Elektronische Personalakte integriert in SAP

Der Arzneimittelanbieter Biotest deckt die gesamte Wertschöpfungskette ab – von der präklinischen und klinischen Entwicklung von neuen Produkten über die Gewinnung des Blutplasmas als zentralem Ausgangsstoff der Plasmaproteinprodukte sowie die Produktion bis zum Marketing und weltweiten Vertrieb. An der Firmenzen­trale in Dreieich sind mehr als 1000 Mitarbeiter beschäftigt.

Bis Ende 2017 behalf sich die HR-Abteilung von Biotest, die Personalunterlagen chronologisch in Hängeregister abzuheften. In diesen befanden sich typische Dokumente, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zertifikate, Stammdaten usw.

Dabei erschwerte nicht nur die Menge von etwa 130.000 Blatt das Handling und die Suche nach relevanten Unterlagen, sondern auch die Tatsache, dass keine einheitliche Struktur vorhanden war, nach der die Dokumente abgelegt wurden.

Hinzu kam, dass die Akten immer mehr Platz in Anspruch nahmen, sodass sich Biotest entschied, seine Personalakten zu digitalisieren, um sie anschließend elektronisch zu verwalten.

SAP-Integration im Kriterienkatalog

„Mit der Einführung der elektronischen Personalakte haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine einheitliche Struktur aufzubauen, die die Ablage erleichtert und dokumentengebundene Prozesse optimiert“

sagt Christina Zecher, Kompetenzcenter Vergütung, Arbeitszeit, Reporting bei Biotest.

„Darüber sollen künftig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Akten zugreifen können.“

Damit die Personalakten überhaupt elektronisch verwaltet werden können, war zunächst die Einführung einer entsprechenden Software notwendig.

„Wir arbeiten viel mit SAP und wollten deshalb eine Lösung einsetzen, die die elektronischen Personalakten in diese Software integriert“

erläutert Lisa Raasch, SAP-Beraterin bei Biotest.

Auf Basis eines definierten Kriterienkatalogs sondierte das Unternehmen die am Markt verfügbaren Lösungen und entschied sich schließlich für XFT Personnel File.

Einheitliche Struktur

Biotest entschied sich außerdem, Tropper, ein auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumentenmanagement spezialisiertes Unternehmen aus Leverkusen, an Bord zu holen.

Der Auftrag war es, die Personalakten zu digitalisieren und in eine einheitliche Struktur zu überführen. Den Aufbau der Akten erarbeiteten Biotest und Tropper im Rahmen eines Workshops gemeinsam. Insgesamt wurden dabei anhand von Beispielakten 60 Dokumentenarten definiert.

Außerdem legten die Projektbeteiligten eine Negativliste fest, also Dokumente, die nicht digitalisiert werden sollten. Hierzu gehörten E-Mail-Korrespondenzen und veraltete Urlaubsanträge bzw. Krankmeldungen.

Altdaten aus Datenschutzkoffern

Nachdem die Rahmendaten samt Terminplan feststanden, ging es um die Umsetzung. Tropper holte dazu sämtliche Personalakten in Datenschutzkoffern aus Dreieich ab und transportierte sie nach Leverkusen.

Hier machten sich die Mitarbeiter an die Arbeit und bereiteten die Dokumente für die Digitalisierung vor, indem sie beispielsweise Klammern entfernten oder kleinere Belege auf DIN-A4-Blätter aufklebten.

Nach dem Scannen wurden die Dokumente im PDF/A-Format gespeichert und einer umfassenden Qualitätssicherung unterzogen. Biotest erhielt die Dateien dann über eine sichere SFTP-Verbindung in einem Ordnerverzeichnis.

Zusätzlich erstellte Tropper eine Mapping-Liste, in der sämtliche Dateien mit der Personalnummer, dem Datum und der Bezeichnung aufgeführt waren.

„Mit dieser Mapping-Liste konnten wir die Dateien dann einfach in XFT hochladen“

sagt Lisa Raasch.

Benötigte die HR-Abteilung von Biotest während der Digitalisierung eine Akte, schickte der Projektleiter diese innerhalb von 24 Stunden verschlüsselt per E-Mail.

Frühe Einbindung der Belegschaft

Heute greifen die Mitarbeiter bei Biotest bequem über die Suchmasken in XFT auf benötigte Dokumente zu.

„Wir haben die Kollegen von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, sodass sie sich mit der neuen Arbeitsweise identifizieren konnten“

sagt Zecher.

„Sie freuen sich darüber, dass sie nun wesentlich schneller auf notwendige Informationen bei der Bearbeitung zugreifen können.“

Biotest hat ermittelt, dass das Ablegen von Dokumenten in die Personalakten heute viermal zügiger und das Finden sogar zehnmal schneller vonstattengeht als bisher.