeiten wir immer mit der aktuellsten Optical-Character-Recognition-Technologie. Unsere Mitarbeiter kontrollieren und validieren die automatisch ausgelesenen Belegdaten, die abschlie\u00dfend \u00fcber unsere Server verschl\u00fcsselt zu REINZ \u00fcbertragen werden, um dort ins SAP-System importiert zu werden. So k\u00f6nnen die REINZ-Mitarbeiter komfortabel mit DirectInvoiceControl in ihrem AFI Monitor mit den Daten weiterarbeiten. Die Rechnungen sind beim Kunden selbstverst\u00e4ndlich sicher archiviert und jederzeit im Original inkl. E-Mail und Rechnungsanlagen der Lieferanten abrufbar.\u201c<\/p>\n

Aufgrund der guten Erfahrung mit dem Service f\u00fcr den Standort Neu-Ulm erw\u00e4gt DANA jetzt auch die Rechnungspr\u00fcfung bei weiteren, europ\u00e4ischen Standorten \u00fcber AFI durchzuf\u00fchren sowie folgerichtig die Validierung von Rechnungsbelegen nach Stuttgart zu vergeben. Kreuzer abschlie\u00dfend: \u201eZurzeit verarbeitet das RedPaperCenter der AFI Solutions rund 200 Rechnungen t\u00e4glich f\u00fcr unseren deutschen Standort. Aufgrund der hervorragenden Datenqualit\u00e4t, f\u00fcr die eine detaillierte Festlegung der Anforderungen notwendig ist, und der daraus folgenden Effizienz der nachgelagerten Prozesse erw\u00e4gt der Konzern jetzt nicht nur die Rechnungsl\u00f6sung, sondern auch den Service der AFI Solutions auf unsere europ\u00e4ischen T\u00f6chter auszurollen.\u201c<\/p>\n

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Als Unternehmen ist es gut, Freir\u00e4ume zu schaffen, um sich auf komplexe Sachverhalte sowie eigene St\u00e4rken fokussieren zu k\u00f6nnen. Das gelingt oft besser, wenn administrative T\u00e4tigkeiten wie Rechnungserfassung und -pr\u00fcfung an externe Dienstleister ausgelagert werden. <\/p>\n","protected":false},"author":2137,"featured_media":62328,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[4,26405,36966],"tags":[40,265,725],"coauthors":[38064],"class_list":["post-62325","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-advertorial","category-extra-1909","tag-effizienz","tag-flexibilitaet","tag-skalierbarkeit"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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