Wichtige Erfolgsfaktoren für die Transition und den Betrieb von S/4 Hana

Bei der Transition auf S/4 Hana ist im Vorfeld eine Menge zu bedenken

Der Umstieg auf S/4 Hana will gut vorbereitet sein, ist er doch mit zahlreichen Herausforderungen gespickt – in Bezug auf Architektur, Betriebsmodell, SAP-Basis-Support oder Methode des Umstiegs und entsprechende Anforderungen der SAP-Basis wie das SAP Monitoring sowie Application Lifecycle Management (ALM) oder SAP Security, um nur ein paar zu nennen. 

Personalmangel bremst S/4-Hana-Transition

Den CIOs und IT-Verantwortlichen, die eine Transition planen, treibt das den Schweiß auf die Stirn. Sie haben häufig mit einer angespannten Personalsituation innerhalb ihrer IT-Organisation zu kämpfen und auch die Rekrutierung qualifizierten IT-Personals gestaltet sich wegen der fehlenden Personen am Arbeitsmarkt äußerst schwierig. Vielerorts bahnt sich im SAP-Team ein Generationswechsel an, hierbei geht wichtiges SAP-Know-how verloren. Dieser Umstand trägt oft dazu bei, dass der Wechsel auf S/4 Hana hinausgezögert wird. 

Vorbereitung ist zentraler Erfolgsfaktor

Um den Wechsel auf S/4 Hana möglichst reibungslos zu vollziehen, ist eine optimale Vorbereitung mit einem klar strukturierten Vorgehen unerlässlich. Das Allerwichtigste: Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über alle Bereiche der aktuellen SAP-Landschaft hinweg, als da sind: SAP-Release-Stände, Erweiterungen, Add-ons und Datenbanken (SAP/Non SAP), aber auch RFC-Schnittstellen, SAP-Zertifikate und insbesondere die Systemauslastung. 

SAP-Monitoring-Daten einbeziehen 

Ein umfassendes SAP-Monitoring-Tool liefert hierzu bereits im Vorfeld wichtige Daten, zeigt Fehlerzustände an, überwacht IDocs, SAP Jobs (LongRunners), System-Logs, Parameter nach SAP Security Baseline, Verschlüsselungen, Berechtigungen und meldet Probleme automatisiert in Echtzeit, sodass der eigene oder externe SAP-Basis-Betrieb diese direkt beheben kann. Monitoring wird damit zu einer wichtigen Disziplin. Dabei sollten sowohl die SAP-Landschaft als auch die Infrastruktur lückenlos überwacht werden, nicht in Silos, sondern zentral in einer einzigen Lösung. Hier kommt eine SAP-Monitoring-Lösung wie Scansor ins Spiel (www.scansor.com; SAP-Add-on für PRTG vom SAP-Basis-Profi itesys AG). 

Sie zeigt den Status quo in Echtzeit, übersichtlich visualisiert in einem Dashboard, und liefert im Vorfeld der S/4-Transition eine fundierte Grundlage für alle Entscheidungen, die die Gestaltung und das Sizing der zukünftigen Architektur betreffen. Auch nach dem erfolgreichen Umstieg empfiehlt sich der Einsatz, denn das Monitoring trägt dazu bei, dass die S/4-Landschaft performant und zuverlässig läuft. Umso mehr kann die SAP-Basis sich auf wichtige anwendungsbezogene Aufgaben oder Tätigkeiten konzentrieren.

Drei häufige Schwachstellen bei der S/4-Transition 

Sowohl um die Vorbereitung als auch um den Überblick über die SAP-Landschaft ist es oft leider schlecht bestellt. Folgende drei Schwachstellen begegnen uns besonders häufig:

1. Formulare: eine Vielzahl von angesammelten Formularen, die nicht mehr alle genutzt oder benötigt werden. Diese eins zu eins in S/4 Hana zu übernehmen  ist mit hohem Aufwand und enormen Kosten verbunden. Stattdessen sollte besser schon im Vorfeld geprüft werden, welche Formulare auch in Zukunft benötigt werden, und was nicht gebraucht wird, löschen. 

2. Add-ons: In Bezug auf Add-ons, Eigenentwicklungen und individuelle Erweiterungen werden oft mehrere Hundert davon betrieben, obwohl nur sporadisch oder gar nicht lizenziert. Das ist unnötiger Ballast. Daher besser entschlacken sowie kosteneffizienter machen und Add-ons, die nicht mehr genutzt werden, identifizieren und sperren beziehungsweise löschen. Achtung: Add-ons, die weiterverwendet werden, müssen für die neue S/4-Hana-Zielversion freigegeben sein, andernfalls verzögert sich die Transition im ungünstigsten Fall um Wochen und kommt teuer zu stehen. 

3. Sizing: Ist der In-memory-Arbeitsspeicher der SAP-Hana-Datenbank überdimensioniert, treibt das die Kosten für Betrieb und Wartung unnötig in die Höhe. Ist er zu klein, leiden die Performance und die Zufriedenheit der Anwender, im schlimmsten Fall kommt es zum „Out of Memory“ und das System fährt automatisch herunter. Das richtige Sizing des zukünftigen S/4-Hana-Systems ist schwierig. Ein vorheriges Monitoring der Auslastung ist daher unbedingt zu empfehlen. 

Migrationsmethode und Vorbereitungen

Im Wesentlichen führen zwei Wege ans Ziel: der Brownfield-Ansatz, also eine Konversion des bestehenden Systems, oder der Greenfield-Ansatz, die Neuimplementierung. Welche Methode die richtige ist, hängt vom Einzelfall ab und die Unterschiede sind hinlänglich bekannt. Wer sich für eine Systemkonvertierung entscheidet – laut DSAG-Investitionsreport 2022 die Mehrheit der SAP-Kunden –, muss jedoch einiges an technischer Vorarbeit leisten: 

• Auf Unicode und den zentralen Geschäftspartner (SAP Business Partner) umstellen und auf die Hana-Datenbank migrieren (sofern noch nicht geschehen)

• Adobe Document Services (ADS) für das neue Output-Management und die Anpassung weiterhin genutzter Formulare bereitstellen

• Zukünftige Frontend-Strategie (SAP GUI/SAP Fiori) festlegen

• Berechtigungen und Rollen anpassen, am besten mit SAP Identity Management

• Nicht mehr benötigte Daten archivieren, um teuren Hana-Arbeitsspeicher zu minimieren

• Sizing von Hana-Datenbank und Applikationsservern (RAM, Disk Space, CPU) unter Einbezug des Desaster-Falls und der SAP-Vorgaben festlegen

• Code prüfen (Custom-Code-Check/Abap Test Cockpit) zur Klärung des Anpassungsbedarfs individueller Entwicklungen und Erweiterungen 

Sonderfall S/4-Hana-Cloud-Editionen

Speziell für die S/4-Hana-Cloud-Editionen für Public und Private Cloud lockt der Walldorfer Softwarekonzern mit Rise with SAP mit seinem Full-Service-Angebot. Doch auch bei diesem Angebot tun sich Differenzen zwischen dem SAP-Standardangebot und den Kundenanforderungen auf, z. B. Generieren von Certificate Signing Requests (CSR), Definieren der Security Policies oder Überwachung der SAP Jobs. Beim Entscheid für Rise with SAP sind auch hier im Vorfeld zahlreiche Arbeiten zu erledigen. Das vorhandene SAP-System ist zu entschlacken und zu bereinigen und Eigenentwicklungen, die weiterverwendet werden sollen, müssen mittelfristig auf Basis der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) außerhalb des ERP-Kerns neu erstellt werden. Dies kann ein SAP-Basis-Provider schließen, der das nötige technische Know-how mitbringt und als Bindeglied und Koordinator zwischen Kunde und SAP-Support fungiert. Um zu gewährleisten, dass die Schnittstellen, die das Zusammenspiel der neuen Funktionen und mobilen Apps mit S/4 Hana Cloud steuern, erreichbar sind und reibungslos funktionieren, müssen auch diese lückenlos überwacht werden – zum Beispiel mit einem Monitoring-Tool wie Scansor.

Passendes SAP-Betriebsmodell wählen

SAP selbst betreiben oder auslagern? Diese Fakten helfen bei der Entscheidungsfindung, denn die Frage nach dem zukünftigen Betriebsmodell und der personellen Situation sollte frühzeitig geklärt sein: on-premises, in der Private oder der Public Cloud oder hybrid? 

1. Der On-premises-Betrieb bietet sich an für Unternehmen, die die Hoheit über ihre IT-Infrastruktur, ihre Hardware und ihr Netzwerk behalten wollen oder müssen, weil sie mit besonders sensiblen Daten arbeiten, die nicht außer Haus gegeben werden dürfen. On-premises bedarf aber geschulter Kräfte für den SAP-Betrieb, die mit spezifischem Fachwissen rund um Hana die gesamte Bandbreite an Aufgaben abdecken können, von der Security über die regelmäßige Wartung der Infrastruktur bis hin zur Auditierung. Fehlen diese Ressourcen, ist SAP Outtasking die Lösung. 

2. Der Private-Cloud-Betrieb im SAP Outsourcing (SAP-Infrastruktur und Basisbetrieb) ist das Mittel der Wahl, wenn der Fokus des Unternehmens auf reibungslosen digitalen Abläufen und einer hohen Agilität liegt, was zukünftige Anforderungen und Entwicklungen betrifft. In dem Fall benötigt es vor allem eine integrierte, skalierbare und hochverfügbare Hosting-Infrastrukturplattform. Diese sollte technologisch State of the Art und von SAP zertifiziert sein, sie muss laufend weiterentwickelt werden und die rechtskonforme Datenhaltung und Business Continuity gewährleisten. Der SAP-Basis-Provider sollte den Umstieg mit umfassenden Beratungsleistungen unterstützen, eine maßgeschneiderte Architektur realisieren und dafür Sorge tragen, dass SAP-System und Datenbank passgenau konfiguriert, Hardware und Virtual Private Network (VPN) optimal ausgelegt und Non-SAP-Lösungen integriert werden. 

3. Der Public-Cloud-Betrieb auf der Plattform eines Hyperscalers wie Google Cloud Platform (GCP), Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS) empfiehlt sich, wenn ein Unternehmen seine SAP-Anwender standortübergreifend vernetzen will sowie kurze Latenzzeiten und beliebig skalierbare Rechenleistung benötigt. Beim Rightsizing und Rightplacing sind diese Aspekte zu beachten: die Konzeptionierung der Ziellandschaft, das Plattform-Set-up, die Transition inklusive Landingzone-Installation, Datenmigration und Subskription und der SAP-Basis-Betrieb. 

Fazit 

Alle Modelle vereint eines: SAP-Bestandskunden sollten einen erfahrenen, qualifizierten SAP-Basis-Partner auf Augenhöhe hinzuziehen, der die S/4-Hana-Roadmap mit Rat und Tat und im Betrieb mit maßgeschneiderten Managed Services und passgenauen Service Level Agreements (SLA) sowie einem 24/7-Support unterstützt, um den reibungslosen SAP-Betrieb zu gewährleisten. Im Zuge der S/4-Hana-Transition dürfen aber auch das Application Lifecycle Management (ALM) und Security nicht vernachlässigt werden. In der Regel verfügt eine interne IT weder über das nötige Personal noch über das Know-how für ein solches Projekt und den Betrieb. Stichwort Fachkräftemangel. 

Den richtigen Partner finden und wählen

All das zeigt: Die Transition auf S/4 Hana bzw. S/4 Hana Cloud ist ein komplexes Unterfangen. Gerade Firmen mit einer schlanken IT-Abteilung stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Der Aufbau von internem Know-how und Personal, der notwendig wäre, um einen Umstieg in Eigenregie durchzuführen und zugleich den reibungslosen und sicheren SAP-Betrieb zu gewährleisten, ist zeitaufwändig und mit hohen Kosten verknüpft. Stattdessen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem verlässlichen SAP-Technologie-Partner, der seinen Kunden mit Know-how in Bezug auf Vorbereitung, SAP-Basis-Betrieb, ALM und Sicherheit zur Seite steht. Wird die SAP-Landschaft rund um die Uhr automatisiert überwacht, steht der erfolgreichen Transition nichts mehr im Wege.