Jenseits der Trampelpfade

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile: Integrierte Systeme versprechen ein geringes Maß an Schnittstellen-Schwierigkeiten und man hat bereits Erfahrungen mit dem Service, kennt mögliche Zusatzkosten und seinen Ansprechpartner.

Allerdings stellen gerade internationale Unternehmen häufig fest, dass ihre Full-Suite-Lösung von SAP beim globalen Einsatz nicht umfassend und kleinteilig genug ist, um die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Länder erfüllen zu können. Zusätzlich ist die SAP-Lösung vergleichsweise langsam und recht aufwändig zu pflegen.

Schon aus Kosten- und Wartungsgründen bietet es sich somit an, auf eine lokale Lohnsoftware zurückzugreifen.

Das heißt: Der Anwender setzt weiterhin SAP als länderübergreifende Vollversion ein, um die Daten konsolidiert in einem System zu haben, während die externe Entgelt-Lösung die Abrechnungsdaten mit SAP verknüpft.

Eine solche Insellösung bietet dem Anwender eine attraktive Alternative, da nicht mehr bei jeder Frage zur Payroll-Software zwingend ein SAP-Consultant gebucht werden muss. Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist eine gute Schnittstelle, die alle Lohnbuchhaltungsdaten für Finanztransaktionen zuverlässig an SAP übergibt.

Eine Frage der Ressourcen

Es stellt sich die Frage, ob Entgeltabrechnung überhaupt ein internes Thema sein muss oder nicht an einen Experten ausgelagert werden kann. Abgesehen vom verringerten Aufwand und der höheren Datensicherheit spricht auch der Faktor „Mitarbeiter“ dafür:

Heute ist es dank Generationenwechsel und Fachkräftemangel immer schwerer, qualifizierte Mitarbeiter für die Lohnabrechnung zu finden. Einerseits ist dies dem Generationenwechsel geschuldet, weil mit einem Durchschnittsalter von knapp unter 50 Jahren mehr Lohnbuchhalter in Rente gehen, als der Markt nachliefern kann.

Andererseits entscheiden sich zu wenige Nachwuchskräfte für diesen Berufszweig, da das trockene und komplexe Thema den sicheren Umgang mit Zahlen, Formeln und gesetzlichen Regelungen erfordert.

Ein Mangel an Fachkräften ist daher sowohl aktuell als auch zukünftig vorprogrammiert. Das Risikopotenzial in Unternehmen mit nur einem einzigen Mitarbeiter für die Personalabrechnung ist hoch: Fällt er aus, so steht das Unternehmen plötzlich ohne Lohnbuchhalter da. Gleichzeitig verkomplizieren neue Gesetze Jahr für Jahr dieses Spezialgebiet massiv und erfordern absolute Fachkenntnisse.

Da liegt es nahe, das zeitintensive Thema abzugeben und so Ressourcen für das Kerngeschäft zu schaffen.

Noch wird die Kosten-Nutzen-Bilanz häufig unterschätzt – schließlich fallen durch die Nutzung eines Lohnservices die ständigen Weiterbildungen sowie die IT-Administration bei Updates weg, und auch das Thema Datenschutz wird in die Hände eines Experten gegeben.

Doch der Trend ist klar: Es stellt sich weniger die Frage ob integriert oder nicht integriert, sondern eher:

„Mache ich die Payroll selbst oder lasse ich sie machen?“