{"id":120135,"date":"2022-12-13T10:00:00","date_gmt":"2022-12-13T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/?p=120135"},"modified":"2024-01-19T12:50:49","modified_gmt":"2024-01-19T11:50:49","slug":"salir-del-caos-de-la-facturacion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/salir-del-caos-de-la-facturacion\/","title":{"rendered":"Fuera del caos de las facturas"},"content":{"rendered":"

Lista de comprobaci\u00f3n para una facturaci\u00f3n electr\u00f3nica SAP inteligente<\/h2>\n\n\n\n

Las compras de las empresas se enfrentan a retos cada vez mayores: costes crecientes, mercados de contrataci\u00f3n muy din\u00e1micos y cadenas de suministro interrumpidas. Al mismo tiempo, la tramitaci\u00f3n de la recepci\u00f3n de facturas es uno de los procesos administrativos m\u00e1s importantes. Los recursos humanos y financieros implicados son considerables. Por este motivo, las empresas dicen adi\u00f3s a los flujos de trabajo manuales basados en papel y optan por la gesti\u00f3n electr\u00f3nica de las compras con SAP.<\/p>\n\n\n\n

Potencial de digitalizaci\u00f3n P2P<\/h3>\n\n\n\n

Quienes conf\u00edan en un sistema SAP para las compras ya est\u00e1n bien posicionados en t\u00e9rminos de digitalizaci\u00f3n. No obstante, existe potencial de optimizaci\u00f3n. Porque el proceso de compra digital incluye el procesamiento automatizado de las facturas entrantes en SAP. Las soluciones Purchase-to-Pay (P2P) pueden integrarse como complementos de SAP en la caja de herramientas de TI existente y optimizar los procesos de compra de SAP en un punto decisivo. La facturaci\u00f3n electr\u00f3nica est\u00e1 orientada a todo el flujo documental de los procesos SAP. En primer lugar, se registran las facturas entrantes y se extrae la informaci\u00f3n. <\/p>

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No importa si los documentos est\u00e1n en papel, en PDF o en formatos normalizados. Las soluciones P2P escanean las facturas y reconocen autom\u00e1ticamente su contenido, que se valida y comprueba. S\u00f3lo entonces las facturas pasan al libro de recepci\u00f3n de facturas central, basado en SAP, para su posterior procesamiento. <\/p>\n\n\n\n

El alto grado de automatizaci\u00f3n no s\u00f3lo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que tambi\u00e9n genera datos de gran calidad y transparencia. Las consultas de los proveedores sobre el estado de tramitaci\u00f3n de una factura pueden responderse con un solo clic. Los mecanismos de escalado almacenados en el sistema tambi\u00e9n recuerdan a los usuarios los periodos de descuento, las fechas de vencimiento y las aprobaciones que faltan. Por \u00faltimo, el archivado autom\u00e1tico y a prueba de auditor\u00edas simplifica el cumplimiento de las normas.<\/p>\n\n\n\n

Gesti\u00f3n de facturas <\/h3>\n\n\n\n

La integraci\u00f3n en SAP es un requisito b\u00e1sico para este tipo de soluciones complementarias. Sin embargo, las empresas deben prestar atenci\u00f3n a otros criterios a la hora de elegir. La captura electr\u00f3nica de facturas es la base del procesamiento electr\u00f3nico de facturas. Los sistemas deben ser capaces de procesar y leer cualquier tipo de factura, independientemente de si se trata de una factura en papel o de un archivo adjunto a un correo electr\u00f3nico. Seg\u00fan la asociaci\u00f3n digital Bitkom, la mayor\u00eda de las facturas electr\u00f3nicas llegan en formato PDF no estructurado. Le siguen formatos estructurados como EDI, ZUGFeRD y XInvoices. Una soluci\u00f3n inteligente de gesti\u00f3n de facturas debe admitir todos estos formatos, ser capaz de escanear documentos en papel sin errores y reconocer autom\u00e1ticamente el contenido de las facturas.<\/p>\n\n\n\n

Correspondencia con los datos maestros de SAP<\/h3>\n\n\n\n

Una vez recibida la factura, todos los datos importantes se leen y extraen de forma totalmente autom\u00e1tica. Esto incluye los datos de cabecera y las partidas de la factura. Aqu\u00ed es donde las ventajas de la interacci\u00f3n entre SAP y el procesamiento de facturas recibidas se hacen especialmente evidentes. Porque con el sistema complementario adecuado, los datos le\u00eddos pueden cotejarse autom\u00e1ticamente con los datos maestros del sistema ERP. Esto aumenta significativamente la precisi\u00f3n del reconocimiento y la calidad de los datos. Adem\u00e1s, los datos pueden enriquecerse con informaci\u00f3n adicional, por ejemplo, pedidos y entradas de mercanc\u00edas almacenados en el sistema SAP. Esto, a su vez, simplifica el proceso de verificaci\u00f3n para los empleados.<\/p>\n\n\n\n

Otra funci\u00f3n importante de las soluciones es la validaci\u00f3n autom\u00e1tica de los datos de las facturas. Por ejemplo, se comprueba si los n\u00fameros de factura se asignan dos veces o si la cantidad indicada en la factura supera la cantidad de entrada de mercanc\u00edas del aviso de entrega. La validaci\u00f3n suele realizarse directamente en la interfaz gr\u00e1fica de SAP. Sin embargo, con la soluci\u00f3n complementaria adecuada, la validaci\u00f3n puede realizarse por adelantado directamente en el cliente de escaneado. Las nuevas soluciones para el procesamiento de facturas entrantes tambi\u00e9n ofrecen los primeros enfoques de IA y ML. Los sistemas aprenden en segundo plano tanto durante la extracci\u00f3n como durante la validaci\u00f3n y aplican autom\u00e1ticamente los conocimientos adquiridos a las siguientes facturas. <\/p>\n\n\n\n

Cumplimiento en materia de archivo <\/h3>\n\n\n\n

Las empresas tienen que cumplir multitud de normativas legales cuando reciben facturas. El software debe ser compatible con estas normativas. Adem\u00e1s del HGB y la UstG, la GoBD desempe\u00f1a un papel especial. Las facturas deben documentarse, almacenarse a prueba de auditor\u00edas durante diez a\u00f1os y protegerse contra el acceso il\u00edcito. Las normas correspondientes deben estar firmemente integradas en las soluciones P2P. Tambi\u00e9n es imprescindible archivar los documentos a prueba de auditor\u00edas. Por ejemplo, los documentos y los datos hist\u00f3ricos relacionados (p. ej., modificaciones, versiones de flujos de trabajo) pueden almacenarse en un archivo conectado a trav\u00e9s de SAP ArchiveLink. <\/p>\n\n\n\n

Las funcionalidades relacionadas con el an\u00e1lisis de los flujos de trabajo son fundamentales para hacer transparente y optimizar todo el proceso de recepci\u00f3n de facturas. Las estad\u00edsticas exhaustivas proporcionan KPI relevantes, como los tiempos de procesamiento, las tasas de procesamiento autom\u00e1tico o el potencial de descuento. Los datos desempe\u00f1an un papel importante en la elaboraci\u00f3n de informes y el control, y tambi\u00e9n proporcionan una base importante para la toma de decisiones para futuros procesos empresariales.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

\"Normas
Normas de formato para facturas electr\u00f3nicas. Fuente: Easy Software.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

800 facturas con MM y FI<\/h3>\n\n\n\n

El ejemplo de Sch\u00e4fer Shop muestra c\u00f3mo es en la pr\u00e1ctica la interacci\u00f3n de SAP y el complemento P2P. Esta empresa B2B de venta por correo de tecnolog\u00eda y mobiliario de oficina lleva m\u00e1s de quince a\u00f1os confiando en las soluciones de Easy Software para el procesamiento electr\u00f3nico de facturas en SAP. Esta mediana empresa tiene que procesar unas 200.000 facturas recibidas al a\u00f1o. El 80 por ciento de ellas son facturas de mercanc\u00edas con una referencia de pedido de compra, que se contabilizan a trav\u00e9s de SAP MM. Las facturas de costes restantes se procesan a trav\u00e9s del componente de contabilidad financiera de SAP FI. Mientras que el sistema ERP asigna autom\u00e1ticamente la mayor\u00eda de las facturas de mercanc\u00edas al pedido de compra correcto, las facturas de costes suelen requerir una comprobaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n manual. <\/p>\n\n\n\n

El esfuerzo era enorme. Por ello, el proveedor decidi\u00f3 utilizar Invoice Management for SAP Solutions. El objetivo era automatizar los procesos basados en flujos de trabajo y gestionarlos as\u00ed sin problemas. Para ello, la soluci\u00f3n de Easy Software resume todos los documentos en un libro de recepci\u00f3n de facturas digital y los filtra seg\u00fan criterios como la sociedad, la fecha de facturaci\u00f3n, el tipo de documento o el estado. <\/p>\n\n\n\n

Flujos de trabajo SAP<\/h3>\n\n\n\n

En el flujo de trabajo de las facturas de mercanc\u00edas, la atenci\u00f3n se centra en la rapidez a la hora de procesar los bloques de precio y cantidad. Si, por ejemplo, hay una diferencia de precio entre el pedido y la factura, el documento se remite inmediatamente al especialista en compras responsable. Con ayuda del flujo de trabajo Easy check, en el que participan unos 130 empleados, las causas pueden determinarse en un abrir y cerrar de ojos. Sch\u00e4fer puede procesar autom\u00e1ticamente alrededor del 60% de todas las facturas entrantes (\"a oscuras\"). <\/p>\n\n\n\n

En el flujo de trabajo para facturas de costes, la persona responsable de la aprobaci\u00f3n se asigna autom\u00e1ticamente a cada factura. A continuaci\u00f3n, el flujo de trabajo de aprobaci\u00f3n en tres fases puede iniciarse con un simple clic del rat\u00f3n. En una tabla de control, la soluci\u00f3n de software Easy muestra de forma clara y transparente qui\u00e9n est\u00e1 autorizado a dar el visto bueno a importes de una determinada cuant\u00eda o a comprobar \u00fanicamente los hechos de las facturas. <\/p>\n\n\n\n

En los casos poco claros, la soluci\u00f3n informa inmediatamente al especialista responsable por correo electr\u00f3nico o en la bandeja de entrada de SAP Office y solicita una comprobaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n de la factura. Las facturas individuales pueden consultarse mediante un enlace, los datos pregrabados pueden comprobarse de un vistazo y, en caso necesario, completarse, confirmarse o rechazarse. Los usuarios tambi\u00e9n pueden a\u00f1adir comentarios individuales y archivos adjuntos como registros de rendimiento, informes de inspecci\u00f3n o contratos mediante arrastrar y soltar. Los escenarios de escalado definidos ayudan a priorizar las facturas que deben comprobarse e indican cu\u00e1ndo son inminentes las p\u00e9rdidas por descuento. <\/p>\n\n\n\n

Sch\u00e4fer Shop conf\u00eda en Easy Archive para el archivado. En el almac\u00e9n central, todos los documentos archivados est\u00e1n protegidos contra cambios y manipulaciones. Todas las actividades relevantes del sistema se registran autom\u00e1ticamente, los datos del sistema SAP se preparan sin esfuerzo y se ponen a disposici\u00f3n de acuerdo con un c\u00f3digo fiscal.<\/p>\n\n\n\n

Si la combinaci\u00f3n del sistema SAP y el software de procesamiento de facturas tiene \u00e9xito, las empresas obtienen un flujo de trabajo SAP claramente estructurado: transparente, f\u00e1cil de manejar y eficiente. La facturaci\u00f3n electr\u00f3nica automatizada suele ser s\u00f3lo el primer paso. Porque la digitalizaci\u00f3n consigue un verdadero valor a\u00f1adido a lo largo de todo el proceso de compra hasta el pago: desde la solicitud hasta el pedido, pasando por la entrada de mercanc\u00edas y el pago.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

En la era de la transformaci\u00f3n digital, procesar las facturas recibidas manualmente significa conducir con el freno de mano puesto. Las empresas pueden subir una marcha en el proceso de facturas recibidas de SAP.<\/p>","protected":false},"author":2652,"featured_media":120137,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"rank_math_lock_modified_date":false,"footnotes":""},"categories":[4,41922],"tags":[174,151,73,41924,143,10763],"coauthors":[41973],"class_list":["post-120135","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-22-11","tag-compliance","tag-e-invoicing","tag-erp","tag-mag-22-11","tag-management","tag-p2p"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"thumbnail":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-80x80.jpg",80,80,true],"medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"image-100":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-1168x526.jpg",1168,526,true],"image-1440":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"image-1920":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"1536x1536":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"2048x2048":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_large":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Eingangsrechnungen manuell zu bearbeiten hei\u00dft im Zeitalter der digitalen Transformation mit angezogener Handbremse zu fahren. Unternehmen k\u00f6nnen beim SAP-Eingangsrechnungsprozess einen Gang h\u00f6her schalten.<\/p>\n","category_list_v2":"Business Management<\/a>, Mag 22-11<\/a>","author_info_v2":{"name":"Christoph Nordmann, Easy Software","url":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/author\/christoph-nordmann\/"},"comments_num_v2":"0 comentarios","acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2652"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=120135"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":137661,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135\/revisions\/137661"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/120137"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=120135"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=120135"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=120135"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3magpmp.greatsolution.dev\/es\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=120135"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}