FUE: Abschätzung für neue Rise-with-SAP-Verträge

Bei Rise with SAP werden die SAP-Lizenzen nicht mehr erworben, sondern gemietet (Subscription). Die Kunden erwerben also nicht mehr ein Nutzungsrecht auf Lebenszeit, sondern nach der Vertragslaufzeit erlöscht das Nutzungsrecht schlagartig, oder Sie müssen einer Vertragsverlängerung zu gegebenenfalls geänderten Konditionen abschließen.

Schaut man sich die Struktur der zukünftigen Kosten (Miete pro Jahr) an, so fällt auf, dass nach wie vor die User-Lizenzen die größte Einzelposition darstellen. Allerdings mietet man nicht mehr einzelne User-Lizenztypen, sondern sogenannte Full Use Equivalents (FUEs). Das ist auf den ersten Blick eine Erleichterung, da man vor der Nutzung nicht die genaue Anzahl der einzelnen User-Lizenz-Typen schätzen muss. Auf den zweiten Blick muss man aber immer noch abschätzen, wie viele FUEs man in Zukunft pro Jahr nutzen wird. Das ist genauso schwierig wie früher bei R/3 (ECC) oder S/4 (On-prem).

User-Lizenztypen

In der Cloud gibt es vier User-Lizenztypen, die unterschiedliche Lösungsfunktionen zugewiesen sind:

• SAP S/4 Hana für Advanced Use: Der Benutzer, dem diese User-Lizenz zugeordnet worden ist, darf, wie damals der Professional User, alle Lösungsfunktionen nutzen.
• SAP S/4 Hana für Core Use: Ist vor allem für Sales- und Service-Organisationen interessant. Benutzer, dem diese User-Lizenz zugeordnet worden ist, darf die Lösungsfunktionen eingeschränkt nutzen. Vor allem darf er keine Lösungsfunktionen aus dem Bereich Finance nutzen.
• SAP S/4 Hana für Self-Service-Use: Diese User-Lizenz ist die eingeschränkteste. Allerdings erlaubt sie den lesenden Zugriff und mit ihr dürfen Genehmigungen erteilt werden. Besonders für das produzierende Gewerbe ist dieser User-Lizenztyp interessant.
• SAP S/4 Hana für Developer-Use: Der Benutzer, dem diese User-Lizenz zugeordnet worden ist, darf die Entwicklerwerkzeuge nutzen.

Die Grafik zeigt, wie FUEs berechnet werden. Wie man sehen kann, kommt es nach wie vor darauf an, die SAP-Core-Nutzung jedes einzelnen Benutzers zu klassifizieren. Es stellt sich die Frage, wie man an die ausreichende Anzahl von FUEs kommt, um seine zukünftige Rise-with-SAP-­Cloud-Umgebung zu betreiben.

SAP S/4 Hana Cloud Licensing. Licensing user access to digital core via full usage equivalents. (Quelle: SAP)

Guido Schneider, SLC365: Was hältst du, Myrja, von der Idee, seinen bisherigen User-Lizenz-Bestand eins zu eins über eine Tabelle umzusetzen? Also zum Beispiel eine Professional-User-Lizenz für ein FUE?

Myrja Schumacher, Honico: Wer zu viel Geld hat, kann das so machen. Vor der Migration sollte man sich von jedweder Shelfware lösen. Eine mögliche Überlizenzierung würde man in der Cloud fortführen. Wer in ECC noch nutzungsbasiert vermessen wurde, könnte in Zukunft bei S/4 Hana nach Berechtigungen vermessen werden; wer sich damit nicht schon vorher beschäftigt, könnte gegebenenfalls in große Compliance-Konflikte kommen.

Gudio Schneider: Das sehe ich auch so, das ist keine gute Idee. Man sollte beim Wechsel in die Cloud die Chance nutzen, nicht mehr benötigte Lizenzen nicht in die neue Landschaft zu übernehmen. Nun bietet die SAP einen kostenlosen Service an, um den Bedarf und damit die Anzahl der FUEs zu ermitteln. Was hältst du denn vom „S/4 Hana Trusted Authorization Review“, also dem Star-Service der SAP, und würdest du diesen empfehlen?

Myrja Schumacher: SAP hat mit dem Star-Service erstmals ein eigenes Lizenzregelwerk auf Basis von Berechtigungsobjekten in Form einer Excel publiziert. Dieses könnte in Zukunft die Basis eines SAP-Remote-Audits bilden. Ist aber in vielerlei Hinsicht, nennen wir es vorsichtig, „unscharf“. Ein SAP_ALL-User wird fälschlicherweise als „Functional Use“ klassifiziert, weil das Star-Regelwerk keine Unter-Profile kennt. Wenn der Aufruf über Engine-­Funktionalität stattfindet, klassifiziert SAP häufig eine Use-Lizenz. Das ist inkonsistent zur SAP-Preisliste: Erst wenn tatsächlich außerhalb einer Engine Core-Funktionalität genutzt wird, ist eine User-Lizenz notwendig. Aus diesen Gründen sollte man nicht zu 100 Prozent auf den Star-Service vertrauen. S/4 Hana Trusted Authorization Review (Star) berechnet sowohl zu teure als auch zu günstige User-Lizenztypen.

Gudio Schneider: Gibt es auch eine Möglichkeit, diese S/4-Hana-Trusted-Authorization-Review-Klassifizierung ohne die SAP durchzuführen? Und, wenn ja, was wären die Vorteile?

Myrja Schumacher: Diese Möglichkeit gibt es. Man kann den Star-Service auch ohne die Unterstützung der SAP über den Hinweis (me.sap.com/notes/3113382) nutzen. Das Ergebnis ist die Klassifizierung der Rollen, allerdings mit allen Nachteilen wie oben beschrieben. Dann muss man das Systemvermessungsprogramm (Transaktion USMM) starten, die entsprechenden Preislisten auswählen und die entsprechenden Lizenzmaterialien manuell zuordnen. Die USMM ermittelt den benötigten Lizenztyp anhand der vorhandenen Rollen-Klassifizierungen. Voraussetzung dafür ist, dass im User-Stamm kein Lizenztyp eingetragen ist (SU01). In der LAW werden die einzelnen Account-Lizenzen konsolidiert. Anschließend erfolgt die manuelle Ermittlung des FUE-Bedarfs entsprechend den Gewichtungsfaktoren, siehe oben.

Gudio Schneider: In meinem E3-Artikel (Nutzungs- versus berechtigungsbasierte User-Lizenzvergabe, Februar 2024, Seite 18) ist zu lesen, dass ich der berechtigungsbasierten User-Lizenzvergabe kritisch gegenüberstehe. Daran ändert auch die Umrechnung in FUEs nichts. Demnach sollte man für die Bestimmung der FUE-Anzahl ein Tool verwenden, welches auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung unter ECC den zukünftigen Lösungsfunktionen in S/4 automatisiert zuweist und somit den Lizenzbedarf simuliert. Mit diesem Ergebnis schaut man dann in die SAP-Preis- und -Konditionenliste (PKL) und schaut nach der nächsthöheren Rabattstufe. In vielen Fällen macht es kaufmännisch Sinn, die Anzahl der FUEs der nächsthöheren Rabattstufe zu mieten, da dies auf der einen Seite kostengünstiger ist und auf der anderen Seite zukünftige Nutzungsänderungen mit abfangen kann. Was hältst du von dieser Methode?

Myrja Schumacher: Ich stehe mittlerweile der berechtigungsbasierten Vermessung nicht mehr ganz so ablehnend gegenüber. In ECC hat berechtigungsbasierte Vermessung nichts zu suchen, da bin ich völlig deiner Meinung. Ich stimme dir zu, dass ich bisher noch in keinem Vertrag eindeutig gelesen habe, dass in S/4 auf Basis der Berechtigungen zu lizenzieren sei. Es besteht allerdings die Gefahr, dass SAP seine Vermessungstools mehr und mehr auf Basis der vorhandenen Berechtigungen ausrichtet. Um darauf vorbereitet zu sein, macht es Sinn, das bestehende Berechtigungskonzept aus Lizenzsicht zu untersuchen. Welches Berechtigungsobjekt wird überhaupt genutzt, was macht diese Rolle zu einem Advanced-Use-Typ? Oft ist es nur ein einziges Berechtigungsobjekt, das die Rolle verteuert, herauszufinden, ob dieses Objekt überhaupt genutzt wurde und von wem, das ist die Kunst!

Mit einem Tool kann die Nutzung der Berechtigungsobjekte innerhalb der Rollen gemonitort und die Rollen entsprechend angepasst werden. Dies könnte sich auch auf die Nutzungsart der Rollen auswirken, indem beispielsweise eine Rolle von „Advanced“ auf „Core“ herabgestuft wird, was dann den FUE-Verbrauch verringert. SAM-Tools können unterschiedliche Szenarien für den SAP-­Bestandskunden simulieren und dann automatisiert die besten Ergebnisse zurückschreiben. Ein Tool, wie Dynamic License Control von Honico, ist auch in der Lage, automatisiert Inkonsistenzen zwischen der Engine-Nutzung und der User-Klassifizierung aufzulösen. Auch reichen Transaktionen für die Zukunft nicht mehr aus, Fiori-Applikationen werden mehr und mehr genutzt, diese muss man tracken, das geht natürlich auch mit einem SAM-Tool am besten. Wenn man all das für sich analysiert hat und auch weiß, wo das Unternehmen in der Zukunft hinsteuert, dann ist der Einsatz der nächsthöheren Preisstufe oft sinnvoll, siehe oben.

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