La factura llega a finales de a\u00f1o como muy tarde: seg\u00fan una reciente encuesta realizada entre los miembros de la Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e. V. (Asociaci\u00f3n Alemana de la Industria Digital), el 98% de los expertos digitales encuestados prev\u00e9n unas p\u00e9rdidas de ingresos relacionadas con la corona del 32% de media para el a\u00f1o en curso. P\u00e9rdidas de ventas ante las que hay que hacer algo activamente. <\/p>\n\n\n\n
Lo que conduce aqu\u00ed a la meta es lo mismo que con el cubo de Rubik: las empresas necesitan estrategias y soluciones inteligentes para la digitalizaci\u00f3n de su informaci\u00f3n y sus procesos. Hay que impulsar la digitalizaci\u00f3n, optimizar los flujos de trabajo y adaptar los servicios. Y deben hacerlo de tal forma que no solo logren un r\u00e1pido \u00e9xito ahora, sino que tambi\u00e9n puedan soportar la presi\u00f3n del cambio y crear nuevas soluciones en el futuro. <\/p>\n\n\n\n
La comunidad SAP lo ha reconocido con acierto y se centrar\u00e1 en octubre en DSAGLIVE en el tema \"\u00a1Futuro con visi\u00f3n! Ganar de forma sostenible\". Si seguimos con el cubo de Rubik de la digitalizaci\u00f3n, esto significa que no existe una \u00fanica soluci\u00f3n con caras mon\u00f3tonas que, una vez girada correctamente, se queda as\u00ed para siempre. Al igual que con el cubo de Rubik, que puede combinarse en numerosos patrones nuevos, las empresas deben crear ahora soluciones nuevas y flexibles con las que puedan superar la crisis de forma sostenible, y hacerlo de la forma m\u00e1s inteligente posible.<\/p>\n\n\n\nD\u00f3nde SAP es inteligente y d\u00f3nde no<\/h3>\n\n\n\n SAP ya est\u00e1 ayudando a las empresas a alcanzar este objetivo con su visi\u00f3n de la Empresa Inteligente. Se supone que el nuevo ERP no debe andar dando tumbos est\u00fapidamente, sino facilitar el trabajo a los usuarios mediante procesos inteligentes. En cuanto a la experiencia del cliente, se promete la \"experiencia\" perfecta. Para lograrlo, SAP utiliza datos operativos de las operaciones comerciales y los llamados datos de experiencia, que se supone que mejoran a\u00fan m\u00e1s la \"experiencia\" de la empresa y garantizan clientes satisfechos, leales y, sobre todo, dispuestos a comprar. Es una buena idea en vista del actual descenso de las ventas.<\/p>\n\n\n\n
Pero la experiencia del cliente nunca funcionar\u00e1 si falta la base inteligente en el back office. No se trata solo de conversaciones agradables con chatbots de IA y sugerencias personalizadas de productos. Al final, el cliente quiere su contrato acabado y espera reacciones r\u00e1pidas a los pedidos o las \u00f3rdenes de compra. Esto requiere plazos de tramitaci\u00f3n cortos, pero tambi\u00e9n una planificaci\u00f3n inteligente de la entrada de mercanc\u00edas y de la producci\u00f3n. Requiere reacciones flexibles y r\u00e1pidas ante condiciones de entrega inciertas, que actualmente est\u00e1n m\u00e1s que nunca sujetas a las fluctuaciones del mercado.<\/p>\n\n\n\n
Para lograr todo esto, las empresas actuales deben crear una colaboraci\u00f3n en red desde diferentes ubicaciones a pesar de las distancias creadas artificialmente, agilizar sus procesos y lograr una mejor calidad con la misma cantidad de personal. Para ello se necesita urgentemente la automatizaci\u00f3n y el apoyo de la IA. SAP tambi\u00e9n quiere conseguirlo con su ERP inteligente. Sin embargo, el enfoque aqu\u00ed sigue limit\u00e1ndose a los procesos basados en datos. Pero los procesos empresariales no solo se componen de datos. Est\u00e1n dominados por documentos, algo sobre lo que cualquier oficinista puede decirle una o dos cosas. Sin embargo, los documentos no son la especialidad de SAP. <\/p>\n\n\n\n
Por lo tanto, sus usuarios s\u00f3lo disponen de una soluci\u00f3n a medias y poco inteligente: no pueden encaminar autom\u00e1ticamente documentos y tareas al procesador adecuado, y no reciben ayuda para seleccionar los procesos adecuados, como el principio de verificaci\u00f3n para la liberaci\u00f3n de un contrato. En SAP, tambi\u00e9n les resulta dif\u00edcil encontrar los documentos adecuados para un proceso, por no hablar de los documentos que no son de SAP. Tienen que ocuparse ellos mismos de los plazos, las normas de retenci\u00f3n y los mecanismos de escalado.<\/p>\n\n\n\nNo es ninguna novedad que SAP tiene aqu\u00ed un problema. Sin embargo, en tiempos de Corona, la brecha resalta a\u00fan m\u00e1s. Quien quiera convertir su cubo m\u00e1gico de digitalizaci\u00f3n correctamente s\u00f3lo con SAP se enfrenta a un problema fundamental: a\u00fan no dispone de todos los bloques de construcci\u00f3n. En el Grupo SER somos conscientes de ello desde hace tiempo y proporcionamos las piezas que faltan para los procesos basados en documentos en forma de gesti\u00f3n inteligente de la informaci\u00f3n. Para ello desarrollamos nuestra plataforma de gesti\u00f3n de contenidos empresariales (ECM) Doxis4: <\/p>\n\n\n\n
Con ella, las empresas proporcionan la informaci\u00f3n adecuada en el momento y el proceso adecuados, facilitan la toma de decisiones a los empleados y automatizan actividades manuales que consumen mucho tiempo. Sin embargo, incluso empresas como Deutsche Bahn, que ya se han decidido conscientemente por una combinaci\u00f3n de ECM inteligente y SAP por esta misma raz\u00f3n, tienen que luchar contra otro drag\u00f3n adem\u00e1s de las dif\u00edciles condiciones actuales del mercado: la estrategia de producto de SAP.<\/p>\n\n\n\n
\u00bfBrave new cloud world o cloud cuckoo land?<\/h3>\n\n\n\n En los \u00faltimos a\u00f1os, SAP ha ampliado su cartera mediante adquisiciones. Esto ampl\u00eda la gama de soluciones de la empresa, pero al mismo tiempo tambi\u00e9n debe garantizar la armonizaci\u00f3n de los datos. S\u00f3lo as\u00ed son posibles procesos automatizados sin interrupciones del sistema, en los que los usuarios tengan acceso ilimitado a las distintas soluciones SAP. Y s\u00f3lo sobre una base \"sin barreras\" puede SAP analizar todos los datos existentes con inteligencia artificial y ofrecer la prometida mejora de la experiencia. <\/p>\n\n\n\n
Se supone que la SAP Cloud Platform, que integra soluciones SAP y aplicaciones de terceros, pone remedio al heterog\u00e9neo panorama SAP. El problema: aqu\u00ed tambi\u00e9n, SAP ha hecho las cuentas sin los documentos. Incluso se ha suprimido la anterior interfaz ArchiveLink. \u00bfC\u00f3mo llevan ahora los usuarios de SAP sus documentos a la nube? \u00bfC\u00f3mo obtienen una visi\u00f3n hol\u00edstica de sus procesos?<\/p>\n\n\n\n
El caso es similar con la conversi\u00f3n a S\/4 Hana. Ya sea como versi\u00f3n en la nube u on-premises: no se ha tenido en cuenta c\u00f3mo se van a mover los documentos con la migraci\u00f3n a la \u00faltima generaci\u00f3n de productos SAP. No es de extra\u00f1ar que los clientes de SAP sean reacios al cambio. Pero quejarse no llevar\u00e1 a nadie a ninguna parte. <\/p>\n\n\n\n
Se necesita una soluci\u00f3n pragm\u00e1tica. Y la hay: igual que antes era f\u00e1cil transferir documentos entre SAP y ECM mediante ArchiveLink, ahora es posible en la nube con el conector Doxis4 SmartBridge para SAP. No solo sincroniza documentos y datos, sino que tambi\u00e9n reacciona ante eventos en SAP y activa procesos basados en documentos, como la creaci\u00f3n de nuevos archivos, que agrupan los datos de SAP y los documentos asociados en el contexto adecuado. <\/p>\n\n\n\n
Es una cosa menos de la que preocuparse: los documentos permanecen seguros. Esto no solo funciona cuando se pasa a la plataforma en la nube de SAP. Con Doxis4, los usuarios pueden trabajar tanto en el antiguo como en el nuevo mundo SAP: Al cambiar de SAP ERP a SAP S\/4 Hana o SAP S\/4 Hana Cloud, el ECM simplemente contin\u00faa funcionando y proporciona documentos all\u00ed sin restricciones. Incluso al cambiar el dise\u00f1o, el ECM con SAP Fiori funciona de la misma forma que con la SAP Classic UI. \u00a1Si eso no es sostenible!<\/p>\n\n\n\nAdem\u00e1s de la falta de soporte documental en todas las generaciones de SAP, hay otro punto que hace fruncir el ce\u00f1o a los usuarios: los procesos. Seg\u00fan la \u00faltima encuesta del DSAG, m\u00e1s de la mitad de los que ya se han atrevido con el cambio consideran que los procesos tras la introducci\u00f3n de S\/4 son m\u00e1s complejos de lo esperado. Y, sin embargo, \u00a1hay que racionalizarlos ya! Los clientes de SAP primero tienen que a\u00f1adir de forma inteligente los bloques que faltan en el cubo m\u00e1gico de la digitalizaci\u00f3n. Esto no s\u00f3lo se aplica a los procesos que utilizan los usuarios de SAP.<\/p>\n\n\n\n
ECM completa el cubo de Rubik<\/h3>\n\n\n\n Con la mano en el coraz\u00f3n: \u00bfQu\u00e9 cliente de SAP tiene una penetraci\u00f3n de SAP del 100 por cien en la empresa? El hecho es que SAP se utiliza en \u00e1reas individuales: HCM o ahora SuccessFactors en recursos humanos, FI en contabilidad, gesti\u00f3n de siniestros en el departamento de siniestros, etc\u00e9tera. Pero al cliente no le interesa saber por qu\u00e9 el centro de llamadas no puede acceder a los pedidos en SAP y no puede dar informaci\u00f3n concreta sobre el estado de la entrega. Los departamentos sin acceso a SAP tambi\u00e9n necesitan tener una visi\u00f3n global de los procesos empresariales y de toda la informaci\u00f3n relacionada, del mismo modo que los usuarios de SAP necesitan acceder a los documentos fuera de SAP.<\/p>\n\n\n\n
En el mundo ideal de SAP, no hay separaci\u00f3n entre los usuarios de SAP y los que no lo son. Pero la realidad es distinta. El puente entre ambos lo tiende un ECM que re\u00fane todos los sistemas bajo un mismo denominador: el ERP, los sistemas CRM adicionales, las aplicaciones de los departamentos especializados, as\u00ed como los programas de correo electr\u00f3nico, las bases de datos y, por supuesto, todas las aplicaciones en las que se crean y almacenan documentos. De este modo, toda la informaci\u00f3n de estas fuentes puede encontrarse a trav\u00e9s de una \u00fanica fuente de verdad, independientemente de las instalaciones del sistema y de los dispositivos finales utilizados. <\/p>\n\n\n\nLas empresas que introdujeron ECM en una fase muy temprana s\u00f3lo estaban interesadas inicialmente en esta funci\u00f3n de archivo: Los documentos y datos deb\u00edan estar disponibles de forma centralizada y almacenados a prueba de auditor\u00edas. Sin embargo, los d\u00edas del ECM como archivo mudo en segundo plano han quedado atr\u00e1s. Por supuesto, todav\u00eda existen soluciones de archivo \"magras\" que no hacen otra cosa. Pero con ellas no se puede abordar el cubo de Rubik de la digitalizaci\u00f3n; simplemente carecen de la inteligencia y la automatizaci\u00f3n de procesos necesarias para ello. <\/p>\n\n\n\n
Adem\u00e1s de los servicios ECM, los sistemas ECM como Doxis4 tambi\u00e9n ofrecen servicios de procesos y servicios cognitivos, que permiten una gesti\u00f3n inteligente y automatizada de la informaci\u00f3n y, por tanto, complementan perfectamente a SAP no solo en lo que respecta a la gesti\u00f3n de documentos, sino tambi\u00e9n a la gesti\u00f3n de procesos, y en much\u00edsimos \u00e1mbitos. He aqu\u00ed algunos ejemplos relevantes.<\/p>\n\n\n\n
El Piloto: Factura<\/h3>\n\n\n\n La mayor\u00eda de las empresas que ya archivan sus documentos SAP a prueba de auditor\u00edas con ECM empiezan con la recepci\u00f3n automatizada de facturas. SAP es excelente en la contabilizaci\u00f3n, pero no cubre la comprobaci\u00f3n y liberaci\u00f3n de facturas. El Grupo SER ha desarrollado para ello la automatizaci\u00f3n inteligente de facturas de Doxis4, en la que el ECM se encarga de estos pasos de forma totalmente autom\u00e1tica, hasta la contabilizaci\u00f3n oscura inclusive. Esto ahorra a los usuarios de SAP trabajo manual, es mucho m\u00e1s r\u00e1pido y, gracias a los procesos basados en IA, detecta discrepancias entre pedidos y facturas o partidas de factura que faltan con mucha m\u00e1s precisi\u00f3n que un humano. <\/p>\n\n\n\n
El factor decisivo aqu\u00ed es que, a diferencia de la tan cacareada Automatizaci\u00f3n Rob\u00f3tica de Procesos (RPA), no s\u00f3lo se transfieren datos autom\u00e1ticamente, sino que se mapean y controlan procesos con documentos y tareas. Ninguna soluci\u00f3n SAP o RPA puede hacer eso. En este caso, las empresas no deben dejarse enga\u00f1ar por una tendencia, sino examinar detenidamente su caso de uso. <\/p>\n\n\n\n
\u00bfEl proceso se ejecuta de forma r\u00edgida y contiene datos? Entonces RPA es adecuado. \u00bfLos procesos se basan en documentos y deben adaptarse o configurarse r\u00e1pidamente? En ese caso, necesita una plataforma ECM con servicios de contenidos y procesos. Pueden utilizarse no s\u00f3lo para automatizar los mismos procesos una y otra vez, sino tambi\u00e9n para muchos otros casos de uso.<\/p>\n\n\n\nAmpliado de forma inteligente: P2P<\/h3>\n\n\n\n \u00bfQu\u00e9 puede haber m\u00e1s obvio que automatizar los procesos relacionados adem\u00e1s del procesamiento de facturas? Comprobar las confirmaciones de pedidos y los recordatorios enviados por los proveedores, pero tambi\u00e9n gestionar los avisos de pago y cualquier reclamaci\u00f3n de los clientes: Todo esto se puede mapear con un ECM a trav\u00e9s de flujos de trabajo automatizados y asistidos por IA. Un buen ejemplo de ello es August Storck KG, que informar\u00e1 en su presentaci\u00f3n en DSAGLIVE sobre c\u00f3mo automatiza su proceso de compra a pago y de pedido a cobro con Doxis4 Intelligent Automation y SAP. <\/p>\n\n\n\n
Esto no s\u00f3lo mejora la cooperaci\u00f3n con proveedores y minoristas, sino que tambi\u00e9n evita p\u00e9rdidas financieras y facilita la planificaci\u00f3n de la liquidez. Como fabricante de confiter\u00eda, Storck tambi\u00e9n est\u00e1 sujeto a numerosas normativas y debe, por ejemplo, documentar la sostenibilidad de las materias primas o la inocuidad de los insumos: Estos requisitos tambi\u00e9n pueden tenerse en cuenta adecuadamente con ECM y SAP. Toda la cadena de procesos P2P y O2C se apoya en todas las \u00e1reas implicadas, puede controlarse de forma inteligente y adaptarse con flexibilidad.<\/p>\n\n\n\n
Responda m\u00e1s r\u00e1pido: Gesti\u00f3n de contratos en toda la empresa<\/h3>\n\n\n\n Los contratos se encuentran en todas partes de la empresa: con clientes, proveedores de servicios, suministradores, empleados, para arrendar y alquilar edificios de oficinas. Un reto al que se enfrentan ahora las empresas es c\u00f3mo adaptar r\u00e1pidamente estos contratos. Las nuevas condiciones de entrega o los cambios en los horarios de trabajo deben incorporarse r\u00e1pidamente. Un ECM como Doxis4 automatiza estas conciliaciones contractuales y tambi\u00e9n facilita los cambios de contrato y el cumplimiento asociado de los plazos de preaviso: todos ellos requisitos previos para que las empresas puedan reaccionar con rapidez a los requisitos cambiantes del mercado y no permanezcan encadenadas a antiguas obligaciones.<\/p>\n\n\n\n
La inteligencia entra en juego cuando, por ejemplo, los datos sobre los socios contractuales se transfieren de forma r\u00e1pida y precisa de SAP a los contratos, la creaci\u00f3n de expedientes contractuales y el archivo de los contratos en ellos se produce autom\u00e1ticamente en cuanto se crea un nuevo socio contractual en SAP, y los procesos de seguimiento correctos, como los pedidos, se ponen en marcha una vez concluido el contrato.<\/p>\n\n\n\nGanar y retener clientes: Automatizaci\u00f3n en el servicio<\/h3>\n\n\n\n Hace s\u00f3lo unos a\u00f1os, muchas empresas habr\u00edan citado la reducci\u00f3n de costes y la eficiencia de los procesos como principales razones para la automatizaci\u00f3n. Hoy en d\u00eda, cada vez se dan m\u00e1s cuenta de que los procesos automatizados pueden, sobre todo, ayudarles a utilizar mejor a los empleados, apoyarles en decisiones como la evaluaci\u00f3n del riesgo de nuevos clientes y mejorar as\u00ed su tiempo de respuesta en el servicio al cliente. Compa\u00f1\u00edas de seguros como DEVK son un ejemplo cl\u00e1sico de ello. Por un lado, utiliza SAP Claims Management para las liquidaciones y archiva los documentos resultantes con Doxis4. <\/p>\n\n\n\n
Dondequiera que los documentos sean el centro de atenci\u00f3n, ECM es el sistema l\u00edder. DEVK lo utiliza para digitalizar y controlar todos los documentos entrantes desde el momento en que llegan al correo, para distribuir tareas por toda Alemania y para procesar nuevas solicitudes y contratos, por ejemplo. El resultado hace felices a asegurados y empleados: El esfuerzo de distribuci\u00f3n del correo se ha reducido en un 75%, las dudas de los clientes se tramitan el mismo d\u00eda. Semejante velocidad es inimaginable s\u00f3lo con SAP.<\/p>\n\n\n\n
Trabajadores cualificados inmediatamente en el puesto de trabajo: procesos de RRHH automatizados<\/h3>\n\n\n\n Hay que contratar trabajadores cualificados incluso en tiempos de Corona. Aunque s\u00f3lo sea para sustituir a los empleados que se jubilan, por ejemplo. Y, por supuesto, deben poder trabajar de forma productiva lo antes posible. El Grupo Krone muestra c\u00f3mo puede lograrse esto mediante una incorporaci\u00f3n controlada por flujos de trabajo: <\/p>\n\n\n\n
En cuanto se crea un nuevo empleado en SAP, Doxis4 crea autom\u00e1ticamente el expediente de personal correspondiente e inicia el flujo de trabajo de incorporaci\u00f3n. Configurar el puesto de trabajo y el PC, preparar la tarjeta de acceso, preparar el acceso a las aplicaciones especializadas, organizar el coche de empresa, reservar la formaci\u00f3n: RR.HH., compras, TI y gesti\u00f3n de instalaciones reciben autom\u00e1ticamente notificaciones de lo que hay que hacer y cu\u00e1ndo hay que hacerlo. La automatizaci\u00f3n inteligente los conecta en red en todas las \u00e1reas. Esto significa que ning\u00fan empleado tiene que quedarse de brazos cruzados el primer d\u00eda de trabajo esperando el material de trabajo.<\/p>\n\n\n\nGanancias sostenibles<\/h3>\n\n\n\n El cl\u00e1sico cubo de Rubik ofrece 43 billones de posibilidades de rotaci\u00f3n. Afortunadamente, las empresas no tienen que hacer tantos movimientos en su digitalizaci\u00f3n. Pero los ejemplos anteriores muestran de cu\u00e1ntas formas diferentes pueden utilizarse conjuntamente SAP y un ECM inteligente. Como ya he dicho, esto no funciona con todos los ECM. Para las soluciones inteligentes, la inteligencia debe anclarse en el n\u00facleo de tal forma que pueda utilizarse para toda la informaci\u00f3n y los procesos que se gestionan con el ECM. <\/p>\n\n\n\n
En Doxis4, la IA y la automatizaci\u00f3n son componentes fijos de la plataforma ECM, de modo que incluso los procesos complejos se pueden mapear y controlar de forma inteligente. Y para todos aquellos que quieran resolver el cubo m\u00e1gico de la digitalizaci\u00f3n completamente en la nube, podemos decirles que un ECM preparado para el futuro tambi\u00e9n funciona all\u00ed. <\/p>\n\n\n\n
Las ofertas SaaS y los servicios gestionados hacen que la implantaci\u00f3n, la administraci\u00f3n y el mantenimiento de las soluciones ECM sean calculables, garantizan su r\u00e1pida implantaci\u00f3n, son escalables y se interrelacionan con las soluciones SAP desde el principio. De este modo se crea una base interconectada y al mismo tiempo flexible sobre la que las empresas pueden combinar una y otra vez procesos nuevos, inteligentes y automatizados, y resolver de forma sostenible el cubo de Rubik de la digitalizaci\u00f3n en el marco de los requisitos actuales y futuros.<\/p>\n\n\n\n
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