SAP-Prozesse automatisieren<\/h3>\n\n\n\n Eine effektive Automatisierungsplattform bietet Funktionen, die sich mit minimalem Programmier-\/IT-Aufwand rasch umsetzen und implementieren lassen. Bei der SAP-Prozessautomatisierung unterscheidet Winshuttle zwischen der sogenannten Desktop- und der Prozess-Automation. Jede hat ihre spezifischen Vorteile, je nach Anforderung.<\/p>\n\n\n\n
Die Desktop-Automatisierung eignet sich, um manuelle, zeitaufw\u00e4ndige Aufgaben wie Massendaten\u00e4nderungen oder -aktualisierungen zu ersetzen. Hierf\u00fcr nutzen zahlreiche Unternehmen Excel-Tabellen. Die flexible Plattform erm\u00f6glicht es, Transaktionen entweder auf dem Desktop\/Laptop zu bearbeiten oder sie f\u00fcr eine sp\u00e4tere Bearbeitung auf einen Server zu laden. Letztere Option entlastet die IT-Umgebung\/Ressourcen des jeweiligen Rechners und reduziert den VPN-Gateway-Traffic. Au\u00dferdem bietet sie Vorteile f\u00fcr die Arbeit in verteilten Teams bzw. an dezentralen Standorten wie dem Homeoffice.<\/p>\n\n\n\n
Die Prozessautomatisierung umfasst alle Aspekte eines durchg\u00e4ngigen Prozesses \u2013 vom Ansto\u00dfen \u00fcber das Erfassen, Managen, Pr\u00fcfen und Freigeben der Daten bis hin zum Weiterleiten der finalen Daten an SAP. Hierf\u00fcr bedarf es der Automatisierung und Orchestrierung verschiedener Schritte, teilweise auch der Intervention von Mitarbeitern. Automatisieren lassen sich webbasierte Arbeitsschritte mithilfe bedienerfreundlicher Formulare. Anwender nutzen oftmals die dateibasierte Automatisierung oder den Microsoft-Excel-Workflow, wenn sie Excel-Dateien zur Pr\u00fcfung und Freigabe per E-Mail weiterleiten.<\/p>\n\n\n\n
Der Vorteil der Prozessautomatisierung via Excel-Workflow besteht darin, dass sich Prozesse wie Weiterleiten, Pr\u00fcfen und Freigeben steuern und auditieren lassen. Dar\u00fcber hinaus werden die Daten in den Excel-Dateien gegen SAP validiert, bevor sie zur Freigabe gelangen. Sind alle Freigaben erteilt, werden die Daten \u2013 inklusive der Excel-Datei \u2013 automatisch an das SAP-System transferiert. Dieses Procedere mindert das Risiko fehlerhafter Daten, indem manuelle Eingaben des Nutzers \u00fcber den gesamten Verlauf des Prozesses durch exakte Richtlinien\/Vorgaben im Formular vereinfacht werden.<\/p>\n\n\n\n
Bedienerfreundliche Webformulare eignen sich insbesondere f\u00fcr komplexe Prozesse wie die Erstellung von Konten. Sie erfordern oftmals den Input und die Pr\u00fcfung durch Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, auch au\u00dferhalb des Rechnungs- und Finanzwesens. Rollenbasierte Formulare zeigen nur spezifische Felder an, abh\u00e4ngig davon, welche Informationen ben\u00f6tigt werden. Im Laufe des Prozesses werden die Daten gegen SAP validiert und weitergeleitet, wenn sie f\u00fcr gut befunden wurden. Der gesamte Prozess wird zentral gemanagt, verfolgt und gesteuert, was Audits vereinfacht.<\/p>\n\n\n\n
Da all diese Funktionen wie verschiedene Applikationen erscheinen, bedarf es einer Automatisierungsplattform, die die notwendige Flexibilit\u00e4t und Skalierbarkeit bietet. Sicherlich sind manche der SAP-Prozesse mit einer der Methoden schon optimal automatisiert. Aber in anderen F\u00e4llen offeriert eine flexible, skalierbare Plattform doch den Vorteil, den jeweils besten Automatisierungsgrad f\u00fcr den jeweiligen Gesch\u00e4ftsprozess w\u00e4hlen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Warum ist Flexibilit\u00e4t so wichtig?<\/h3>\n\n\n\n Bereits vor dem Ausbruch von Covid-19 waren viele Mitarbeiter in hoch dynamischen Gesch\u00e4ftsumgebungen t\u00e4tig. Die Menge an Daten w\u00e4chst jedoch stetig weiter und die Limitierung der SAP- ERP-Systeme bedeutete, dass Teams h\u00e4rter denn je arbeiten m\u00fcssen. Au\u00dferdem war es nie ein einfaches Unterfangen, SAP-Prozesse zu automatisieren. Pl\u00f6tzlich waren alle gezwungen, ihre T\u00e4tigkeiten von zuhause aus zu erledigen und zu versuchen, die Produktivit\u00e4t auf dem gleichen Niveau wie zuvor zu halten. Die Pandemie bem\u00e4chtigte sich einer bereits dynamischen Gesch\u00e4ftsumgebung und schuf sofort eine Art Chaos.<\/p>\n\n\n\n
Unternehmen, die sich bei ihrem SAP-Datenmanagement haupts\u00e4chlich auf manuelle Prozesse verlie\u00dfen, mussten harte Entscheidungen treffen und sahen sich einer sinkenden Produktivit\u00e4t gegen\u00fcber. Da die Mitarbeiter au\u00dferhalb des B\u00fcros arbeiteten, waren neue Wege gefragt, um Daten zu managen und zu steuern. Und es wurde schwieriger, die Prozesse compliancekonform zu halten. Die Herausforderungen wurden nicht weniger, da viele Firmen ihre VPN-Gateways nie daf\u00fcr ausgelegt hatten, dass die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit fern vom B\u00fcro arbeitete.<\/p>\n\n\n\n
Wie h\u00e4tte die Praxis also ausgesehen, h\u00e4tten sie eine wie oben beschriebene leistungsf\u00e4hige, flexible und skalierbare Automatisierungsplattform f\u00fcr ihre Finanzprozesse zur Verf\u00fcgung gehabt? Mit serverbasierter Desktop-Ausf\u00fchrung und automatisierten Prozessen w\u00e4ren die Mitarbeiter des Rechnungs- und Finanzwesens in der Lage gewesen, beinahe nahtlos vom B\u00fcroarbeitsplatz auf das Homeoffice umzustellen. Mithilfe von webbasierten Formularen oder Excel-Workflow-Prozessen w\u00e4ren die Abl\u00e4ufe auch dezentral funktionsf\u00e4hig gewesen.<\/p>\n\n\n\n
Nun, diese Art von Plattform l\u00e4sst sich noch immer implementieren, selbst wenn die Gesch\u00e4ftsumgebung dynamisch ist und die permanente Gefahr weiterer Disruptionen aufgrund der Pandemie besteht. Winshuttle stellt die Plattform bereit \u2013 und zwar nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis, wie folgendes Kundenfallbeispiel zeigt.<\/p>\n\n\n\nDesktop-Automatisierung bei Alpina Savoie<\/h3>\n\n\n\n Alpina Savoie ist einer der weltweit gr\u00f6\u00dften Hersteller von Pasta, Couscous, Grie\u00df und Polenta. Hier konnte die Desktop-Automatisierung sowohl aktuelle als auch langfristige Probleme mit SAP-Daten l\u00f6sen. Die Herausforderung war zweifach: Das Unternehmen war mit einem R\u00fcckstand von \u00fcber 100.000 SAP-Finanztransaktionen konfrontiert \u2013 Tendenz steigend. Gleichzeitig k\u00e4mpften die Mitarbeiter damit, \u00fcber 30.000 Produktreferenzen zu pflegen und zu managen. Die Kombination von wachsendem R\u00fcckstand und regelm\u00e4\u00dfiger Datenpflege \u00fcberstieg die Kapazit\u00e4ten der Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n
Ein spezifisches Programm zu entwickeln, um den R\u00fcckstand abzubauen, war jedoch zu kostspielig und h\u00e4tte viele IT-Ressourcen sowie eine erhebliche Entwicklungszeit ben\u00f6tigt. Alternativ h\u00e4tte es vier bis f\u00fcnf Vollzeitkr\u00e4fte \u00fcber rund drei Monate bedurft, um den R\u00fcckstand durch manuelle Dateneingaben abzuarbeiten. Dabei w\u00e4ren neu in die Pipeline eingehende Transaktionen noch nicht ber\u00fccksichtigt gewesen. Keine dieser Optionen erschien dem Unternehmen daher praktikabel.<\/p>\n\n\n\n
Anstelle dessen w\u00e4hlte Alpina Savoie als L\u00f6sung die Desktop-Automatisierung von \u201eWinshuttle Studio\u201c. Damit lie\u00dfen sich beide Herausforderungen meistern. \u201eStudio\u201c erlaubt, mithilfe von Microsoft Excel die aufgelaufenen SAP-Finanz\u00adtransaktionen zu managen \u2013 und dabei gleichzeitig die Daten gegen das SAP- ECC-System zu validieren, noch bevor sie gebucht werden.<\/p>\n\n\n\n
Den gleichen Ansatz nutzte das Unternehmen, um seine Produktstammdaten zu managen. Hierf\u00fcr entwickelte es mithilfe von \u201eWinshuttle Studio\u201c Automatisierungsskripte. Damit konnten die Nutzer effektiv die Daten der 30.000 Produktreferenzen verarbeiten \u2013 und zwar ganz ohne die \u00fcblichen den manuellen Dateneingaben geschuldeten Verz\u00f6gerungen und Fehler.<\/p>\n\n\n\n
Ein weiterer Vorteil ergab sich daraus, dass sich die Skripte ohne die Unterst\u00fctzung der IT-Abteilung oder spezialisierter Ressourcen erstellen lie\u00dfen. So konnten sie rasch und direkt von den Personen entwickelt, getestet und angepasst werden, welche die SAP-Finanzprozesse am besten kennen.<\/p>\n\n\n\n
Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Anstelle der prognostizierten Zeit von drei Monaten konnte der R\u00fcckstand innerhalb von wenigen Tagen abgebaut werden, inklusive Entwicklung und Testen der Skripte. Zudem lassen sich mithilfe der Plattform k\u00fcnftige Probleme mit R\u00fcckst\u00e4nden minimieren, sodass sich die L\u00f6sung innerhalb kurzer Zeit amortisiert hat.<\/p>\n\n\n\n
Dank der beschleunigten Verarbeitung und der h\u00f6heren Qualit\u00e4t der Produktreferenzstammdaten war Alpina Savoie in der Lage, ihren Gesch\u00e4ftsanforderungen besser gerecht zu werden. Nun kann das Unternehmen auf regelm\u00e4\u00dfiger Basis fundierte Gesch\u00e4ftsanalysen durchf\u00fchren. So lassen sich schneller \u00c4nderungen in der Gesch\u00e4ftsumgebung erkennen und bedarfsgerecht neue Strategien verabschieden, um weiterhin Wettbewerbsvorteile im Markt zu genie\u00dfen.<\/p>\n\n\n\n
Fazit<\/h3>\n\n\n\n Im Rahmen der Einf\u00fchrung einer Automatisierungsplattform geht es in erster Linie um die Wahl der jeweils geeigneten Funktionalit\u00e4t. Daf\u00fcr ist es wichtig, das gesamte Spektrum an zu automatisierenden SAP-basierten Finanz- und Buchhaltungsprozessen zu pr\u00fcfen und die Anforderungen eines jeden Prozesses zu verstehen. Nur wenn man beide Aspekte im Blick hat, kann eine flexible, skalierbare Automatisierungsplattform f\u00fcr das Finanzwesen ihre St\u00e4rken auch wirklich ausspielen und die Initiative zum Erfolg f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n
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