{"id":95257,"date":"2021-08-30T08:00:00","date_gmt":"2021-08-30T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=95257"},"modified":"2021-08-27T10:11:07","modified_gmt":"2021-08-27T08:11:07","slug":"digitaler-rechnungsworkflow-in-s-4hana-bei-der-ober-scharrer-gruppe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/de\/digitaler-rechnungsworkflow-in-s-4hana-bei-der-ober-scharrer-gruppe\/","title":{"rendered":"Digitaler Rechnungsworkflow in S\/4HANA bei der Ober Scharrer Gruppe"},"content":{"rendered":"\n

Die Ober Scharrer Gruppe GmbH (OSG) z\u00e4hlt zu Deutschlands f\u00fchrenden Anbietern in der Augenheilkunde mit 120 Standorten, davon knapp 50 Operationszentren. \u00dcber 300 Augen\u00e4rztinnen und Augen\u00e4rzte f\u00fchren j\u00e4hrlich \u00fcber 150.000 IVOM- (Makuladegeneration) und Katarakt- (grauer Star) Operationen durch. Dar\u00fcber hinaus ist die OSG auch mit Tochterunternehmen in der Schweiz, den Niederlanden und UK t\u00e4tig. <\/p>\n\n\n\n

Neben den \u201eBlockbustern\u201c Katarakt und IVOM bietet die OSG das gesamte Spek-trum der konservativen und refraktiven Augenheilkunde bis hin zu Spezialgebieten wie beispielsweise der Behandlung von Fr\u00fchchen. Das Gesch\u00e4ft der OSG floriert und ist \u2013 angesichts einer \u00e4lter werdenden Bev\u00f6lkerung, deren Augenleistung naturgem\u00e4\u00df nachl\u00e4sst \u2013 weiter auf Wachstumskurs. Damit nimmt die Gesch\u00e4ftskorrespondenz zu und mit ihr auch die Eingangsrechnungen, welche t\u00e4glich an einem der 120 OSG-Standorte in Papierform eintreffen.<\/p>

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Grundlegende Digitalisierungskur<\/h3>\n\n\n\n

In einer derart verteilten Organisation Rechnungen manuell zu bearbeiten, sie von Pr\u00fcfstelle zu Pr\u00fcfstelle weiterzuleiten und schlie\u00dflich buchen zu lassen ist \u00e4u\u00dferst aufw\u00e4ndig und durch den hohen manuellen Arbeitsanteil zuweilen auch fehleranf\u00e4llig. Keine Transparenz \u00fcber den Status des Rechnungseingangsvolumens, Dokumente bleiben ungewollt l\u00e4nger liegen, Mahngeb\u00fchren und Skontoverluste drohen \u2013 diese klassischen Nachteile analogen Arbeitens veranlassten Dr. Alexander Tkotz, Head of Corporate Development bei der OSG, das Unternehmen gemeinsam mit seinem Team einer grundlegenden \u201eDigitalisierungskur\u201c zu unterziehen, um es fit f\u00fcr die digitale Zukunft zu machen. <\/p>\n\n\n\n

Als \u201eInhouse Consultant\u201c deckt das Corporate Development Optimierungspotenziale bei internen Prozessen auf und erarbeitet L\u00f6sungsvorschl\u00e4ge. Ein Ergebnis dieser T\u00e4tigkeit war im Jahr 2020 der Wechsel vom veralteten Microsoft-Navision-ERP auf SAP S\/4HANA im Greenfield-Ansatz. Darunter f\u00e4cherten sich weitere IT-Projekte auf: zusammen fast zehn IT-Systeme, die alle gleichzeitig live gehen mussten. <\/p>\n\n\n\n

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“Digitalisierung ist ein Thema, dem sich jedes Unternehmen stellen muss.<\/em>” – Dr. Alexander Tkotz<\/strong>,
Head of Corporate Development, Ober Scharrer Gruppe<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Mehrere IT-Projekte liefen gleichzeitig <\/h3>\n\n\n\n

Die Umstellung des bisher papierhaften, manuellen Rechnungsprozesses auf einen digitalen Workflow war somit nur eines von vielen neuen Projekten. Um die Implementierung zuverl\u00e4ssig durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen, w\u00e4hlte die OSG mit der xSuite Group einen Technologiepartner mit langj\u00e4hrigen Branchenerfahrungen, dessen L\u00f6sung zudem so tief wie m\u00f6glich in SAP integriert ist.<\/p>\n\n\n\n

\u201eDigitalisierung ist ein Thema, dem sich jedes Unternehmen stellen muss\u201c, ist sich Alexander Tkotz sicher. Durch die ERP-Umstellung er\u00f6ffnete sich der OSG ein sehr breites Spektrum an Digitalisierungsm\u00f6glichkeiten, darunter als zentrales Thema der bisherige, analoge Rechnungsbearbeitungsprozess. Mit dem Rechnungsworkflow der xSuite digitalisierte das Unternehmen nicht nur seine gesamte Rechnungsbearbeitung, sondern stellte sie in diesem Zuge auch vollst\u00e4ndig um. <\/p>\n\n\n\n

Daf\u00fcr musste man einen Prozess definieren, der f\u00fcr alle passt \u2013 angesichts langj\u00e4hrig gewachsener Strukturen und gro\u00dfer Unterschiede zwischen den Standorten und zur Zentrale nicht eben trivial. Es galt festzulegen, wer k\u00fcnftig welchen Schritt ausf\u00fchrt. Hunderte bisher nicht gelistete lokale Lieferanten wurden identifiziert und in den Stammdaten neu angelegt. Vor allem mussten knapp 500 Besch\u00e4ftigte \u2013 gr\u00f6\u00dftenteils medizinisches Personal mit oft geringer Affinit\u00e4t f\u00fcr kaufm\u00e4nnische Prozesse \u2013 f\u00fcr die Arbeit mit dem digitalen Workflow geschult werden.  <\/p>\n\n\n\n

Automatische Eskalationsstufen eingebaut<\/h3>\n\n\n\n

Inzwischen ist der komplette Pr\u00fcfungsfreigabeprozess digitalisiert. \u201eWir haben ihn maximal einfach gestaltet<\/em>\u201c, erkl\u00e4rt Alexander Tkotz. Es gibt nur vier Stufen (die beiden ersten davon mandatorisch, Stufe drei und vier nur bei Betr\u00e4gen \u00fcber definierten Wertgrenzen). Jede Rechnung wird in Stufe eins sachlich gepr\u00fcft, in Stufe zwei erteilt nach dem Vieraugenprinzip eine F\u00fchrungskraft am Standort ihre Zahlungsfreigabe.<\/p>\n\n\n\n

Im Workflow wurden verschiedene Eskalationsstufen definiert: Bleibt eine sachliche Pr\u00fcfung vier Tage unbearbeitet, wird als N\u00e4chstes der Freigeber informiert, nach sechs Tagen geht der Vorgang automatisch an das Regionalmanagement, nach acht Tagen schlie\u00dflich an den COO. So wird ein schneller Rechnungsdurchlauf gew\u00e4hrleistet und m\u00f6glichen Skontoverlusten sowie Mahnungen kann fr\u00fchzeitig entgegengewirkt werden.<\/p>\n\n\n\n

Im Reporting der xSuite-L\u00f6sung hat die OSG drei Layer eingerichtet: Der erste zeigt KPIs f\u00fcr das Management wie Anzahl und Summe offener Rechnungen je Prozessschritt und die H\u00f6he des gesamten aktuellen Belegvolumens. Auch ist sofort erkennbar, welche Rechnungen mit besonders hohem Betrag (ab 10.000 Euro) im Umlauf sind \u2013 wichtig vor allem zum Monatswechsel f\u00fcr die Abgrenzung. <\/p>\n\n\n\n

Der zweite Layer zeigt KPIs je Gesellschaft und Standort als Steuerungsinstrument f\u00fcr das Kreditorenteam. Hier werden die offenen Rechnungen auf einzelne Standorte und einzelne Status heruntergebrochen. In der dritten Ebene schlie\u00dflich finden sich nochmalige Details je Dokument, z. B. Durchlaufzeit, Skontodatum und aktuelle Bearbeitungsstelle. <\/p>\n\n\n\n

K\u00fcrzere Durchlaufzeiten, h\u00f6here Transparenz <\/h3>\n\n\n\n

Seit Januar 2021 sind Rechnungspr\u00fcfung und -freigabe bei der OSG vollkommen digitalisiert. Das Resultat sind eine erhebliche Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie volle Transparenz \u00fcber jeden Status jeder Rechnung. Den Prozess des Rechnungseingangs will die OSG ebenfalls in K\u00fcrze vollst\u00e4ndig digitalisieren. <\/p>\n\n\n\n

Die Lieferanten sollen m\u00f6glichst keine Papierrechnungen mehr, sondern k\u00fcnftig nur noch digitale Rechnungen schicken. Diese lassen sich viel schneller in den Workflow einspeisen und sind praktisch frei von Fehlern. Anschlie\u00dfend findet dann die elek-tronische Ablage im digitalen Archiv der xSuite statt.<\/p>\n\n\n\n

Als n\u00e4chsten gro\u00dfen Schritt wird die OSG ein Bestellsystem in SAP einrichten und mit dem Rechnungsworkflow verbinden, sodass durchg\u00e4ngige P2P-Prozesse m\u00f6glich sind. Die automatische Rechnungspr\u00fcfung findet dann nach dem Three-Way-Match statt: Stimmen Bestellung, Waren-eingang und Rechnung \u00fcberein, kann das System die Rechnung automatisch dunkel durchbuchen, ohne dass eine gesonderte Pr\u00fcfung und Freigabe notwendig sind. Aktuell l\u00e4sst die OSG die digitale Archivierung durch ihre Wirtschaftspr\u00fcfer auditieren. Papierbelege k\u00f6nnen dann k\u00fcnftig nach erfolgreichem Scannen vernichtet werden, ein weiterer Schritt weg von analogen hin zu effizient gestalteten digitalen Prozessen. Die Digitalisierung bei der OSG ist somit noch immer in vollem Gange. <\/p>\n\n\n\n

Veranstaltungshinweis: DSAGLIVE<\/h3>\n\n\n\n

Lernen Sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit xSuite auf der DSAGLIVE auch f\u00fcr andere Branchen kennen. Im Praxisbericht REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG (am Dienstag, den 21. September 2021, um 15.30 Uhr) erfahren Sie, wie die Einf\u00fchrung eines Invoice-Workflows mit S\/4HANA und Fiori umgesetzt wurde.<\/p>\n\n\n\n

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Zeitgleich mit dem Wechsel von Microsoft Navision zu SAP S\/4HANA hat der Spezialist f\u00fcr Augenheilkunde seine papierhafte, manuelle Rechnungsverarbeitung durch den digitalen Rechnungsworkflow der xSuite ersetzt.<\/p>\n","protected":false},"author":2147,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[39800,39790],"tags":[1390,236,38924],"coauthors":[38100],"class_list":["post-95257","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-extra-2109","category-mag-21-09","tag-s4-hana","tag-sap","tag-xsuite-group"],"featured_image_urls_v2":{"full":"","thumbnail":"","medium":"","medium_large":"","large":"","image-100":"","image-480":"","image-640":"","image-720":"","image-960":"","image-1168":"","image-1440":"","image-1920":"","1536x1536":"","2048x2048":"","trp-custom-language-flag":"","bricks_large_16x9":"","bricks_large":"","bricks_large_square":"","bricks_medium":"","bricks_medium_square":"","profile_24":"","profile_48":"","profile_96":"","profile_150":"","profile_300":""},"post_excerpt_stackable_v2":"

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