SAP-Rollout Chile

Mit dem Unternehmenszukauf in Santiago de Chile verfolgte der Nahrungsmittelhersteller Brüggen das Ziel, zukünftig Müslis und Cerealien für den südamerikanischen Markt vor Ort zu produzieren.

Um das Unternehmen in die Organisationsstruktur von Brüggen einzugliedern, war es erforderlich, vor Ort eine SAP-Landschaft aufzubauen und in die bisherige SAP-Struktur einzubinden. Für Brüggen ist es der erste Standort in Südamerika. Weitere Werke befinden sich in Wilga (Polen) und Thiers (Frankreich).

Gelungene Expansion

Wegen der spezifischen legalen Anforderungen in Chile wurde cbs damit beauftragt, das Projekt zu unterstützen. Das Projektteam musste die Besonderheiten der elektronischen Rechnungslegung in Chile beachten.

Vor allem sollte das Team dafür sorgen, ein reibungsloses Reporting zu einem Electronic-Invoicing-Unternehmen herzustellen. Dieses Unternehmen muss nach chilenischem Recht die erforderliche Korrespondenz mit den Steuerbehörden übernehmen.

cbs hat in Lateinamerika bereits mehr als 100 SAP-Projekte erfolgreich umgesetzt und Lösungen für Produktions- und Vertriebsstandorte geschaffen. Das Beratungsunternehmen hat dabei gelernt, mit kulturellen und rechtlichen Besonderheiten vor Ort umzugehen. cbs konnte Brüggen deshalb optimal dabei begleiten, eine funktionierende inte­grierte IT-Landschaft in Chile aufzubauen.

Dafür musste das Projektteam auf der Kundenseite zunächst einmal grundlegendes SAP-Know-how aufbauen. Die Mitarbeiter vor Ort hatten bis dahin lediglich mit SAP Business One und Microsoft Excel gearbeitet und waren nicht im Umgang mit SAP geschult.

Doch nicht nur der Aufbau einer modernen SAP-Struktur und die Anbindung an das globale Brüggen-System waren Ziele des Projektes. Erstmals sollten auch Ist-Kosten in der Produktion ausführlich erfasst werden.

„Das neue System soll uns dabei helfen, unsere Kosten genau zu definieren“

sagt Brüggen-Projektleiter Axel Schrader.

„Es hat deshalb auch Modellcharakter für unsere anderen Standorte in Polen, Frankreich und Deutschland.“

Die Kosten im Blick

In einem Kick-off Meeting in Lübeck hat das Projektteam ausführlich analysiert, welche Prozesse über das neue Template abgebildet werden sollten. Zudem wurden Besonderheiten erörtert, die für das Electronic Invoicing in Chile gelten. Da­raufhin begann das Projektteam mit der Entwicklung eines ersten Prototyps.

Regelmäßig wurden Fit-Gap-Analysen durchgeführt, um zu überprüfen, ob das Template auch die gewünschten Unternehmensabläufe abbildet. Der Prototyp wurde dann in Deutschland weiter angepasst und schließlich in einem Integrationstest anhand eines klar definierten Arbeitsprozesses überprüft.

Schließlich fand ein ausführlicher User Acceptance Test statt. Die Brüggen-Mitarbeiter vor Ort nutzten und testeten das System und vergewisserten sich, ob es auch den realen Anforderungen in der Praxis entspricht.

Das schon bestehende Brüggen-Template wurde von Brüggen selbst ausgerollt. cbs war für das landesspezifische Know-how und die legalen Anforderungen zuständig. So galt es zu analysieren, wie sich die legalen Anforderungen mit dem bestehenden Template abbilden lassen, und nachfolgend das Template punktuell zu erweitern.

In verschiedenen Schulungen hat das Projektteam den Mitarbeitern vor Ort wesentliche SAP-Funktionalitäten vermittelt. Ein besonderer Fokus lag auf den neuen Funktionen des Electronic Invoicing.

Die Anbindung an den externen Dienstleister für das Electronic Invoicing erfolgte über das E-Document Framework, das das Projektteam im SAP ERP umgesetzt hat. Als Middleware nutzte das Projektteam SAP Process Integration (SAP PI), das den Austausch zwischen SAP und fremden Systemen ermöglicht.

Ist-Kosten sind eine wichtige Größe in der Steuerung von Unternehmensprozessen. Welche Kosten sind tatsächlich angefallen? Wie weit weichen sie von der ursprünglichen Kalkulation ab?

Um eine genaue Analyse der Ist-Kosten zu ermöglichen, hat das Projektteam im System das Modul Material-Ledger mit Actual Costing angelegt und den Transfer der Werte in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung CO-PA organisiert.

Nun kann Brüggen Marktsegmente, die nach Produkten, Kunden, Aufträgen oder einer Kombination daraus klassifiziert werden, im Hinblick auf ihren Deckungsbetrag im Unternehmen auswerten. Mit dem Material-Ledger können zudem Materialbestände in mehreren Währungen und Bewertungen geführt werden.

SAP-Know-how neu aufbauen

Zudem galt es, insbesondere Mentalitätsunterschiede zwischen deutscher und chilenischer Arbeitsweise zu beachten und zu überbrücken. Fachlich war für das Projektteam insbesondere der Aufbau des Electronic Invoicing herausfordernd.

Für den Rechnungsverkehr wird in Chile nicht ein einziges Dokument verwendet, sondern es werden gleich ein halbes Dutzend genutzt. Um jedes Dokument verarbeiten zu können und dies stets richtig auszusteuern, musste der Template-Prozess im SD an die lokalen Spezifika angepasst werden.

Hier war die Entwicklungskompetenz von cbs für die notwendigen Schnittstellen und Formulare gefragt, die beim Aufbau von neuen Systemlinien in den amerikanischen Ländern erforderlich ist.

Vor der Übernahme des chilenischen Standorts durch Brüggen waren die Vorgänge dort nicht in ausreichendem Maße standardisiert. Für die meisten Prozesse nutzten die Mitarbeiter bisher SAP Business One und Microsoft Excel.

Dort waren auch wichtige Daten festgehalten, die zum Beispiel die Produktion betrafen. Hier galt es, einen Bewusstseinswandel anzuschieben und die Mitarbeiter für die neue Arbeit zu sensibilisieren.

Als zusätzliche Schwierigkeit kam hinzu, dass die Mitarbeiter ein bereits etabliertes System aus Deutschland nutzen mussten. Gleichzeitig sollte die Integration des Werks in Santiago de Chile möglichst schnell erfolgen und Template-Prozesse angewendet werden. Da Brüggen nicht der alleinige Gesellschafter des neuen Unternehmens ist, war die Verfügbarkeit von Daten und Informationen zusätzlich beeinträchtigt.

Das Projektteam wusste mit all diesen komplexen Anforderungen umzugehen und hat den SAP-Rollout souverän umgesetzt. Die Experten haben das eDocument Framework und SAP PI erfolgreich implementiert und die Komplexität des Projekts zu jeder Zeit beherrscht. Der Austausch mit dem Electronic-Invoicing-Anbieter funktionierte schon nach kurzer Zeit reibungslos.

Alle Informationen an einem Ort

Trotz des großen Zeitdrucks wurde das Projekt in vier Monaten und in budget umgesetzt. Das neue Unternehmen wurde erfolgreich in die vorhandene SAP-Struktur von Brüggen integriert. Dabei wurden die legalen Besonderheiten zu hundert Prozent im System umgesetzt.

cbs konnte hierbei seine tiefe Südamerika-Expertise aus zahlreichen Projekten auf dem Kontinent einbringen. Der Austausch mit den Behörden über den Drittanbieter für Electronic Invoicing funktioniert reibungslos.

„Dass wir nun auch in Chile dasselbe System nutzen wie an unseren anderen Standorten, ist für uns ein großer Effizienzgewinn“

sagt Brüggen-Projektleiter Axel Schrader.

„Wir haben über die Anwendungskomponente Material-Ledger jetzt zu jeder Zeit unsere Ist-Kosten im Blick“

ergänzt der Verantwortliche.

Brüggen ist so zufrieden mit der Einführung des neuen Systems in Chile, dass auch in Deutschland überlegt wird, eine Lösung mit entsprechenden Funktionalitäten einzusetzen.

Mit dem Rollout ist der Start der Dependance in Südamerika erfolgreich gelungen. Die besondere Herausforderung, die Mitarbeiter vor Ort an die neue Arbeitsweise heranzuführen, ist geglückt. Brüggen kann nun mit einem voll funktionsfähigen SAP-System auch in Chile agieren.

Die Arbeit mit SAP ist dort inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Zudem hat das Unternehmen nun einen besseren Überblick über seine Kosten und besitzt die Möglichkeit, frühzeitig steuernd einzuwirken.

Fazit:

Mit dem voll integrierten neuen Produktionsstandort ist es Brüggen nun möglich, die lokalen Wertschöpfungspotenziale im südamerikanischen Cerealienmarkt optimal zu nutzen.