Neues SAP-Lizenzmodell, alte Herausforderungen

Die SAP-Lizenzwelt steht vor großen Veränderungen: Neue Messverfahren und Preismodelle zur indirekten Nutzung, die anstehende S/4-Migration, die Einführung zahlreicher neuer SAP-Cloud-Produkte und die Unsicherheiten zwischen der nutzungsbasierten und berechtigungsbasierten User-Lizenzierung katapultierten den SAP-Kunden mitten in ein Lizenzierungs-Labyrinth.

Klare Definition fehlt

„Ich weiß, dass ich nichts weiß.“ – SAP zum Thema indirekte Nutzung, 2018. Dieses Zitat existiert so natürlich nicht. Fakt ist jedoch: Weder in den AGB noch in der Preis- und Konditionenliste liefert SAP eine klare Definition darüber, was genau indirekte Nutzung eigentlich ist.

Hier heißt es lediglich, dass jeder Benutzer, der die SAP-Software nutzt – ob direkt oder indirekt –, eine entsprechende Lizenz benötigt.

Wie genau „Nutzung“ definiert ist, beschreibt der Auszug aus der PKL 2018/2 (April 2018), Seite 13:

„,Nutzung‘ bezeichnet die Ausführung der Prozessfunktionen der Software, das Laden, das Ausführen, den Zugriff auf, die Verwendung der Software oder das Anzeigen von Daten, die aus diesen Funktionen hervorgehen.

Die Nutzung kann über eine Schnittstelle, die mit der Software oder als Teil der Software ausgeliefert wurde, über eine Schnittstelle des Auftraggebers oder eines Drittanbieters oder über ein anderes zwischengeschaltetes System erfolgen.“

Was sagt uns das zur indirekten Nutzung? Die indirekte Nutzung kann mit den Vermessungstools (USMM/LAW) der SAP nicht ermittelt werden. Daher verlangt SAP von ihren Kunden, dass sie den Bedarf (Anzahl und Lizenztyp) an Named-User-Lizenzen selber ermitteln.

Allein die Tatsache, dass es keine klare Definition bezüglich indirekter Nutzung gibt, verstößt gegen das AGB-Recht, das eine klare und verständliche Formulierung fordert.

Aufgrund zahlreicher Ausnahmen (z. B. bei „Static Read“) ist ebenfalls nicht immer zu hundert Prozent nachvollziehbar, bei welchen Schnittstellen eine indirekte Nutzung vorliegen könnte oder nicht.

Die Anzahl der Benutzer und die, je nach Nutzung, benötigten Named-User-Lizenz­typen lassen sich bei der Vielzahl von Schnittstellen und Third-Party-Applikationen nicht manuell ermitteln.

Bei jeder Analyse kommt unweigerlich die Frage auf, ob es sich hierbei nicht doch um „bestimmungsgemäße Nutzung“ handelt. Immerhin wurde im Unternehmen für die SAP-Software viel Geld ausgegeben.

SAP bietet standardmäßig die Möglichkeit, über Schnittstellen andere Applikationen anzuschließen. Warum sollte also für die Nutzung der Standard-Funktionen zusätzlich bezahlt werden?

Schließlich besteht die Funktion eines Computerprogramms nach der Softwarerichtlinie 2009/24/EG gerade darin, „mit den anderen Komponenten eines Computersystems und den Benutzern in Verbindung zu treten und zu operieren“.

Nehmen wir also an, dass bei der indirekten Nutzung überhaupt urheberrechtlich zustimmungspflichtige Nutzungshandlungen stattfinden, sind ebendiese Nutzungshandlungen dann nicht als „bestimmungsgemäße Nutzung“ einer ERP-Software im Sinne der Softwarerichtlinie 2009/24/EG zu qualifizieren?

Nach dieser Interpretation wären sie bereits vollständig mit den Lizenzgebühren für die „direkte“ Nutzung der SAP-Software abgegolten.

Forderungen stets überprüfen

Grundsätzlich ist die Forderung der SAP nach zusätzlichen Lizenzgebühren für die indirekte Nutzung zu überprüfen und gegebenenfalls abzulehnen.

Klären Sie den Sachverhalt mit SAP und halten Sie die Vereinbarungen in Ihrem Vertrag schriftlich fest. Eine Ausnahme bilden offensichtliche Missbrauchsversuche, bei denen Kunden eine Non-SAP-Applikation neben die SAP-Systeme stellen, über die Benutzer indirekt auf die Software-Funktionen eins zu eins zugreifen.

Für solche Fälle müssen die Anzahl der Benutzer und die entsprechenden Lizenztypen ermittelt werden. Da sich die aktuelle Nutzung ständig ändert und eine Unterlizenzierung zu jedem Zeitpunkt vermieden werden sollte, bleibt nur eine automatisierte Überprüfung der Schnittstellen und der Non-SAP-Applikation übrig.

SAP stellt hierfür keine Tools bereit, daher sollten Kunden auf eine externe Lösung, wie LicenseControl for SAP Software, zurückgreifen. In dieser Non- SAP-Applikation wird nicht nur der tägliche Bedarf für den direkten und den indirekten Zugriff ermittelt, sondern auch die entsprechenden Lizenztypen automatisiert und vertragskonform zugewiesen und verwaltet.

Ein Fall für das Kartellamt?

Mit der Einführung des neuen Preismodells für „Digital Access“ (April 2018) hat sich an der zusätzlichen Lizenzpflicht für indirekte Nutzung nichts geändert. Die Berechnungsbasis ist aber eine andere geworden.

Im neuen Modell zählt SAP die Erzeugung von Dokumenten, die durch indirekte Nutzer ausgelöst wurden. Der direkte Zugriff wird von SAP nun als „Direct Human Access“ bezeichnet und der indirekte als „Indirect/Digital Access“.

Die Lizenzpflicht gilt für Drittanwendungen, Partnerlösungen oder andere Geräte, nicht aber für SAP-eigene Produkte. Third Party Applications werden dabei eindeutig schlechtergestellt als SAP-eigene Applikationen, wie z. B. SAP SuccessFactors oder SAP Hybris.

Die indirekte Nutzung des „Digital Core“ ist durch SAP-eigene Applikationen mit den Lizenzgebühren für die direkte Nutzung des „Digital Core“ abgegolten. Eine solche Unterscheidung könnte ein Fall für das Kartellamt sein.

Indirekte Nutzung wird messbar

Lizenziert werden muss die Anlage der folgenden Dokumenttypen: Sales Document, Invoice Document, Purchase Document, Material Document, Manufacturing Document, Financial Document, Service & Maintenance Document, Time Management Document, Quality Management Document.

Jeder Dokumententyp hat einen Verrechnungsfaktor. Bei den Financial und Material Documents liegt dieser bei 0,2 und bei allen anderen bei 1,0. Hierbei soll nur die initiale Erzeugung kostenwirksam sein.

Änderungen, Aktualisierungen oder die Weiterverarbeitung von bestehenden Dokumenten werden nicht berechnet.

SAP wird in Zukunft neue Vermessungstools zur Verfügung stellen, wodurch die indirekte Nutzung messbar wird. Dabei muss die Trennung zwischen den gezählten Dokumenten im direkten Zugriff und im indirekten Zugriff gewährleistet werden. Ansonsten zahlen SAP-Kunden doppelt.

Ein Beispiel: Wenn eine Person direkt Dokumente (z. B. Sales Orders) in SAP anlegt und dafür eine „SAP Professional User“-Lizenz benötigt, wird dann das Dokument gezählt? Wahrscheinlich nicht.

Wenn dieselbe Person Dokumente durch einen indirekten Zugriff über eine technische Schnittstelle (Third Party Applications) erstellt, werden diese Dokumente zusätzlich gezählt? Wahrscheinlich ja, da die Vermessungstools der SAP diese Person nicht kennen. Sie sehen nur ein neu angelegtes Dokument und zählen es. Im alten Modell hat dafür die Named-User-Lizenz ausgereicht.

Bestandskunden dürfen sich zwischen dem alten und neuen Preismodell entscheiden. Aber wie sollen sie dabei vorgehen? Es gibt viele Schnittstellen und Applikationen, welche indirekt auf SAP-Systeme zugreifen.

Bei jeder Applikation muss entschieden werden, ob indirekte Nutzung nach dem alten oder dem neuen Modell vorliegt. Dann muss die Anzahl (Personen und Dokumente) ermittelt werden.

Bei den Named- Usern liegen die Listenpreise der Lizenzen zwischen 60 Euro (SAP Employee Self-Service Core) und 1300 Euro (SAP Platform User) pro Benutzer. Beim SAP Digital Access variieren die Preise pro Dokument zwischen 0,15 Euro und 0,50 Euro je nach Rabattstaffel.

Eine Mischung der beiden Modelle wäre aus Kundensicht sinnvoll, denn einige Applikationen werden von vielen Benutzern verwendet, andere legen viele neue Dokumente an. Die Entscheidung pro Applikation wäre daher zu begrüßen.

Use of SAP ERP and Types of Access, Quelle: SAP.

SAPs neue Empathie?

Ist das neue Preismodell vielleicht doch zu Ihrem Vorteil? Bei der Vorstellung des neuen Preismodells bezeichnete SAP es als „einzigartig“. Dabei sollen sowohl die Bedenken als auch die Wünsche der Kunden berücksichtigt worden sein. „Empathy“ und Transparenz waren dabei zwei ganz große Schlagworte.

Transparenz hat SAP lediglich für sich geschaffen, denn endlich kann sie indirekte Nutzung messen. Zudem existiert schließlich ein Preismodell, um IoT abzurechnen und auch in Zukunft Umsatz im digitalen Zeitalter zu sichern. Von „Empathy“ keine Spur.

Mit den Vermessungstools der SAP kann keine Transparenz geschaffen werden. Hier wird nur abgerechnet, was genutzt worden ist, ob berechtigt oder nicht.

Um das zu überprüfen, ist auch hier wieder eine externe Lösung nötig, die Transparenz für den Kunden schafft und verschiedene Szenarien simulieren kann. Nur so kann ein Vergleich der Lizenzmodelle abgebildet und eine strategische Entscheidung getroffen werden.

Ob das neue Preismodell ausgewählt werden sollte, kann also nicht pauschal beantwortet werden. Die Überprüfung der Rechtmäßigkeit ist jedoch stets zu empfehlen.

Angriffsfläche Named-User

SAP hat die Basis für die User-Lizenzvergabe vor Jahren geändert. Früher sollten die Userlizenzen auf Grundlage der tatsächlich ausgeführten Transaktionen erfolgen.

In den aktuellen AGB und PKL ist allerdings von Berechtigungen und „befugt sein“ die Rede. Fragen Sie direkt bei SAP, auf welcher Basis die Kunden die User-Lizenzen vergeben sollen, so erhalten Sie die Antwort: „Natürlich nach vorhandenen Berechtigungen.“

Das gilt jedoch nur für SAP-Neu­kunden oder Unternehmen, die vor rund zehn Jahren SAP erstmalig eingeführt haben. Bei älteren Bestandskunden ist die Sachlage möglicherweise anders.

Aus juristischer Sicht ist nicht eindeutig geklärt, ob die alten nutzungsbasierten Verträge trotz Nachkäufen zu den neuen Konditionen uneingeschränkt gelten.

Im Zweifelsfall ist hier eine rechtliche Prüfung erforderlich. Diese könnte feststellen, dass immer die neuesten, für den Kunden beim Nachkauf gültigen AGB und PKL gelten. Demnach müssten auch alle Bestandskunden ihre User-Lizenzen nach Berechtigungen vergeben.

Eine weitere Möglichkeit ist jedoch, dass alle Verträge mit beiden Lizenzmetriken gelten. Das würde allerdings bedeuten, dass ein Teil der User-Lizenzen nach Berechtigungen und der andere Teil nach Nutzung lizenziert werden müsste. Das als Kunde auseinanderhalten zu können ist praktisch jedoch fraglich und in jedem Fall technisch schwierig.

Die Tatsache ist: In diesem Jahr wurden langjährige Bestandskunden der SAP bereits aufgefordert, ihre User-Lizenzen bei der nächsten SAP-Systemvermessung auf Basis der vorhandenen Berechtigungen zu vergeben.

Vertrauen war gestern

Früher hat die SAP es ihren Kunden überlassen, wie sie die gekauften User-Lizenzen vergeben. SAP hat den Kunden vertraut. Die Vermessungstools haben lediglich die Anzahl der vergebenen User-Lizenzen gezählt.

In der USMM gab es die sogenannte Klassifizierungshilfe. Diese basierte darauf, auf welche Tabellen der User mit seinem Account zugegriffen hat. Waren dies – nach Meinung von SAP – teure oder wichtige Tabellen, sollten die Kunden die „SAP Professional User“-Lizenz vergeben und nicht die „SAP Employee User“- oder „SAP Employee Self-Service User“-Lizenz.

Die USMM wird derzeit von der SAP erneuert. Dabei wird auch die Klassifizierungshilfe überarbeitet. Wann diese bei den Kunden ankommt, hängt von der jeweiligen SAP-Release-Version ab.

SAP wird überprüfen, welche Berechtigungen der SAP-Account besitzt, und danach die Aussage treffen, ob die „SAP Professional User“-Lizenz vergeben werden sollte.

Ob nun die juristische Prüfung ergibt, dass Bestandskunden nach Nutzung oder Berechtigungen vergeben werden sollten, wird sich jedoch spätestens mit der Einführung von S/4 Hana erledigt haben.

Hier sind die Berechtigungen als Basis für die User-Lizenzvergabe eindeutig definiert. Die zusätzliche Ebene der sogenannten Lösungsfunktionen erschwert die Vergabe für die Kunden dennoch.

Vor der Migration zu S/4 Hana müssen gegebenenfalls die SAP-Rollen angepasst werden, damit sie in das neue S/4-Berechtigungsmodell passen. Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt das Minimal-Prinzip bei der Vergabe der Berechtigungen.

Zum Schutz der Integrität und Vertraulichkeit von Informationen und Daten, personenbezogen oder nicht, soll der Datenzugriff auf immer nur so wenige Mitarbeiter wie nötig beschränkt sein.

Das bedeutet, die SAP-Berechtigungen dürfen nur zu den wirklich notwendigen Tätigkeiten und Aufgaben eines Mitarbeiters passen. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass Mitarbeiter oft sehr viel mehr Berechtigungen besitzen, als sie für ihre tatsächliche Arbeit benötigen.

Das ist nicht nur aus rechtlicher Sicht bedenklich, sondern auch aus lizenztechnischer.

Nutzungs- oder berechtigungsbasiert?

Welche Basis für die Vergabe von User-Lizenzen letztendlich gilt, sollte jeder individuell prüfen und mit der SAP gemeinsam festlegen. Eine Vermischung von nutzungsbasiert und berechtigungsbasiert ist in jedem Fall nicht zu empfehlen und auch von der SAP-Systemvermessung nicht messbar.

Wenn Sie wissen möchten, welches der beiden Modelle für Ihr Unternehmen günstiger ist, können Sie ein externes Tool wie LicenseControl for SAP zurate ziehen.

Dieses simuliert die Lizenzvergabe nach beiden Modellen. Darüber hinaus zeigt es für beide Verfahren das Optimierungspotenzial an. Auch für die Vorbereitung auf die neue S/4-Welt gibt es Tool- und Beratungs-Anbieter, wie z. B. Xiting, welche die SAP-Rollen und Berechtigungen für die S/4-Migration vorbereiten und die benötigten neuen Berechtigungskonzepte umsetzen.

Neue Cloud-Produkte und Lizenzen

„SAP brings integrated enterprise to cloud“, Bill McDermott, 2014: Mit dieser Aussage hat der Vorstandsvorsitzende der SAP bereits im Februar 2014 beim Weltwirtschaftsforum die eindeutige Richtung für SAP beschrieben. Die Auswirkungen der Fokussierung auf „Cloud first“ sind mittlerweile mehr als deutlich zu spüren.

Erheblich dazu beigetragen haben die Übernahmen und Integrationen von cloud­basierten Anbietern wie Concur, Fieldglass, Hybris, Ariba und SuccessFactors durch SAP. Für den Kunden ergibt sich hieraus eine erhöhte Komplexität im Design seiner Systemlandschaft und angewendeten Lizenzmetriken.

Werfen wir einmal einen Blick in die aktuelle PKL: Es stellt sich heraus, dass SAP bei den neuen Lizenzmodellen eindeutig das Miet- und Verbrauchsmodell favorisiert und hier vor Komplexität nicht zurückschreckt. So gibt es allein im Bereich SAP Ariba vier unterschiedliche Benutzer und 26 verbrauchsspezifische Metriken.

Die Kombination aus bereits bestehenden Nutzungsrechten wie „SAP Process Orchestration“ und neuen wie „SAP Cloud Platform Integration Option“ wirft weitere Fragen auf, da es in der Regel mehrere Optionen gibt, welche der Kunde technisch umsetzen und lizenztechnisch abbilden kann.

Ist der Umstieg bzw. die Integration in die Cloud geschafft, wird es erst recht kompliziert. Bei den verschiedenen Verbrauchsmodellen im laufenden Betrieb einen Überblick zu bewahren und gleichzeitig die Optimierungspotenziale zu identifizieren ist ein fast unmögliches Unterfangen.

Das bedeutet am Ende einen unkontrollierten Anstieg der Kosten. Klar, was sonst?

Geld aus der Wolke

Die SAP möchte mit der Cloud mehr Geld verdienen: So sorgen Sie dafür, dass es nicht Ihres ist. Oberstes Ziel für den Kunden sollte die vollständige und durchgängige Transparenz der aktuellen Kosten, des Lizenzvolumens und der tatsächlichen Nutzung sein.

Dies ist für eine optimierte Kostenstruktur unabdingbar und eine der zukünftigen Kernaufgaben im SAP-Lizenzmanagement. SAP unterstützt dabei ihre Kunden nur bedingt, was den Einsatz einer unabhängigen Lösung zwingend erfordert.

Was bedeutet das für den Einsatz einer toolgestützten SAM-Lösung für SAP-Lizenzen? Diese muss die Fähigkeit besitzen, einerseits die klassischen Lizenzmodelle der On-premise-Welt zu integrieren und andererseits den sich immer mehr dynamisierenden Markt von Cloud-Szenarien und die dort existierenden Verbrauchsmodelle abzudecken.

Achten Sie darauf, dass die Lösung nicht nur den aktuellen Ist-Status des Lizenzverbrauchs zur Verfügung stellt, sondern vor allem die verschiedenen Möglichkeiten der Nutzungsrechte aus der PKL kennt und den Kunden proaktiv auf Einsparpotenziale hinweist.

Fazit

Eines steht fest: Die Komplexität im SAP-Lizenzmanagement ist mit der indirekten Nutzung, S/4 Hana und den neuen SAP- Cloud-Produkten eindeutig gestiegen. SAP möchte auch in der digitalisierten Welt und mit ihren neuen Produkten Geld verdienen.

Als börsennotiertes Unternehmen, natürlich und nachvollziehbar, auch mehr Geld. Die Basis dafür versucht SAP mit dem neuen Preismodell und der indirekten Nutzung zu schaffen.

Damit hat sie auch das Problem gelöst, dass sie bisher die indirekte Nutzung nicht messen konnte. Jetzt kann sie es, wenn sich die Kunden für das neue Preismodell entscheiden. Ohne dieses Modell ließe sich der Datenaustausch zwischen Maschinen und Computerprogrammen nicht abrechnen.

Das lässt sich jedoch wahrscheinlich mit der bestehenden Softwarerichtlinie 2009/24/EG nicht vereinbaren. Solange diese nicht angepasst worden ist, sollte gründlich geprüft werden, ob die Forderungen der SAP angemessen sind.

In der Zwischenzeit ist es ratsam, als SAP-Kunde von erfahrenen IT-Juristen und SAP-Beratern Unterstützung in Sachen Lizenzmanagement einzuholen. Vorhandenes Wissen über die alte SAP-Lizenzwelt und Verträge reichen nicht mehr aus, um in Zukunft noch einen bezahlbaren, der Nutzung entsprechenden und juristisch abgesicherten SAP-Vertrag zu erhalten.