{"id":70829,"date":"2021-02-04T08:00:00","date_gmt":"2021-02-04T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=70829"},"modified":"2022-05-01T08:27:45","modified_gmt":"2022-05-01T06:27:45","slug":"prozessuebergang-von-erp-zu-mdm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/prozessuebergang-von-erp-zu-mdm\/","title":{"rendered":"Prozess\u00fcbergang von ERP zu MDM"},"content":{"rendered":"\n

Das Stammdatenmanagement der statischen Grunddaten oder Referenzdaten zu betriebsrelevanten Objekten wie etwa Kunden, Lieferanten, Materialien, Mitarbeitern und Finanzen geh\u00f6rt zu den wesentlichen Aufgaben heutiger Unternehmensf\u00fchrung. Das Beispiel des SAP-\u00adBestandskunden KTM in \u00d6sterreich zeigt, wie wirksames Management der Materialstammdaten Datenqualit\u00e4t und Data Governance verbessert.<\/p>\n\n\n\n

KTM ist ein Premiumhersteller von Hochleistungsmotorr\u00e4dern f\u00fcr den Offroad- und Stra\u00dfen-Einsatz. Das Unternehmen entwickelt und produziert Motorr\u00e4der der Marken KTM, Husqvarna und Gasgas, von denen 2019 weltweit mehr als 280.000 Fahrzeuge verkauft wurden, sowie den Supersportwagen X-Bow. Mit einem Umsatz von 1,5 Milliarden Euro hat sich KTM zum gr\u00f6\u00dften europ\u00e4ischen Motorradhersteller entwickelt, die Gruppe besch\u00e4ftigt weltweit etwa 4000 Mitarbeiter.<\/p>

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Im Jahr 2016 hat KTM das ERP von SAP eingef\u00fchrt. Dabei wurden zum Teil bestehende \u2013 \u00fcber 20 Jahre alte \u2013 Materialstammdaten migriert, zum Teil aber auch Materialstammdaten neu angelegt. Die Qualit\u00e4t war zun\u00e4chst \u201eziemlich ern\u00fcchternd\u201c, wie Patrick Berger, Head of Master Data Governance bei KTM, feststellt. Der Status von Artikeln und Materialien, die in der Produktion verwendet werden sollten, stimmte h\u00e4ufig nicht. Einzelne Felder waren gepflegt \u2013 oder auch nicht. Zudem fehlten \u00dcbersetzungen von Materialbezeichnungen, oder sie waren in der falschen Sprache vorhanden. In Summe wirkten sich diese Datenqualit\u00e4tsprobleme auch auf Produktions- und Vertriebsprozesse aus.<\/p>\n\n\n\n

Da eine dezentrale Pflege der Stamm\u00addaten gew\u00fcnscht war, bedurfte es einer L\u00f6sung, die Workflows und eine bessere \u00dcberpr\u00fcfung der eingegebenen Daten erm\u00f6glicht. Dazu wurde 2017 eine Stamm\u00addaten-Initiative gestartet. Gemeinsam mit den Fachbereichen wurden die Prozesse analysiert: Wer wartet welche Daten und warum? Zu welchem Zeitpunkt? Welche M\u00f6glichkeiten gibt es f\u00fcr eine saubere \u00adOrganisation des Workflows?<\/p>\n\n\n\n

Viele K\u00f6che verderben den Brei<\/h3>\n\n\n\n

Ein Problem war die gro\u00dfe Zahl von Personen, die die (Material-)Daten \u2013 zumindest theoretisch \u2013 pflegen konnten. Diese Anzahl sollte deutlich auf das notwendige \u00adMinimum reduziert werden. Zudem sollte festgelegt werden, welcher Bereich f\u00fcr welche Schritte in der Stammdatenwartung verantwortlich ist. Neben der Reduzierung der Anwender und der Berech\u00adtigungen sowie der verteilten Pflege der \u00adMaterialstammdaten durch die relevanten Abteilungen war die Massendatenpflege eines der zentralen Themen \u2013 Nachwehen der SAP-Einf\u00fchrung und der damit verbundenen Migration. <\/p>\n\n\n\n

\u201eWir stie\u00dfen immer wieder auf sehr viele Artikel, bei denen ein Prozess in SAP ben\u00f6tigt wurde, den es zuvor nicht gab\u201c, <\/em>erl\u00e4utert Berger. <\/p>\n\n\n\n

Ein weiteres Beispiel seien Bedienungsanleitungen f\u00fcr die Modelle des neuen Modelljahres. Daf\u00fcr m\u00fcssten einige Hundert bis einige Tausend Materialien angelegt werden, die im Prinzip alle gleich sind oder sich nur in Details unterscheiden.<\/p>\n\n\n\n

Seitens KTM bestand der Wunsch, eine Excel-Pflege zu bieten, mit deren Hilfe die Mitarbeiter im Materiallager alle Informationen \u00fcber Excel zur Verf\u00fcgung stellen k\u00f6nnen. Nach dem Hochladen sollte eine Qualit\u00e4tssicherung erfolgen, ganz so, als w\u00fcrden die Daten manuell gepflegt. Zudem sollten Vorlagen sicherstellen, dass nicht erneut \u201eWildwuchs\u201c bei der Anlage von Materialstammdaten entsteht.<\/p>\n\n\n\n

\"Prozess\u00fcbergang<\/figure>\n\n\n\n

Wer, was, wann und wie?<\/h3>\n\n\n\n

Ein wichtiger Punkt war, die Datenhoheit in die MDM-Software zu verlagern, das hei\u00dft, die Transaktionen in SAP zum Anlegen und \u00c4ndern von Materialst\u00e4mmen f\u00fcr alle \u201enormalen\u201c Nutzer zu sperren. Der Fokus bei der Materialanlage wurde auf Vorlagen gelegt. KTM hatte auch schon vor Einf\u00fchrung der neuen Software Vorlagen f\u00fcr Materialien definiert, die in SAP mit einer bestimmten Nummer angelegt waren; zudem mit rudiment\u00e4ren Daten, die m\u00f6glichst genau so in ein neues Material \u00fcbernommen werden sollten. <\/p>\n\n\n\n

Eine komplett freie Material\u00adanlage war nicht vorgesehen. F\u00fcr ein neues Material musste die bestehende Vorlage eines bereits vorhandenen Materials verwendet werden. Auch in der neuen Software wurde das Vorlagenmaterial definiert. Der Anwender erh\u00e4lt vordefinierte Werte f\u00fcr das Material und muss nur noch an bestimmten Stellen Anpassungen vornehmen.<\/p>\n\n\n\n

Das bedeutet zweierlei: Komfort und Datenqualit\u00e4t. Die Vorlagen sollen den Nutzern einerseits m\u00f6glichst viel Arbeit abnehmen und andererseits m\u00f6glichst viele Datenfelder, die ohnehin standardm\u00e4\u00dfig bef\u00fcllt werden k\u00f6nnen, gar nicht erst zur Pflege freigeben, um Qualit\u00e4tsverbesserungen zu erreichen. Die Vorgehensweise \u00fcber Vorlagen hat einerseits dazu gef\u00fchrt, dass relativ viele Prozesse abgebildet werden. Andererseits l\u00e4sst sich wesentlich genauer steuern. <\/p>\n\n\n\n

Beispielsweise l\u00e4sst sich festlegen, dass eine Vorlage nur noch von der zentralen MDM-Einheit ge\u00e4ndert werden darf \u2013 und eben nicht von jedem. Die Pflege von Materialfeldern im dreistelligen Bereich \u2013 basierend auf den Vorlagematerialien \u2013 wurde vereinfacht. Unter anderem kann die Pflege der Daten aus den verschiedenen Verkaufsorganisationen und Werken (Lagerorte, Lagertypen, Lagernummern) zentralisierter erfolgen. <\/p>\n\n\n\n

Bei den Validierungsregeln zur Absicherung der Datenqualit\u00e4t k\u00f6nnen \u00fcber reine Pflichtfelder hinaus auch Abh\u00e4ngigkeiten voneinander dargestellt werden. So wird etwa bei Materialien vor einem Prozessschritt gepr\u00fcft, ob bereits ein Einkaufsinfosatz vorhanden ist; der n\u00e4chste Schritt ist erst m\u00f6glich, wenn dieser Datensatz vorliegt.<\/p>\n\n\n\n

MDM-Berechtigungskonzept<\/h3>\n\n\n\n

Mit Einf\u00fchrung der neuen MDM-Software wurden Berechtigungen gesperrt, wo dies erforderlich war. Alle Materialien werden \u00fcber die definierten Prozesse angelegt; alle Fachbereiche (Forschung und Entwicklung, Disposition, Einkauf, Finanz) pflegen die Daten in der neuen Software. In ihr werden circa 180.000 Materialien mit durchschnittlich jeweils zehn bis f\u00fcnfzehn Werksdatens\u00e4tzen, 60 Werke und 50 Verkaufsorganisationen sowie 200 Klassifizierungen mit sieben Materialklassen gef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

70 Nutzer arbeiten t\u00e4glich in dem System, rund 100 Prozesse und 140 Validierungsregeln sind im Einsatz. F\u00fcr jede Vorlage wurde ein eigener Prozess definiert, auch regionsspezifisch, also f\u00fcr Amerika, Europa etc. Die Anwender w\u00e4hlen den richtigen Prozess und haben damit automatisch die passende Vorlage. Jeder Prozess beinhaltet zudem die M\u00f6glichkeit, direkt zu Zusatzdaten \u201eweiterzuspringen\u201c, um beispielsweise Preise oder spezielle Dis\u00adpo-Daten zu pflegen.<\/p>\n\n\n\n

Mithilfe der Software l\u00e4sst sich steuern, wer Vorlagen \u00e4ndern darf (indem der jeweilige Prozess zu den individuellen Berechtigungen hinzugef\u00fcgt wird). \u00c4nderungen lassen sich danach im Stammdatenmanagement nochmals pr\u00fcfen. Eine zen\u00adtrale Stelle, die Daten freigibt, gibt es bei KTM jedoch nicht. Einige (administrative) Prozesstypen erlauben mehr Freiheiten, mehr Flexibilit\u00e4t bei der Stammdatenpflege. <\/p>\n\n\n\n

Sie laufen auch noch \u00fcber das MDM-Team. Bei den Standardprozessen f\u00fcr die Materialanlage und -pflege ist das MDM-Team dagegen nicht eingebunden. Es wird \u201evorher\u201c validiert, ansonsten verl\u00e4sst sich KTM darauf, dass die Nutzer \u00fcber die korrekten Informationen verf\u00fcgen und diese entsprechend erfassen. Nat\u00fcrlich trage die neue technische L\u00f6sung auch zur Verbesserung der Datenqualit\u00e4t bei, aber schon allein das Sichbefassen mit den Prozessen und mit dem System habe dazu gef\u00fchrt, \u201edass wir sehr viele Leichen im Keller gefunden haben\u201c, res\u00fcmiert Berger.<\/p>\n\n\n\n

Zu den Lessons Learned geh\u00f6rt neben dem gemeinsamen Verst\u00e4ndnis der Anforderungen von Fachbereichen, MDM-Team und Software-Dienstleister die fr\u00fchzeitige Einbindung der zust\u00e4ndigen Fachbereiche. Dabei, so Berger sei es nicht ganz leicht, \u00fcberhaupt die Fachbereiche zu finden, die in den relevanten Prozessen auftauchen. Zudem gebe es regelm\u00e4\u00dfig \u201eNebenschaupl\u00e4tze\u201c, an die man im ersten Moment gar nicht denke. Das gelte auch f\u00fcr Prozesse, die nicht t\u00e4glich durchlaufen werden und an denen jemand beteiligt ist, der sonst nicht involviert ist.<\/p>\n\n\n\n

Als wichtiges Thema erwies sich die fr\u00fchzeitige Abgrenzung zwischen der MDM-Software und SAP ERP, also welche Daten (Preise etc.) in der Stammdaten-Software und welche im SAP ERP gepflegt werden sollen. Dabei kommt es darauf an, die Datenhoheit der MDM-L\u00f6sung sicherzustellen. Dazu muss auf Feldebene definiert werden, welches das f\u00fchrende System ist. <\/p>\n\n\n\n

\u201eSchlie\u00dflich sollten auch nicht funktionale Anforderungen, wie Usability und Performance, stets im Auge behalten werden. Die werden anf\u00e4nglich gerne vernachl\u00e4ssigt\u201c,<\/em> mahnt Berger.<\/p>\n\n\n\n

Im Rahmen eines System-Updates im Fr\u00fchjahr 2019 wurden kundenspezifische Entwicklungen abgel\u00f6st. Dar\u00fcber hinaus erweiterte KTM im ersten Halbjahr 2020 den Einsatz der jetzt etablierten Materialstammdaten-L\u00f6sung f\u00fcr eine weitere Dom\u00e4ne: Kundenstammdaten.<\/p>\n\n\n\n

\"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/partners\/zetvisions-ag\/\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
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Validierungen<\/h2>\n\n\n\n

Die MDM-Software sorgt dar\u00fcber hi\u00adnaus f\u00fcr Validierungen bei Prozess\u00fcberg\u00e4ngen, damit nicht erst am Ende erkannt wird, wenn \u201evorn\u201c etwas nicht gepasst hat. Die wesentlichen Vorteile der neuen L\u00f6sung f\u00fcr das Management der Materialstammdaten sind:<\/p>\n\n\n\n