Globales HR lokal ausbalanciert

Globale standardisierte Prozesse erleichtern einerseits die Verwaltung, gleichzeitig galt es in der Freudenberg-Gruppe aber auch auf geografische Diversität zu achten. Zum einen mussten lokale Gesetze eingehalten werden, zum anderen sollten örtliche Standortvorteile berücksichtigt und die lokal und regional ausbalancierte Talent- und Führungskräfteentwicklung stärker ausgebaut werden.

Nach einem Vorprojekt von Corporate HR und allen Geschäftsgruppen der Freudenberg Gruppe, in dem eine Art globaler gemeinsamer Nenner für die HR-Prozesse erarbeitet wurde, entschied man sich für die cloudbasierte und intuitiv zu bedienende HCM-Software von Workday. Dieser Ansatz „Global denken – lokal handeln“ stimmte mit der Unternehmensstrategie von Freudenberg überein.

HCM mit Schnittstellen

Nach der Entscheidung für die Best-of-Suite Lösung von Workday gelang die Implementierung sehr rasch: Ende Mai 2020 ging die Cloud-Lösung in allen Ländern an den Start und arbeitete bereits ein Großteil der Mitarbeitenden damit aktiv. Alle Mitarbeitenden mit einer digitalen Identität profitieren seither von einem modernen, cloudbasierten HR-IT-System, das schnell und einfach über unterschiedliche Endgeräte (Laptop, Tablet, Smartphone) genutzt werden kann. Schnittstellen zum eigenen Learning Management System sowie den wichtigsten Gehaltsabrechnungssystemen in der Gruppe wurden problemlos geschaffen. Dabei wurden sowohl die EU-weite Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als auch alle nationalen Datenschutzgesetzte berücksichtigt.

„Mit Workday als digitalem Drehkreuz haben wir konzernweit schlanke und schnelle Prozesse im Personalmanagement etablieren können“ erklärt Esther Maria Loidl, Personalvorständin – Chief Human Resource Officer, CHRO – der Freudenberg Gruppe. „Mit wenigen Klicks ist jetzt von überall alles auf dieselbe Weise möglich – von der Verwaltung der Personalstammdaten über die einzelnen Bausteine des Talent- und Performance Reviews sowie der Bonus- und Gehaltsüberprüfungen bis hin zur Abbildung aller internen und externen Bewerbungen.“ Innerhalb eines Jahres hat sich Workday mit über einer Million Zugriffen als wertvolles Tool für Mitarbeitende, Führungskräfte und die Personalabteilungen bei Freudenberg etabliert.

Transparente Prozesse motivieren

Transparenz im Unternehmen motiviert die Mitarbeitenden und Führungseben gleichermaßen und schafft gegenseitiges Vertrauen. Die Aufgabe von modernem HR-Management ist es daher, Systeme und Tools zu schaffen, die eine optimale Information und Kommunikation in den Bereichen Karrieremanagement und Leistungsfeedback sowie Vergütungsmanagement bringen. Die enorm verbesserte Transparenz wird auch von Vorständin Loidl geschätzt: „Workday bezeichne ich in diesem Zusammenhang gern als Single-Source-of-Truth, sprich als unsere sogenannte Quelle der Wahrheit. Es hört sich vielleicht zunächst banal an, aber eine gemeinsame, verbindliche und tagesaktuelle Datenbasis zu haben, hat massive Auswirkungen für alle Nutzer.“

Und sie zeigt die Vorteile gegenüber früher klar auf: „Diese transparente Datenbasis hilft Führungskräften und der HR-Community, schnellere und bessere strategische Entscheidungen zu treffen. Wo bisher fast alles erst manuell in Excel-Listen gepflegt, zentral abgefragt und zusammengefasst werden musste, können nun tagesaktuelle digitale Berichte auf Knopfdruck erfolgen. Das minimiert einerseits die Fehleranfälligkeit. Andererseits verstehen wir Zusammenhänge deutlich besser und schneller und können gezieltere Maßnahmen ergreifen. Nicht zuletzt haben die neuen Prozesse die HR-Community – vom Projektstart bis heute – noch enger zusammengeschweißt, Silos sind abgebaut worden und alle ziehen an einem Strang“, erläutert Loidl.

Auch die Mitarbeitenden bei Freudenberg profitieren enorm von der neugeschaffenen Transparenz. Denn es gehört zum Standard, Mitarbeitende über Ziele zu führen. Diese sind allerdings nicht immer klar und leistungsbereite und leistungsfähige Mitarbeitende erwarten Perspektiven – sowohl inhaltliche als auch Karrierechancen betreffend. „Workday erhöht also die Rundumsicht und ist in Sachen Karriereplanung bei Freudenberg ein enormer Enabler, wenn das eigene Profil gut gepflegt ist. Unsere Mitarbeitenden können sich besser auf Gespräche mit Kollegen vorbereiten, indem sie deren Profil anschauen oder Ansprechpartner für bestimmte Themen finden. Damit ermöglicht Freudenberg seinen Mitarbeitenden, sich aktiv für ihre Weiterentwicklung einzusetzen und diese selbst in die Hand zu nehmen“, fasst Loidl die beliebtesten Workday-Features zusammen.

Recruiting und Talentmanagement

Finden, fördern und binden von qualifizierten und engagierten Mitarbeitenden – in Zeiten des weltweiten Fachkräfte- und Personalmangels suchen alle Unternehmen die Zauberformel dafür. Eine Grundvorrausetzung für erfolgreiches Recruiting und Talentmanagement ist eine optimal abgestimmte HCM-Lösung. 

Die Freudenberg-Gruppe führte daher in einem zweiten Schritt Recruiting-Prozesse ein, bei dem alle internen und externen Bewerbungen in allen 60 Ländern digitalisiert abgebildet werden. Das wirkt sich besonders positiv auf das interne Recruiting und das Nachfolgemanagement aus, wie die globale Personalchefin Loidl dargelegt: „Seit wir im September vergangenen Jahres das Workday-Recruiting-Tool eingeführt haben, erhalten unsere Mitarbeitenden auf Knopfdruck einen Überblick über alle ausgeschriebenen Stellen bei Freudenberg und können sich bewerben. Führungskräfte haben mit Workday ein Instrument in der Hand, um mit ihren Mitarbeitenden im Dialog zu sein und sie zu entwickeln. Und die HR-Community versteht dank Workday Zusammenhänge deutlich besser und schneller – beispielsweise welche Fachkräfte uns wo und wann verlassen. So kann sie gezieltere Maßnahmen ergreifen: Sei es, früher mit Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen und nicht erst bei deren Austritt, oder um im Recruiting und bei der Nachfolgeplanung wirkungsvoller vorzugehen.“

Eine von Workday beauftragte europaweite Studie aus dem Frühjahr 2021 zeigt den positiven Einfluss von Diversität und Inklusion (D&I) auf den Unternehmenserfolg. Ausmaß und Fortschritte von solchen Initiativen variieren stark, ebenso existieren noch große Unterschiede in der betrieblichen Umsetzung.

Diversität als Erfolgsfaktor

Bei der Freudenberg-Gruppe ist Vielfalt in ihren Werten und Grundsätzen fest verankert, wie die globale HR-Verantwortliche Loidl erklärt: „Wir sind davon überzeugt, dass Teams aus Menschen verschiedenen Alters und Geschlechts und mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund erfolgreicher sind. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf einer ausgewogenen Geschlechterverteilung mit Fokus auf dem Einstellungsprozess, früher Identifikation von weiblichen Talenten sowie gezielter Karriereentwicklung von Frauen für Top-Führungspositionen. Zudem wollen wir zukünftig noch stärker auf eine geografische Diversität achten. Viele der Fach- und Führungskräfte sind in Europa und insbesondere in Deutschland angesiedelt. Mittelfristig möchte die Unternehmensgruppe noch stärker an einer guten lokalen und regionalen Führung arbeiten, sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung. Ziel ist ein ausgewogenes Know-how und Expertenwissen über alle Regionen hinweg. Mit Workday haben wir die notwendige Transparenz geschaffen, um diese Themen gezielt anzugehen.“

Resümee

Das Fazit von Vorständin Esther Maria Loidl zu Einführung und Betrieb der Workday-Lösung: „Wir konnten mit Workday unsere Vision realisieren: die sehr unterschiedliche und dezentrale HR-Prozesslandschaft der Freudenberg Gruppe mit einer einzigen geschäftsgruppenübergreifenden Systemlösung Schritt für Schritt zu harmonisieren. Mit dieser digitalen HCM-Lösung ist es möglich, die Freudenberg-Gruppe noch zukunftsfähiger zu machen.“

Die Freudenberg-Gruppe

in Weinheim, Baden-Württemberg, ist eine Unternehmensgruppe in Familienbesitz. Als globales Technologieunternehmen entwickeln die Freudenberg-Mitarbeitenden gemeinsam mit Kunden und der Wissenschaft technisch führende Produkte, Lösungen und Services für verschiedene Branchen, wie der Automobil-, der Maschinenbau-, Textil-, Bau- und Telekommunikationsindustrie.

Die innovativen Anwendungen reichen von Dichtungen, schwingungstechnischen Komponenten, technischen Textilien, Filtern, Reinigungstechnologien und -produkte, bis hin zu Spezialchemie und medizintechnischen Produkten. Starke Kundenorientierung, Innovationskraft, sowie Diversität und Teamgeist sind wichtige Erfolgsfaktoren in der mehr als 170-jährigen Unternehmensgeschichte von Freudenberg.

Das Unternehmen in Familienbesitz hat bereits sehr früh seine Geschäfte international ausgerichtet. Im Jahr 2021 beschäftigte die Freudenberg Gruppe rund 50.000 Mitarbeitende aus 136 Nationen in Standorten in 60 Ländern, die erstmals einen Umsatz von mehr als  10 Milliarden Euro erwirtschafteten.