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Die Welt verändert sich sehr schnell. Es gibt neue Geschäftsmodelle, neue Technologien, Zusammenschlüsse von Unternehmen oder Marktverschiebungen, inklusive der daraus entstehenden Chancen. Eine Finanz- und Buchhaltungsfunktion im Unternehmen muss effizient und produktiv sein, um mit den Veränderungen eines Unternehmens Schritt zu halten und um als tragende Säule für Business-Entscheidungen zu dienen.

Transparenz sowie tagesaktuelle und valide Finanzdaten sind dann gewährleistet, wenn im gesamten Finance und Accounting möglichst viele Prozesse automatisiert und Fehlerquellen eliminiert sind. Dies gilt auch für Unternehmen, die SAP S/4HANA in Finance einsetzen oder sich für diese Plattform vorbereiten.

Denn eine gezielte und umfassende Automation zum Beispiel im Finanzabschlussbereich schließt den Medienbruch zwischen SAP S/4HANA und den ­unerwünschten manuellen Aufgaben, die nach wie vor weitverbreitet sind.

An Prozessautomatisierung geht kein Weg vorbei

SAP-ERP-Lösungen sind mächtige Instrumente und bieten Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten der Steuerung und Kontrolle. Allerdings haben auch ERP-Systeme sogenannte White Spaces, also Bereiche, die den End-to-End-Prozess nicht vollständig oder nur in begrenztem Umfang abdecken.

Dazu zählen beispielsweise die Analyse offener Posten mit hohem Risiko und hohem Alter sowie der Abgleich von Konten und die Vorbereitung von Journalen, die bis heute in vielen Unternehmen manuell und mit Excel erfolgen. Manuelle Prozesse haben gravierenden Nachteile. Medienbrüche, Übertragungsfehler oder zeitraubende Abgleiche bergen hohe Fehlerrisiken und behindern eine tagesaktuelle Aufbereitung der Finanzdaten.

Wenn man sich in einer komplexen Umgebung mit verzweigten Prozessen bewegt, dann ist es mehr als ambitioniert, mit Tabellenkalkulationen eine hochwertige Qualität der Finanzergebnisse oder der Prognosen zu liefern. Es besteht ein enormer Aufwand da­rin, die Ergebnisse zu kontrollieren und zu validieren – sprich Fehler zu finden und zu beheben.

Eine internationale Studie von BlackLine von Ende 2020 untermauert diese Tatsache: Nur etwa die Hälfte (56 Prozent weltweit und 50 Prozent in Deutschland) des Unternehmensmanagements bestätigt, volles Vertrauen in die Genauigkeit der Finanzdaten ihres Unternehmens zu haben.

Auf die Frage nach den Gründen für das mangelnde Vertrauen nannten 37 Prozent der weltweit und 38 Prozent der deutschen Befragten die anhaltende Abhängigkeit von unflexiblen Tabellenkalkulationen und veraltete Prozesse, welche die Finanzteams bis zum Monatsende im Dunkeln tappen lassen. Mit einer Lösung zur Automation dieser Prozesse, die auf das ERP-System nahtlos aufsetzt, kann dieses Vertrauensproblem gelöst werden.

Automatisierung von Anfang an

Die ERP-Architektur von SAP S/4HANA wurde so entwickelt, dass moderne In-Memory-Technologien optimal nutzbar sind und die Grenzen zwischen Transaktions-, Analyse- und Planungssystemen entfallen. Wertvolle Analysen über alle Dimensionen und Daten hinweg sind somit prinzipiell von Grund auf möglich.

Allerdings sind gerade beim monatlichen Finanzabschluss die Prozesse so komplex, dass immer noch manuelle Arbeiten notwendig und somit potenzielle Fehlerquellen nicht automatisch beseitigt sind.

Daher bietet es sich an, diese manuellen Prozesse zu beleuchten, zu bewerten und auf einer Plattform zusammenzubringen. Erst damit kann die Lücke geschlossen und der gesamte End-to-End-Prozess standardisiert und auch automatisiert werden. Das Ergebnis bringt mehr Transparenz in den Abschlussprozess, und bietet gleichzeitig mehr Zeit für die Accountants, um sich auf Ausnahmen zu fokussieren und als Business Partner zu fungieren. Die Frage, ob der zusätzliche Einsatz einer Plattform sinnvoll ist, sollten sich die Verantwortlichen in Unternehmen bereits vor der Umstellung auf SAP S/4HANA stellen.

Automatisierung, egal zu welchem Zeitpunkt, will gemanagt werden

Die Automatisierung von manuellen Prozessen beim Finanzabschluss erfolgt meist in zwei unterschiedlichen Situationen: nachträglich, wenn bereits SAP ECC vorhanden ist und die Prozesse optimiert werden sollen, oder im Zuge eines kompletten Upgrades auf SAP S/4HANA in Verbindung mit einer zusätzlichen Automatisierungs­lösung.

Es ist wichtig, schon bei der Planung der Migration auf SAP S/4HANA alle Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu organisieren. An dieser Stelle ist neben der IT insbesondere auch die Sicht der Finanzexperten in die strategische Planung aktiv mit einzubeziehen. Die digitale Transformation ist nicht nur Aufgabe der IT-Fachleute, sondern auch die der Experten aus den Fachabteilungen.

Die Automatisierung der bisher manuellen Aufgaben in Finanzabteilungen vor ­einem ERP-Upgrade ist empfehlenswert. Die Potenziale liegen hier vorwiegend im Bereich der Konten-, Intercompany- und Transaktionsabstimmungen. Hierdurch lässt sich der Aufwand bei Abschlussprozessen in der Abteilung reduzieren.

Dabei sind die Vorteile eines deutlich minimierten Fehlerrisikos und einer signifikant höheren Aktualität der Finanzdaten erheblich. So haben die Finanz-Experten mehr Zeit, die Migration zu planen und gemeinsam die Unternehmensprozesse so zu gestalten, dass der gewünschte Zustand erreicht wird.

Fazit: 1 + 1 = 3

Durch die Umstellung auf SAP S/4HANA inklusive der Lösung von BlackLine lassen sich manuelle Schritte automatisieren und somit besser kontrollieren. Lösungen wie von BlackLine schließen die Lücke zwischen ERP- bzw. S/4HANA Finance und CPM/EPM-Lösungen mit zuverlässigen und sicheren Automatisierungsprozessen.

Heute bietet BlackLine die einzigen auf dem Markt erhältlichen SAP Solution Extentions für den Finanzabschluss – ohne Medienbrüche, in der Cloud und spezifisch für das Finanz- und Rechnungswesen konzipiert. SAP-Kunden berichten über bis zu 70 Prozent schnellere Abschlusszyklen, eine Verdopplung der Buchhaltungseffizienz sowie zufriedenere und motivierte Mitarbeiter in Finanzabteilungen und der Buchhaltung.

Das, was SAP und BlackLine gemeinsam anbieten, ist um ein Vielfaches besser als das, was beide Unternehmen einzeln anbieten könnten. Dies liegt in der einheitlichen Strategie und Roadmap und dem gleichen Verständnis von Abschluss- und Bilanzierungsprozessen begründet. Eins und eins ist manchmal mehr als nur die Summe.