Zertifikatmanagement: Umfassendes humanmedizinisches Kompetenzmanagement in SAP

In der Praxis zeigt sich, dass die geforderten Nachweise auf unterschiedlichste Arten organisiert und dokumentiert werden. Die Palette reicht von der klassischen Hardcopy auf Papier über Listen in Excel- oder Word-Dateien bis hin zu mehr oder weniger ausgereiften Lösungen zur Verwaltung gescannter Dokumente. Eine zentrale Abfrage aller Personen, die in der Handhabung eines bestimmten Gerätes unterwiesen wurden – womöglich noch samt der Gültigkeit ihrer Zertifikate –, bleibt unter solchen Gegebenheiten illusorisch.

Die korrekte Durchführung der Unterweisungen und ihre rechtssichere Dokumentation sind aber wesentlich für die Patientensicherheit. Einweisungen, die nach definierten Zeitplänen zu erneuern sind, oder Nachschulungen, etwa aufgrund von Softwareupdates, bringen zusätzliche Komplexität in das Thema. Mit dieser Problemstellung sah sich auch das Management der Tirol Kliniken konfrontiert. Der österreichische Krankenhausträger beschäftigt etwa 8500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Allein die Universitätsklinik Innsbruck – die größte der vier zugehörigen Gesundheitseinrichtungen – verfügt über 10.000 medizinische Einzelgeräte mit 950 unterschiedlichen Gerätetypen, deren Bedienung nur nach entsprechender Einweisung erlaubt ist.

„Wir hatten keine gesamthafte, häuserweite Übersicht über den Status der Einweisungen. Demensprechend hoch war unser Rechercheaufwand bei Prüfungen oder Audits“, beschreibt Andreas Hlavac den Status quo vor der Implementierung des neuen Kompetenzmanagementtools. Er verantwortet den IT-Bereich betriebswirtschaftliche Systeme der Tirol Kliniken und war maßgeblich an der Entwicklung und Einführung des zentralen Dokumentationstools für Geräteeinweisungen beteiligt.

Zentrale Dokumentation

Nach eingehender Evaluierung der Anforderungen entschied sich das Management für den Business Case Kompetenzmanagement aus dem Katalog mobiler Anwendungen für Instandhaltung und Technik, kurz Maint, von Snap Consulting. Eigens entwickelt, um Kompetenzen in Organisationen effizient zu erfassen und zu organisieren, zeichnet sich die Applikation durch bedingungslose Lauffähigkeit in allen SAP-Systemlandschaften aus, egal ob in alten ERP-Umgebungen oder in der neuen S/4-Welt.

Damit war ein zentrales Dokumentationstool für rechtskonforme Einweisungen mit elektronischem Bestätigungsworkflow verfügbar. Doch bei den Tirol Kliniken wollte man mehr. Um den administrativen Aufwand gering zu halten, sollten Kataloge zu unterschiedlichen Schulungsthemen erstellt werden. Diese sollten zentral administrierbar sein und von den Auszubildenden einsehbar sein. Auf Basis einer gemeinschaftlichen Entwicklung wurden die Kosten geteilt und die gewünschten Workflows stehen im nächsten Produktupdate von Snap Maint auch anderen Kunden zur Verfügung.

Auf die sechs Monate dauernde Implementierung und eine viermonatige Pilotphase folgte der Roll-out auf alle Einrichtungen. Und die Tirol Kliniken haben die Funktionalität der Anwendung für sich weiter ausgebaut. „Mittlerweile wickeln wir auch Einschulungen von Softwaresystemen und verpflichtende Schulungen wie Datenschutz, Hygiene, Zytostatika, also solche, die nicht dem Medizinproduktegesetz unterliegen, damit ab. Und wir haben auch unsere hauseigene E-Learning-Plattform eingebunden“, erklärt IT-Manager Hlavac. Nach 18 Monaten in Betrieb sind im neuen Kompetenzmanagementsystem 160.000 Einweisungsmeldungen rechtssicher dokumentiert und jederzeit zentral abrufbar.