Daten und Prozesse: Verlässlich und schlank

Komplexe Entscheidungsprozesse in einem dynamischen Umfeld sind heute quasi der Alltag für Organisationen. Auch Finanzabteilungen durchlaufen einen Wandel, wobei das Rechnungswesen eine Schlüsselposition einnimmt.

Nur die fortlaufende Optimierung und Digitalisierung der Prozesse kann hier zum gewünschten Ergebnis führen. Die Rolle der Finanzabteilungen in Unternehmen hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert.

CEOs, CIOs sowie Vertriebs- und Marketingleiter erwarten von ihren CFOs und deren Teams fundierte Analysen und Entscheidungsgrundlagen, um zur Wertschöpfung beizutragen – möglichst in Echtzeit.

Nur so kann das Wachstum von Unternehmen in der heutigen global vernetzten und hochdynamischen Geschäftswelt nachhaltig unterstützt werden. Ein Ende dieser Entwicklung ist nicht abzusehen.

In einer weltweiten KPMG-Studie gingen 2016 63 Prozent der befragten CEOs davon aus, dass die Funktion des CFOs in den nächsten drei Jahren weiter an Bedeutung gewinnen wird – auch im Vergleich zu anderen Positionen im C-Level-Management.

Ganz oben auf der Agenda steht daher die Optimierung der Geschäftsprozesse mithilfe moderner Technologien. Dies habe für 70 Prozent der befragten CEOs den größten Effekt auf die zukünftige Rolle der CFOs.

41 Prozent wünschen sich von ihrem CFO die nötige Aufmerksamkeit für Details und Prozesse. Bestehende Prozesse müssten sich jederzeit schnell an neue Anforderungen anpassen lassen und sollten Fehlerquellen eliminieren, die durch Medienbrüche entstehen.

Verantwortliche für das Rechnungswesen können hier entscheidende Beiträge leisten. So gilt es, jederzeit fehlerfreie Transaktionen und Abschlüsse sowie aussagefähige Analysen zu gewährleisten.

Dafür sollten die zugrunde liegenden Daten wie Forderungen und Verbindlichkeiten in Echtzeit vorliegen und korrekt sein. Finanzabteilungen stehen speziell zum Monatsabschluss unter starkem Druck, alle Transaktionen rechtzeitig und akkurat zu verbuchen.

In diesem Kontext ist neben dem Zeitfaktor das „First-time-right“-Prinzip für die Datenerfassung von großer Bedeutung. Schließlich zieht mangelhafte Datenqualität durch fehlerhafte oder deutlich verzögerte Geschäftsprozesse hohe indirekte Kosten sowie erhöhten Korrekturaufwand nach sich.

Wie lassen sich diese Herausforderungen also meistern? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Optimierung und Standardisierung sowie einer weitgehenden Automatisierung der SAP FI/CO-Prozesse – auch der im Rechnungswesen.

Es geht hierbei um die zeitgerechte Erfassung der Daten in höchster Qualität, die Prozessautomatisierung, die Verarbeitung von Massendaten sowie die Berichterstellung. Die meisten Ansätze für die Automatisierung von SAP-Prozessen sind jedoch wenig flexibel und stark abhängig von IT-Ressourcen.

Gefragt sind daher Systeme, die höchste Akzeptanz durch die Benutzer genießen und den Einsatz von i. d. R. nicht auditierbaren „Umgehungslösungen“ vermeiden. Bewährt hat sich hier die Plattform für Application-Data-Management (ADM) von Winshuttle, die seit Jahren bei renommierten Kunden zum Einsatz kommt. Zwei praktische Beispiele veranschaulichen deren Mehrwert.

Maersk Line: plus 15 Prozent Produktivität

Maersk Line ist die weltweit größte Con­tainerschiff-Reederei. Jedes Mal, wenn ein Schiff in einem Hafen anlegt und Container ausliefert, werden Rechnungen erstellt und Lieferanten bezahlt. All die dabei generierten Transaktionsdaten werden mit der kaufmännischen Software SAP ERP 6.0 Financials verwaltet.

Für jeden finanziellen Transaktions-Code müssen die Mitarbeiter individuelle Daten eingeben. Anfangs vertraute Maersk auf die manuelle Konfiguration und Verbuchung. Dieses Prozedere war arbeits- und zeitaufwändig sowie fehler­anfällig, also kostspielig.

Im Laufe der Zeit wurden die Eingabeprozesse in verschiedenen Ländern lokalisiert, wodurch die Kosten weiter stiegen und die Anzahl der Fehler im System zunahm.

Zur Lösung des Problems setzte Maersk zunächst auf die Nutzung von Microsoft Access und Excel-Makros. Dies bedeutete schon bald, mehr als 2000 Skripte und Vorlagen zu pflegen, was erhebliche Verwaltungs- und Compliance-Probleme nach sich zog.

Maersk implementierte schließlich die ADM-Plattform von Winshuttle. Damit verwenden die Mitarbeiter das ihnen vertraute Excel für die Dateneingabe. Dies minimiert die bei der Datenerfassung direkt in SAP häufig auftretenden Fehl- und Verlegenheitseingaben.

Die Plattform regelt den Transfer der Daten an SAP und übernimmt dabei auch deren Validierung, noch bevor sie Eingang in SAP finden. Zudem konnte das IT-Team von Maersk die Prozesse mit Vorlagen und Workflow-Anwendungen standardisieren und nicht verwaltete Makros entfernen – ein wichtiger Beitrag zur Compliance und zur Verfügbarkeit des Systems.

Mithilfe der Plattform konnte Maersk Fehler und den dadurch erforderlichen Korrekturaufwand erheblich reduzieren. Zudem ließ sich bei Transaktionen wie der Buchung von Zahlungseingängen (F-28) und dem Ausgleich von Zahlungen (F-32) eine Zeitersparnis von 90 Prozent je Vorgang realisieren.

Maersk schätzt die erzielte Produktivitätssteigerung der Finanz- und Buchhaltungsteams auf insgesamt zehn bis fünfzehn Prozent. Das Unternehmen konnte dank der erfolgreichen Prozessoptimierung 50 Vollzeitmitarbeiter für Projekte abziehen, in denen sie ihre Fachkenntnisse zielführender einbringen können.

Schnellecke beschleunigt Beleghandling

Will man die Prozesse im Rechnungswesen optimieren, stellen die von externen Stellen eingehenden Dokumente, deren Daten­struktur nicht beeinflussbar ist, eine spezielle Herausforderung dar. Dies gilt insbesondere für papierbasierte, aber auch für digital eingehende Dokumente wie Eingangsrechnungen.

Deren Bearbeitung birgt vor allem bei vollständiger SAP-Integration viel Potenzial zur Kostensenkung. Ein zentralisiertes Rechnungs-Management empfiehlt sich gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten.

Hier kommen die Softwarelösungen des Winshuttle-Partners WMD Group zum Tragen. Auf dieser Grundlage lässt sich ein Kosten- und Erlöscontrolling installieren, das die Transparenz im Rechnungswesen erhöht. So können für die Kreditorenbuchhaltung die SAP-Module MM (Bestellung) und FI (Rechnung) verknüpft und Freigabeprozesse bis auf die Positionsebene von Rechnungen eingerichtet werden.

Dank der Automatisierung kann der Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung (Procure to pay = P2P) beschleunigt werden. Basierend auf den Lösungen der WMD Group hat etwa die Schnellecke Logistics, ein in 15 Ländern tätiger Logistikdienstleister für die Automobilindustrie, ihr Beleghandling entscheidend optimiert.

Laut Bernd Grimm, Senior Manager IT bei Schnellecke, konnten die Prozesse um den Faktor vier beschleunigt werden.

Dazu Grimm:

„Die Verkleinerung unseres Teams durch Mutterschutz und Altersteilzeit konnten wir so erfolgreich ausgleichen.“

Liegen Rechnungen nicht elektronisch vor, müssen sie zunächst gescannt und in digitale Belege umgewandelt werden. Gehen sie auf elektronischem Wege ein, werden rechnungsrelevante Informationen automatisch erkannt und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen sowie plausibilisiert. Anschließend kann der Freigabeprozess angestoßen werden. Dank durchgängiger P2P-Prozesse lassen sich Rechnungsprüfungen so wesentlich schneller durchführen.

Fazit

Datenerfassung, -qualität und Belegverarbeitung lassen sich mithilfe geeigneter Technologien optimieren. So können Organisationen die Effizienz und Transparenz der Prozesse in ihrem Rechnungswesen deutlich steigern.

Damit werden dank des minimierten Korrekturbedarfs wertvolle Ressourcen geschont und fundierte Entscheidungen können schneller getroffen werden. So lassen sich deutliche Wettbewerbsvorteile sichern.