Zu viele Dienstleister bremsen den Fortschritt

Nehmen wir an, Sie beschäftigen sich mit IT-Baustellen im P2P-Prozess: Der Genehmigungs-Workflow ist nicht optimal aufgebaut und hat im Arbeitsalltag zu Verzögerungen geführt. Außerdem zu Unmut bei den Mitarbeiter:Innen mit Bedarfen, die auf Material warten. Ist die Ware da, dann hakt es ebenfalls im Bereich Rechnungseingang und Freigabe. Sie stellen für sich fest: „Das läuft doch hier nicht ganz rund! Muss das so kompliziert sein?“

Sie möchten die Situation für alle Beteiligten verbessern und haben schon eine initiale Analyse gemacht und ermittelt, wo wahrscheinlich etwas anpassbar ist, um etwas Öl ins Getriebe zu gießen. Für die Umsetzung haben Sie externe SAP-Berater an der Hand – so lange kann die Umsetzung dann ja wohl nicht dauern!? Aber zu früh gefreut, denn Ihr erster Ansprechpartner macht deutlich – dass ein Customizing des Genehmigungs-Workflows kein Problem ist, die Bereiche Rechnungseingang sowie Freigabe jedoch in einem anderen Add-on abgewickelt werden. Zuständig ist jemand anderes.

„Dafür bin ich nicht zuständig!“

In diesem Beispiel mit zwei verschiedenen Ansprechpartnern geht es noch übersichtlich zu. Angesichts der vielen Dokumentenarten im Vertrieb und im Einkauf, die es zu bearbeiten gilt, ist schnell ein umfangreicher Personenkreis involviert. Allein die Terminfindung zur Absprache von Change Requests ist in großen Gruppen eine Herausforderung. Die Consult-SK GmbH betrachtet die P2P- und O2C-Prozesse bevorzugt ganzheitlich, um Effizienzprobleme zu vermeiden. 

Woran Sie das merken? Bereits im Vertriebstermin können die Berater:Innen Ihnen live am Testsystem einen kompletten Vorgang, zum Beispiel vom entstehenden Bedarf bis zur Begleichung der Lieferantenrechnung in entsprechende Add-ons, vorführen. Inklusive Genehmigung, Einkaufsbestellung, Bestellzusendung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnungseingang, Freigabe, Buchung/Zahlung und Auswertung. Eine Person. Nicht zehn. 

Abteilungsübergreifend als Prozesskette gedacht statt in kleinste Teile „zerrissen“ – so lässt sich der Überblick darüber behalten, wo Optimierungspotenziale vorhanden sind. Wo haben Mitarbeiter:Innen zu wenig Informationen? Wo fehlt es an Transparenz? Werden Vorgänge stellenweise von unnötig vielen Personen überprüft, sodass Skonto-Vorteile verloren gehen? Wer weiß sich nicht anders zu helfen, als „um das System herum“ zu arbeiten, und braucht Support?

Live-Vorführung auf der DSAG 2023

Überzeugen Sie sich gerne persönlich von der Arbeitsweise der Consult-SK: Die ostwestfälischen SAP-Berater:Innen sind auf dem Jahreskongress der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe e.V. (DSAG) vom 19. bis 21. September 2023 an Stand-Nr. L1 (Halle 5) zu finden. Neben smarten Lösungen im Bereich von P2P- und O2C-Prozessen hat die CSK ihre Eigenentwicklung Receipt4S im Gepäck – das konkurrenzlose SAP-Add-on zur revisionssicheren Archivierung von Kassendaten. 

Erstmals wird auch das Tochterunternehmen der CSK, die REexpect GmbH, auf dem Stand dabei sein, um über ihr Spezialgebiet zu berichten: individuelle Anpassungen und Lösungen im SAP-Modul RE-FX.