Center of Automation zündet den Booster

Die organisatorische Lösung ist ein Center of Automation

Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden von aufwendigen Routinearbeiten. Ihre Umsetzung ist jedoch häufig davon abhängig, dass sich in einzelnen Abteilungen digital denkende Pioniere finden, die entsprechende Projekte initiieren und auch abschließen. Das Wissen verbleibt anschließend in dieser Abteilung und diffundiert nicht in andere mit geringerer Digitalaffinität. So bilden sich stark unterschiedliche Silos ohne Wissens- und Erfahrungstransfer, die im Gesamtbild schnell ein Automatisierungschaos ergeben.

Dem wirkt ein Center of Automation entgegen, das dafür verantwortlich ist, Automatisierungen abteilungsübergreifend zu erfassen, einzuführen, zu begleiten und weiterzuentwickeln. Ein solches zentrales Team verfügt über einen direkten Weg in die Fachabteilungen. Anstatt vieler einzelner Initiativen verfolgt das Center of Automation den Ende-zu-Ende-Gedanken.

Automatisierung ist ein kontinuierliches Projekt, da es im Laufe der Zeit stetige Veränderungen im Prozess geben wird, die technische Anpassungen erfordern. Ebenfalls ist sie eine permanente Wartung von Nöten, die nur funktionieren kann, wenn eine entsprechende Verantwortlichkeit vorliegt. Werden also von Beginn an unzureichende Schnittstellen zwischen Fach- und IT-Abteilung geschaffen, entsteht das Problem der personenbezogenen Verantwortung. Eine weitere Schwierigkeit dieser Insellösungen ist die geringe Automatisierungseffizienz. Eine punktuelle Automatisierung hat zur Folge, dass unternehmensweite Automatisierungsvorhaben mangels institutionalisierter Gesamtverantwortlichkeiten im Sande verlaufen oder die einzelnen Teams ihre jeweiligen Projekte mit überhöhtem Zeitaufwand und verschiedenen Werkzeugen umsetzen. Der Erfolg von Automatisierungen beruht jedoch darauf, möglichst effizient und standardisiert Potenziale zu erkennen und Optimierungen vorzunehmen.

Neben dem technischen und organisatorischen Aspekt von Automatisierungen sollten Unternehmen die Überzeugungen und Ängste ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, die mit dem Thema verbunden sind. Dass der zunehmende Digitalisierungsdruck und die Überbelastung von Mitarbeitenden aufgrund von Fachkräftemangel neue Lösungen fordern, ist bekannt und täglich erlebbar. Trotzdem liegen das Verständnis für die Entlastung durch Automatisierungen und die Angst vor Bedeutungs- und letztlich Arbeitsplatzverlust dicht beieinander. Ohne Akzeptanz in der Belegschaft werden Automatisierungsprojekte scheitern. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitende, denen ein „Roboter-Kollege“ zur Seite gestellt werden soll, aber auch weitere Stakeholder wie Betriebsräte, HR-Abteilungen und Vorgesetzte von Anfang an einzubinden und das Projekt transparent zu erklären.

Damit im Unternehmen strategische statt punktueller Automatisierung stattfindet, Mitarbeitende schnell Entlastung spüren, die Kundenzufriedenheit dank besserer Prozesse steigt und eine mitwachsende Infrastruktur entsteht, sollte ein Center of Automation von Beginn an zentraler Treiber einer Automatisierungsstrategie sein. Das Team vereint Fachabteilungskenntnisse, Change Management, User-Adoption-Know-how sowie IT-Expertise und ist von der Idee über die Umsetzung bis zur Evaluation verantwortlich für alle Automatisierungen im Unternehmen. Dazu gehören u. a. die Identifikation technisch sinnvoller Realisierungsmöglichkeiten sowie die Adaption erfolgreicher Projekte für weitere Unternehmensbereiche. Außerdem begleitet das Center of Automation den Prozess kulturell, um für eine breite Akzeptanz zu sorgen.

Bei der Implementierung eines Center of Automation trifft internes Projektwissen auf IT-Expertise aus dem Unternehmen und Automationswissen von externen Experten. In erster Linie geht es dabei darum, effiziente Strukturen zu schaffen, die im Unternehmen ernst genommen werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Center of Automation aus einem größeren Pool an Mitarbeitenden bestehen muss. Bei kleineren Unternehmen kann es aus zwei Personen plus extern Beratenden zur Ergänzung bzw. dem Ausbau des eigenen Know-hows bestehen. Wichtig ist, Automatisierung als übergreifende Funktion zu organisieren, sodass ausreichend Schnittstellen zwischen IT- und Fachabteilungen gegeben sind. Mangelt es an IT-Wissen und an der Sicherheit, mit eigenen Ressourcen eine langfristige Strategie umsetzen zu können, kann eine Auslagerung sinnvoll sein.

Die Automatisierung von Prozessen ist inzwischen zum echten Wettbewerbsvorteil geworden, die Identifizierung und Umsetzung von Prozesspotenzialen durch ein unternehmensweit verantwortliches Center of Automation jedoch (noch) nicht.