S/4 Finance @ Azure

Die Alegri International Group ist eines der großen IT-Beratungsunternehmen für Microsoft und SAP, Managed Services und Internet of Things in der deutschsprachigen SAP-Community. Nun stellte sich das Unternehmen der Herausforderung: eine Finanzbuchhaltung und ein Berichtswesen für die Zukunft zu schaffen.

Das bisher eingesetzte Legacy-System wurde den gestiegenen Anforderungen eines internationalen Konzerns nicht mehr gerecht. Es war nun ein Berichtswesen gefordert, das sowohl länderübergreifend unterschiedliche Buchungskreise wie auch einzelne Kostenstellen und Profitcenter in der gebotenen Granularität darstellen kann.

Aufgrund der stetig zunehmenden Agilität des Beratungsgeschäfts bestand auch der dringende Wunsch nach einem Ad-hoc-Reporting.

„Um die Finanzströme zu optimieren und jederzeit eine belastbare Vorhersage in die Zukunft liefern zu können, waren die herkömmlichen Monatsabschlüsse nicht mehr ausreichend“

erläutert Gregor Emhart, CFO der Alegri International Group. Die Lösung: Einführung von S/4 Finance.

Aufgrund der im Haus vorhandenen SAP-Kompetenz, der Partnerschaft mit SAP und der von SAP avisierten Funktionalität entschied sich Alegri nach einer Auswahl im Herbst 2015 für das neue S/4 Finance.

„Wenn wir den Wechsel von einem Legacy-System zu einem modernen ERP-System durchführen würden, dann wollten wir das Projekt auch mit der aktuellsten Version von SAP starten“

so CFO Gregor Emhart.

„In erster Linie hat mich die Möglichkeit der Reduktion der Time-to-close interessiert.“

Ein weiterer Vorzug ist zudem die Harmonisierung zwischen FI und CO und somit eine deutlich vereinfachte und reduzierte Abstimmung zwischen diesen Bereichen. Diesen Vorteil wollte Alegri bei der Neueinführung von S/4 Finance gleich etablieren, sodass das Backoffice von Alegri sofort die höhere Effizienz nutzen kann.

„Wir sind sehr schlank aufgestellt und somit ist eine hohe Produktivität für uns essenziell“

führt Gregor Emhart weiter aus.

Da es sich bei Alegri um eine Neueinführung von S/4 Finance handelte, konnten die Prozesse gleich entsprechend eingeführt werden. Hier hatte Alegri den Vorteil gegenüber einem Bestandskunden der SAP, bei dem die entsprechenden Prozesse erst umgestellt und geschult werden müssen.

Nach einer kurzen und intensiven Blueprint-Phase waren die Prozesse in ihren Grundzügen definiert und es konnte an die Realisierung gehen. Hier wurde aufgrund der langjährigen Erfahrung und Zusammenarbeit mit Microsoft der Cloud-Ansatz mit Microsoft Azure gewählt. Alegri ist dabei weltweit eines der ersten Unternehmen, die diese Kombination erfolgreich fahren.

Die Hana-Datenbank läuft jeweils auf virtualisierten Servern mit Suse SLES for SAP, die Applikationsserver und der Solution Manager auf einem Server mit Microsoft Windows Server.

Die Zusammenarbeit der Systeme wurde durch die unterschiedlichen Betriebssysteme nicht beeinträchtigt. Bei den hin und wieder anfallenden administrativen Tätigkeiten musste natürlich Know-how für beide Betriebssysteme vorhanden sein.

Da Alegri Microsoft- und SAP-Kompetenzen im Haus hat, war das kein Problem. Hana erwies sich als robuste und wartungsarme Datenbank – und einige beispielhaft angelegte Reports konnten die Leistungsfähigkeit auf eine beeindruckende Art und Weise aufzeigen.

„Unser anfänglicher Gedanke, dass wir noch ein Business Warehouse zur Auswertung benötigen könnten, konnte somit gleich wieder ad acta gelegt werden. Auch wenn sich im Laufe der Zeit die Datenmenge noch erhöhen wird, sind diese Auswertungen performant genug, um mir in kürzester Zeit Daten zu liefern, die ich aus unserem Altsystem bestenfalls über Nacht bekommen habe“

erklärt Gregor Emhart weiter.

Beeindruckend ist darüber hinaus, dass Änderungen an den Reports sofort umgesetzt werden können und keine ETL-Prozesse zu beachten sind.

„Seit der Umstellung auf S/4 Finance habe ich im Controlling volle Transparenz auf Knopfdruck. Die Geschäftsführung kann Entscheidungen aufgrund zeitnaher Informationen schneller treffen. Darüber hinaus kann ich auch der nächsten Wirtschaftsprüfung gelassen entgegensehen“

resümiert Gregor Emhart das interne Projekt.