Das Beste aus der S/4-Conversion mit Lizenzoptimierung

Damit der Umstieg gelingen kann, müssen Unternehmen einige Aspekte berücksichtigen. Für viele Unternehmen bedeutet ein Umstieg auf S/4 Hana einen Meilenstein und wichtigen Bestandteil ihrer digitalen Transformation. Wer mit einem Wechsel auf S/4 noch zögert oder Probleme bei der Umsetzung der Migration hat, bekommt die Folgen bereits deutlich zu spüren. Denn seit sechs Jahren bringt SAP keine Innovationen mehr in die Business Suite. Und ab 2027 wird SAP die alten SAP-Systeme gar nicht mehr unterstützen.

Hierfür hatte SAP im Jahr 2021 die Initiative Rise with SAP vorgestellt, die dabei helfen soll, in die Cloud umzusteigen und dabei Geschäftsprozesse umzugestalten. Mit der Vorstellung von Joule, einem KI-basierten Assistenten, erhöhten die Walldorfer im Herbst 2023 nochmals den Druck auf ihre Kunden. Denn Joule ist nur für das Cloud-Enterprise-Portfolio bestimmt. So dürfen sich Anwender von S/4-Hana-Cloud, Public Edition, im Frühjahr 2024 auf neue KI-Funktionen freuen. On-prem-Kunden bleibt das Angebot vorenthalten.

Soll der Umstieg gelingen und auch finanziell nicht aus dem Ruder laufen, müssen Unternehmen vorab einige Aspekte berücksichtigen. Im Vordergrund steht dabei ein umfassendes und präzises Verständnis des bestehenden ECC-Lizenzbestands, um zu wissen, welche S/4-Lizenzen danach benötigt werden.

Nur so lassen sich Lizenzen optimieren und unproduktive Shelfware kann endlich aussortiert werden. SAP bietet den Anwendern an, den „alten“ ECC-Lizenzbestand in die richtigen S/4-Lizenzen umzuwandeln und sich dafür bis zu 100 Prozent SAV (SAP Application Value) anrechnen zu lassen. 

SAP-Systeme haben bekannterweise eine komplexe und vielschichtige Lizenzstruktur. Es gibt verschiedene Lizenztypen, zum Beispiel Nutzerlizenzen oder Engines, Packages sowie Line-of-Business-Produkte (LoB) für bestimmte Anwendungen. Darüber hinaus stellt die autorisierungsbasierte Lizenzierung (Abap Authorization Concept) SAP-Admins vor neue Probleme. Auf der Grundlage dieses Berechtigungskonzepts weist der Administrator den Benutzern Berechtigungen zu, die festlegen, welche Aktionen ein Benutzer im SAP-System ausführen darf, nachdem er sich am System angemeldet und authentifiziert hat. Diese Informationen sind wichtig für die Lizenzoptimierung, um die Nutzung zu messen und den zukünftigen SAP-Lizenzbedarf zu kalkulieren.

Bei vielen S/4-Migrationsprozessen kommt leider Lizenzoptimierung viel zu kurz, dabei geht es bei SAP meist um Investitionen in Millionenhöhe. Oft mangelt es an internen Ressourcen und Know-how, sich mit diesem strategischen Thema adäquat zu beschäftigen. Eine S/4-Migration lässt sich nun mal nur sehr schwierig bis gar nicht rückgängig machen. Eine „schlechte“ Migration wird daher geplante Kosten weit übertreffen und länger dauern.

Mit unserer Lösung USU-Software-Asset-Management unterstützen wir SAP-Anwender bei der Migration auf S/4, indem wir: Shelfware identifizieren und gegen S/4-Produkte eintauschen; gering genutzte Lizenzen identifizieren und diese Ressourcen auf andere Benutzer oder Systeme umverteilen; Lizenzen managen und sicherstellen, dass alle Nutzer die richtigen Berechtigungen haben; Kunden auf Audits vorbereiten und helfen, Compliance sicherzustellen; Prozesse optimieren, wie Softwarebereitstellung, Lizenzverfolgung und Berechtigungsabgleich; Systeme in der SAP-Cloud hoch- oder herunterskalieren und die Flexibilität erhöhen; und Prozesse automatisieren.

Durchschnittlich mehr als 10 Prozent Einsparungen durch Lizenzoptimierung erzielen – das ist für viele Unternehmen ein sechsstelliger Betrag! Obwohl SAP in der Cloud per se viele Vorteile bietet, gibt es gute Gründe, weshalb Unternehmen mit dem Einsatz eines Lizenzmanagement- und -optimierungstools noch besser aufgestellt sind. Software Asset Management erlaubt SAP-Anwendern, wertvolle Zeit und teure SAP-Lizenzen effizienter zu nutzen, Softwarekosten zu reduzieren und Compliance-Risiken zu minimieren.