Dauerhaft optimale Prozesse

Unabhängig von der Wahl der Migrationsmethode ist der Wechsel zu S/4 Hana für Firmen Anstoß und Notwendigkeit zugleich, ihre Prozesse zu evaluieren und nach Möglichkeit auch zu verbessern und zu vereinfachen. Dass Process Mining hierfür die beste Möglichkeit ist, da es einen datenbasierten und somit validen Überblick über die realen Abläufe sowie die Abweichungen von ihnen gibt, ist mittlerweile Allgemeinwissen.

Aber auch beim Einsatz von Process Mining selbst gibt es häufig erhebliche Optimierungspotenziale: Um eine visuelle Echtzeit-Darstellung der Prozessabläufe zu erstellen, sollten idealerweise alle relevanten Datenquellen genutzt werden. Denn angesichts der typischerweise sehr heterogenen IT-Landschaften führt eine Beschränkung auf Daten ausschließlich aus den Kernsystemen wie ERP und CRM häufig nur zu unvollständigen Ergebnissen.

Der Einsatz von Process Mining sollte sich zudem nicht nur auf die Phasen der eigentlichen S/4-Migration, also von der Planung über das Vorlagendesign bis hin zum Rollout, beschränken. Auch die anschließende Kontrolle und Evaluation ist elementar, um eventuell nach der Migration auftretende Ineffizienzen in Prozessen frühzeitig erkennen und beheben zu können.

Bei allen Vorzügen des Process Mining haben sich seine Möglichkeiten früher rein auf die Diagnose beschränkt: Prozessineffizienzen konnten zwar erkannt, aber nicht automatisiert behoben werden. Diese signifikante Verbesserung für die nachhaltige und kontinuierliche Optimierung von Unternehmensabläufen eröffnet erst das auf dem Process Mining aufbauende Execution Management. Firmen können damit ihre gesamte Unternehmensperformance zielgerichtet steuern und kontinuierlich an veränderte Anforderungen anpassen. Dies gilt auch für komplexe und systemübergreifende Abläufe.

Ein weiterer Vorteil: Entscheider können damit auch Veränderungen simulieren und so vorhersagen, wie sie sich auf das Erreichen der Geschäftsziele auswirken. Dies hilft nicht nur im regulären Geschäftsbetrieb, sondern beispielsweise auch dabei, die Risiken einer S/4-Migration zu minimieren und Prozesse – gestützt auf valide Daten – neu zu gestalten.

Verkürzung der Zykluszeiten

Welche Möglichkeiten das Execution Management bietet, zeigt das Beispiel Fresenius Kabi. Das weltweit tätige Gesundheitsunternehmen mit rund 40.000 Beschäftigten bietet Medikamente und Medizinprodukte zur Infusion, Transfusion und klinischen Ernährung. Fresenius Kabi wollte mittels des Execution-Management-Systems (EMS) von Celonis seine Abläufe optimieren und begann dabei unter anderem mit der Kreditorenbuchhaltung.

Ziele des Projekts waren die Reduzierung von Bargeldverlusten durch doppelte Zahlungen oder den Verlust von Skonto, eine generelle Verkürzung der Zykluszeit sowie die deutliche Verringerung der Anzahl menschlicher Eingriffe im Rahmen des Prozesses.

Dank der Analyse und Anreicherung von Live-Daten aus dem ERP-System erhalten nun die Beschäftigten der Buchhaltung genau die Erkenntnisse, die sie benötigen, um optimale Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu optimieren. Das Ergebnis sind unter anderem ein 24 Prozent höherer Skonto-Realisierungssatz innerhalb von nur drei Monaten und Einsparungen von rund 100.000 Euro innerhalb des ersten halben Jahres.

Fresenius Kabi steht exemplarisch dafür, wie modernes Process Mining und darauf aufbauende Execution-Management-Systeme es Unternehmen ermöglichen, deutliche geschäftliche Mehrwerte dauerhaft und nachhaltig zu erzielen – vorausgesetzt, sie setzen auf die geeigneten Technologien.