Stilllegung von SAP-Anwendungen

Seit jeher waren Unternehmen interessiert daran, SAP-Systeme stillzulegen, sobald diese nicht mehr ständig für die Unternehmensprozesse zur Verfügung stehen müssen. Eine Stilllegung geht immer einher mit der Erwartung einer Kostensenkung: Betriebs- und Lizenzkosten können eingespart werden.

Zum Beispiel bei Firmen- und Firmenteilverkäufen oder bei Unternehmensumstrukturierungen. Aber auch beim Wechsel von R/2 nach R/3 respektive ERP ECC – oder jetzt verstärkt beim Wechsel auf das Hana-basierte S/4.

Wird ein Altsystem durch eine neue Systemumgebung auf der Basis eines Greenfield-Ansatzes ersetzt, besteht praktisch immer die Notwendigkeit, bestimmte Daten nach der Systemstill­legung weiter aufzubewahren und für diverse Analysezwecke bereitzustellen.

Aus Gründen einer Steuerprüfung, von Sozialversicherungsprüfungen, internen Audits sowie Datenanalysen, der Produkthaftung und anderes mehr.

Die Festlegung, welche Daten aus einer Datenbank und/oder einem Archivsystem im Detail nach einer SAP-Systemstill­legung weiterhin verfügbar sein müssen, ist eine durchaus anspruchsvolle Aufgabe.

In aller Regel ist für ein derartiges Projekt in einem Unternehmen ein Team aus unterschiedlichen Fachbereichen zuständig, unter Umständen auch unter Einbindung eines externen Beratungsunternehmens, das umfangreiche Kenntnisse oder Erfahrungs-Know-how in Sachen SAP-Systemstilllegungen/-Festlegung zur Verfügung stellt.

Alle Daten aus einem stillzulegenden SAP-System zu extrahieren, um diese auch später oder weiterhin nutzen zu können, ist aus Kostengründen und Aufwandsgründen wenig zielführend.

Aufwände oder Zeitdauer einer derartigen SAP-Systemstilllegung können sich sehr unterschiedlich darstellen. Es gibt Projekte, die in vielleicht zehn Tagen realisiert sind, sie können aber auch 100 Manntage oder mehr in Anspruch nehmen, abhängig etwa von der Anzahl der ins Auge gefassten Buchungskreise oder der Verschiedenartigkeit der zu extrahierenden SAP-Daten.

Auf jeden Fall sollte man sich frühzeitig damit beschäftigen, am besten schon bei der Entscheidung einer Stilllegung von SAP-Anwendungen oder vor dem eigentlichen Vorhaben, etwa auf S/4 Hana zu wechseln.

Auf SAP zugeschnitten

Als wohl weltweit einziger SAP-Partner stellt PBS Software bereits seit Jahren eine Ergänzungslösung speziell für das Thema SAP-Systemstilllegungen im Rahmen des Produktportfolios für das Information Life­cycle Management zur Verfügung.

Sie wird wie alle SAP-Ergänzungslösungen von PBS und deren Partner vertrieben beziehungsweise von Partnerfirmen oder Beratungsunternehmen in Stillegungs- Projekten im SAP-Umfeld eingesetzt.

Hierbei handelt es sich um eine schlanke und wirtschaftliche Standardlösung. Sie stellt eine Alternative zur SAP-ILM-Lösung dar, mit der SAP das Thema SAP-Stilllegungen abdeckt.

Mit der SAP-Lösung können selbst größte Stilllegungsanforderungen umgesetzt werden, sie setzt aber bei einer derartigen Stilllegung weiterhin funktionierende SAP-Anwendungen wie ERP und BW voraus. Im Gegensatz dazu erfordert die Lösung von PBS nach der Stilllegung kein laufendes SAP-System mehr.

Die Lösung von PBS besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten: Zum einen sorgt der sogenannte PBS Content Extractor (CONEX) dafür, Daten aus SAP-Systemen in einem transparenten Format extrahieren/herauslösen zu können; zum anderen stellt die zweite Komponente, der PC-basiertes/Windows-basierte PBS Enterprise Content Store, sicher, dass sich die extrahierten Daten bedarfsgerecht verwalten, schützen, filtern, anzeigen oder für Analysezwecke auch durch speziell aufbereitete Views nutzen lassen.

Ein wesentlicher Vorteil der Lösung: die Bereitstellung von einfach zu bedienenden Funktionen für den Umgang oder die Auswertung von SAP-Daten und dadurch die Möglichkeit, dass auch Nicht-SAP-Benutzer die Datenrecherche auf einfache Art und Weise realisieren können.

Transparenz großgeschrieben

Was heißt nun in diesem Zusammenhang Standardsoftware? Was ist das Besondere an der PBS-Lösung für SAP-Systemstilllegungen? Einerseits kommt ein für das Extrahieren der Daten standardisiertes, vielfach bewährtes sowie jederzeit nachvollziehbares Verfahren zum Einsatz.

Hierbei werden Extraktionsobjekte erstellt und verwendet, passend zu den jeweiligen Anwendungsdaten im SAP-Umfeld. Konkret werden speziell verwendbare Objekte generiert oder erstellt, zum Beispiel ein FI-Beleg, ein SD-Beleg oder dezidierte Objekte für Fertigungsdaten.

Custom-Objekte – Z-Tabellen

Zusätzlich lassen sich Custom-Objekte erstellen. Das heißt, dass weitere Tabellen, insbesondere auch kundenspezifische – sogenannte „Z-Tabellen“ –, in die Extraktion mit aufgenommen werden können. Auch besteht die Möglichkeit, SAP-Archivdateien (ADK) in die Extraktion zu integrieren.

Außerdem haben Unternehmen die Option, neben den Tabellendaten nicht strukturierte Informationen wie Dokumente und Drucklisten aus einem vorhandenen DMS-System per Referenz einzubinden oder mit zu übernehmen. Diese stehen dann ebenfalls im PBS Enterprise Content Store zur Nutzung nach einer SAP-Systemstilllegung für Auswertungen zur Verfügung.

SAP-DART-Dateien für Betriebsprüfungen

Mit ECS können auch SAP-DART-Dateien importiert und weiterverarbeitet werden. Viele Kunden nutzen DART zur Erzeugung von Datenextrakten für eine Datenträgerüberlassung steuerrelevanter Daten im Umfeld von Betriebsprüfungen.

Der PBS Enterprise Content Store stellt wesentlich mehr Funktionalitäten als ein übliches Ablagesystem zur Verfügung. Mit dieser PBS-Lösung lassen sich nicht nur SAP-Tabellen oder SAP-Daten anzeigen und darin navigieren, sondern sie lassen sich auch weiterverarbeiten oder für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen.

Etwa zum Ausdruck, zum Erstellen von Excel-Dateien, zur transaktionsartigen SAP-Beleganzeige angelehnt an SAP-Transaktionen oder für Analytics-­Zwecke (auch mit vordefinierten Views für die SAP-Datenauswertung respektive in Verbindung mit Analysetools wie etwa SAP Crystal Reports oder SQL Server Business Intelligence).

Natürlich gibt es zudem Prüf- oder Testfunktionen, die sicherstellen, dass durchgeführte Datenextraktionen auch genau jenen entsprechen, auf die man sich verständigt hat – neben einer sehr weit führenden Benutzerverwaltung und Zugriffssteuerung (auf SAP-Dokumente, Drucklisten und Extrakte).

Anforderungsgerecht

Es liegt in der Natur der SAP-Systemstilllegungs-Sache: Nach einer abgeschlossenen Datenextraktion/Datenherauslösung aus einem SAP-Altsystem mit faktisch einmaliger Nutzung über einen bestimmten Zeitraum hinweg wird die Komponente für die Datenextraktion (Content Extractor) nicht dauerhaft benötigt. Genau deshalb wird sie auch als Mietsoftware angeboten.

Anders verhält es sich bei der anderen Komponente, dem Enterprise-Con­tent-Store-System auf PC-Basis inklusive SQL-Datenbank, in das die SAP-Daten importiert wurden. Es wird so lange eingesetzt oder betrieben, wie die jeweiligen Daten vorgehalten werden müssen.

Wird ein Teil der Daten tatsächlich nicht mehr benötigt, können sie einfach aus der Datenbank gelöscht werden. Wobei die Faustregel gilt: Je länger Daten vorgehalten werden, umso besser. Denn man weiß ja eigentlich nie, wie lange man gewisse Daten wirklich benötigt. PBS evaluiert übrigens derzeit, diese Komponente künftig auch als Cloud-Lösung bereitzustellen.

Grundsätzlich ist die dargestellte Standardlösung für SAP-Systemstill­legungen zur Nutzung in allen SAP-Anwendungssystemen oder -Modulen (auch Branchenlösungen) geeignet und hat sich bereits in zahlreichen nationalen wie internationalen Projekten bewährt.

SAP-Stilllegung konkret:

Verkauf eines Geschäftsbereichs

Praktisch mit der Entscheidung eines mittelständischen Unternehmens (rund 200 Mitarbeiter, circa 50 Millionen Euro Umsatz), einen Geschäftsbereich zu veräußern, ging es darum, ein SAP-ECC-System stillzulegen. Gleichzeitig gab es für das Fertigungsunternehmen, das nicht genannt werden will, die Anforderung, relevante SAP-Daten aus dem System herauszulösen. Diese sollten über einen bestimmten Zeitraum hinweg nach der Stilllegung weiterhin zur Verfügung stehen. In erster Linie aus Gründen der Aufbewahrungspflicht. Alles ging wie geplant über die Bühne. Circa 40.000 Rechnungsbelege aus einem DMS, rund 700 Personalstammsätze sowie mehrere Tausend Reisebelege (HR-Daten) wurden mit der PBS-Lösung CONEX in den PBS Enterprise Content Store extrahiert beziehungsweise übernommen. Das Projekt beanspruchte dabei lediglich einen Aufwand von zehn Manntagen, wodurch die Umsetzungskosten leicht in gegebenen Budgetgrenzen gehalten werden konnten.