Abrechnung von Post-Partnerfilialen mit SAP BRIM

Post-Leuchtturmprojekt für SAP BRIM

Das Projekt HWF, Harmonisierung Werteflüsse, hatte unter anderem die Vereinheitlichung der diversen eigenentwickelten  Fakturierungssysteme zum Ziel. SAP BRIM, Billing and Revenue Innovation Management, als Massenfakturierungslösung für hohe Fakturierungsvolumen ist somit eine perfekte Lösung. Was klein gestartet war, ist inzwischen über fast alle Postbereiche ausgerollt. Ein Leuchtturmprojekt war dabei FiLP, die Filialpartnerabrechnung. Im E-3 Interview erklären Akin Aktas, SAP-Modulberater bei der Schweizerischen Post, und Christoph Granig, Partner bei GTW Management Consulting, das erfolgreiche Projekt.

Was ist das Ziel von SAP BRIM?

Christoph Granig, GTW: Mit SAP BRIM haben wir die Abrechnung von Post-Partnerfilialen auf die Zukunftslösung der Fakturierung für Dienstleistungen umgestellt. Soweit die Daten von den Vorsystemen korrekt angeliefert werden, funktioniert die Abrechnungsmaschine wie ein Schweizer Uhrwerk und End-2-End revisionssicher.

Christoph Granig,
Partner, GTW Management Consulting

Herr Aktas, was verbirgt sich hinter dem Begriff Filialpartnerabrechnung?

Akin Aktas, Schweizerische Post: Partnerfilialen findet man z. B. in Detailhandels-geschäften, in Drogerien/Apotheken, Bäckereien oder Tourismusbüros. In einer Partnerfiliale können praktisch alle Postdienstleistungen erledigt werden. Ausnahmen sind etwa Bareinzahlungen, Expresssendungen ins Ausland und Sperrgutversände, Abholung Betreibungsurkunden. Der Partner betreibt das Postgeschäft im Auftrag der Post und wird dafür entschädigt. Die Mitarbeitenden werden durch die Post geschult und betreut.

Akin Aktas
SAP-Modulberater
Schweizerische Post

Wie kann man sich das genau vorstellen?

Aktas: Die Post unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Partnermodellen: Modell mit Selbstbedienungsmodul für die Aufgabe von Postsendungen bzw. mit Bedienung für Dienstleistungen des Zahlungsverkehrs sowie Modell mit Bedientheke für sämtliche angebotenen Postdienstleistungen. Partnerfilialen bieten die am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen der Schweizerischen Post an. So können beispielsweise Briefe und Pakete aufgegeben, Sendungen abgeholt und Briefmarken gekauft werden. Mit der PostFinance Card sowie mit Maestro-Karten der Banken lassen sich bargeldlose Einzahlungen erledigen; mit der PostFinance Card sind auch Bargeldbezüge möglich. Kundinnen und Kunden können Postdienstleistungen während der gesamten Öffnungszeiten des Partnergeschäfts beanspruchen. Um die Partner für die angebotenen Dienstleistungen zu entschädigen, gibt es zwei unterschiedliche Vergütungsmodelle, die sich aufgrund der angebotenen Dienstleistungen unterscheiden. 

Granig: Die Dienstleistungen, welche an der Bedientheke oder am Selbstbedienungsmodul verkauft wurden, werden vom Kassensystem über unterschiedliche Schnittstellen via KAFKA und SAP PRO nach BRIM als bewertbare Positionen angeliefert. Die bewertbaren Positionen beinhalten alle abrechnungs- bzw. druckrelevanten Daten wie z. B. Menge, Preis, Sendungsnummer etc. Je nach vertraglich festgelegtem Vergütungsmodell werden die Positionen bepreist und im Anschluss abgerechnet und fakturiert. Die zwei eingesetzten Vergütungsmodelle wurden in SAP Subscription Order Management abgebildet und unterscheiden sich in der Anzahl der Dienstleistungen/Materialien, die darüber abgerechnet und im weiteren Sinne vergütet werden.

Aktas: Je nachdem, welche Dienstleistung ein Partner anbietet, gibt es variable und/oder fixe Vergütungen. Die variablen Anteile sind prädestiniert für BRIM, denn egal wie hoch das Transaktionsvolumen ist, die Abrechnungslösung ist auf die Massenverarbeitung ausgelegt und kann auch eine sehr hohe Anzahl von Datensätzen automatisiert verarbeiten. Die Partnerverträge und Vergütungsmodelle an sich werden zentral als ein Teil der Stammdaten im SAP-Modul SOM, Subscription Order Management, berücksichtigt.

Wie revisionssicher ist die Lösung?

Granig: Die Revisionssicherheit spielt eine elementare Rolle bei jeder Einführung eines neuen Abrechnungs- und Fakturierungssystems. Die Access-Lösung, die mit BRIM abgelöst wurde, war der Revision schon lange ein Dorn im Auge, da es sehr viele Eingriffsmöglichkeiten gab, die nicht systemseitig protokolliert wurden. Wenn heute die Vorsysteme die Abrechnungsdaten vollautomatisiert anliefern und über die SAP PRO an SAP BRIM weitergeben, muss niemand mehr manuell eingreifen. Zudem kontrollieren implementierte Mikroservices den Datenstrom zu jedem Zeitpunkt, jede Änderung wird protokolliert und eine Manipulation ist damit nahezu ausgeschlossen bzw. würde aufgezeichnet werden. Bei der Schweizerischen Post wird das Subscription Order Management momentan lediglich bei der Abrechnung der Filial- und Partneragenturen genutzt zur Verwaltung von Verträgen und Vertragsstammdaten.

Wie werden die Stammdaten für die Abrechnung angelegt und welche Rolle spielen dabei SAP MDG und SOM ?

Granig: Die Kundenstammdaten der Filialpartner werden über das zentrale HR-System via HR/GP-Schnittstelle in das zentrale S/4-Hana-System angeliefert und als Auftraggeber angelegt. Die Regulierer werden über SAP MDG, unter Berücksichtigung diverser Prüfungen und Freigabeworkflows, erfasst. Die Vertragskonten werden vom Fachbereich manuell, ohne SAP MDG, eröffnet und im Subscription Order Management bei der Vertragsanlage schlussendlich zusammen mit dem Auftraggeber und Regulierer zugeordnet. Für uns war SOM ein neues und relativ junges Modul, welches wir zunächst auf unsere Bedürfnisse hin weiterentwickelt haben. Heute kann der Fachbereich Verträge manuell oder via File-Upload anlegen, um z. B. mehrere Verträge gleichzeitig einzulesen und Zeit zu sparen. Es handelt sich um ein komplexes Stammdatenkonstrukt. Der Fachbereich muss die Stammdaten gut vorbereiten, damit die Vertragsanlage ohne Probleme durchgeführt werden kann. 

Weshalb erfolgte der Umstieg auf SAP BRIM?

Aktas: Bei über 1500 Partnerfilialen in der Schweiz stieß unsere alte, eigenentwickelte Access-Lösung an ihre Grenzen und wir mussten diese dringend ablösen. Da sich die Geschäftsleitung für einen weiteren und raschen Ausbau des Filialpartnernetzwerks entschieden hat, war die zeitliche Vorgabe zur Umsetzung des Projekts sehr sportlich. 

Granig: Der Projektzeitplan war so eng gesteckt, da die Abrechnung ab einer gewissen Anzahl von Partnerfilialen aufgrund von Limitierungen in Access nicht mehr möglich gewesen wäre. Innerhalb von nur wenigen Monaten haben wir dann auf SAP BRIM umgestellt, ansonsten hätte die Post keine weiteren Partner mehr abrechnen können.

Aktas: Wir hatten in diesem Projekt extremen Zeitdruck und auch sehr viele Stakeholder. Das dann alles auf einen gemeinsamen Nenner zu bekommen war sicher nicht immer einfach. Dank unseres Implementierungspartners GTW und der SAP hatten wir aber erfahrene Projektpartner an der Seite, die trotz Zeitdruck nie den Überblick verloren haben und auch alle Fachbereiche und Involvierten stets abgeholt haben.

Was war Ihrer Meinung nach eine der größten Herausforderungen?

Granig: Neben dem Zeitdruck war der Umstieg auf Fiori für das Fach eine große Herausforderung. Hier hatte man im Speziellen mit Performanceproblemen und dem großen Schulungsbedarf zu kämpfen, da das Fach bis dato nur das SAP GUI kannte. In SOM funktioniert z. B. die Pflege der subskriptionsspezifischen Daten am Material nur via Fiori; in der Massenabrechnung hingegen sind Fioris noch nicht ganz so ausgereift und performant. Wir können es dem Nutzer kaum zumuten, bei 100.000 Einträgen im Fiori Seite für Seite runterzuscrollen, um alle Daten zu selektieren. Für spezielle Anwendungsfälle ist es deshalb weiterhin erlaubt, dedizierte GUI-Transaktionen auszuführen, z. B. die Anzeige von abrechenbaren Positionen. Ansonsten führt an Fiori künftig kein Weg vorbei.

Aktas: Also die Kollegen in der Fakturierung kennen eben SAP und GUI aus dem Effeff, da fällt die Umstellung auf Fiori natürlich nicht immer ganz so leicht. In SOM gestaltet sich die Vertragsanlage ohnehin sehr komplex und die Anlage ist nur über Fiori möglich. Da haben wir viel Zeit für eine gute Dokumentation für das Fach eingeplant und Schritt für Schritt erklärt, wie und in welcher Reihenfolge die Stammdaten angelegt werden müssen. Die Schulungsunterlagen sind so gut, die könnten wir glattweg verkaufen. Inzwischen arbeitet das Fach nur mehr mit Fiori.

Welche Rolle spielt die Wahl des richtigen BRIM-Implementierungspartners?

Aktas: Bei einem solch kritischen Projekt spielt der Implementierungspartner eine außerordentlich wichtige Rolle auch für den Know-how-Transfer. Wir haben das Glück, sowohl die GTW, mit über 20 Jahren Implementierungserfahrung im Bereich SAP BRIM und einschlägigem Branchen-Know-how, als auch die SAP als Softwarelieferanten direkt mit im Boot zu haben. Durch den Einsatz eines Standardprodukts wie SAP BRIM haben wir das Know-how nun auf mehrere Personen verteilt, die das System betreiben und weiterentwickeln können.

Was bedeutete das FiLP-Projekt für die anderen Fachbereiche?

Granig: Die Einführungsstrategie bei der Schweizer Post war, mit einem kleinen Einführungsprojekt zu starten und BRIM sukzessive auf die anderen Bereiche auszurollen. Nach Swiss Post Solutions, der Abrechnung digitaler Dienstleistungen, gelang uns mit der Abrechnung der Partnerfilialen der nächste große Wurf für SAP BRIM. Inzwischen sind fünf weitere BRIM-Projekte im Bereich Logistikservices innerhalb eines Jahres live gesetzt worden.

Aktas: FiLP war ein Leuchtturmprojekt für den Aufbau der Reputation von BRIM bei der Schweizerischen Post. Wenn wir mit dem Projekt gescheitert wären, dann hätte die ganze Programm-Roadmap infrage gestanden. FiLP war extrem wichtig für die weiteren BRIM-Einführungen, die dann folgten. Die Fachbereiche haben gesehen, dass BRIM funktioniert und auch mit großen Massen an Daten umgehen kann. Somit waren auch die anderen Abteilungen offen für die Fakturierungslösung der Zukunft. 

Und was steht als Nächstes auf der Agenda?

Aktas: Inzwischen läuft alles wie ein Schweizer Uhrwerk und wir bekommen nur wenige produktive Fehler aus den Fachabteilungen gemeldet. Das heißt, die Anwender sind mit der Fakturierungslösung zufrieden, weil sie wissen, dass die Daten korrekt abgerechnet werden. Das nächste große BRIM-Projekt „Zukunftslösung Fakturierung“ zur Ablösung des zen-tralen Fakturierungssystems für Brief und Paketpost wurde bereits gestartet.

E-3: Herr Aktas, Herr Granig, danke für das Gespräch.