Plattform für Compliance und Stammdatenmanagement

Die Daten stets aktuell zu halten ist ein zeitaufwändiges Unterfangen. Bei ­Roche waren vor allem die Mitarbeitenden der Stammdatenabteilung dafür zuständig, teilweise aber auch Personal aus der IT-Abteilung.

Sie hatten die Aufgabe, neue oder geänderte Daten manuell in das SAP-System einzupflegen, beispielsweise wenn innerhalb eines neuen Gebäudes das Equipment wie Brandschutzklappen, Stellmotoren oder Messfühler angelegt wurde.

Hier bedienten sie sich der von den Herstellern bereitgestellten Listen in Microsoft Excel und übertrugen die Daten per „Copy and Paste“. Doch dieser Prozess war nicht nur sehr langwierig, sondern auch fehleranfällig.

Für das Management der Stammdaten u. a. aus technischem Service, Materialmanagement sowie dem Finanzwesen nutzt Roche SAP ERP/ECC 6.0.

„Um die Qualität der Daten zu optimieren, hielten wir im Jahr 2012 Ausschau nach einer technischen Excel-basierten Lösung, mithilfe derer wir die Datensätze automatisiert in SAP bringen konnten“

erinnert sich Rüdiger Weiß, Administration und Betreuung von IT-Systemen bei Roche Diagnostics in Penzberg.

Schließlich wählten die Verantwortlichen Anfang 2012 die Plattform ­Winshuttle Foundation aus, die innerhalb weniger Wochen implementiert war und über Jahre hinweg erwartungsgemäß lief.

„Im Laufe der Zeit vergrößerte sich der Nutzerkreis der Plattform und immer häufiger wurde der Wunsch nach einer Validierung derselben an uns herangetragen.

Denn sobald produktrelevante Daten im SAP-System automatisiert bearbeitet werden, erwartet das Qualitätsmanagement den Einsatz von validierter Software. Daher entschieden wir uns fünf Jahre nach deren Einführung, also im Jahr 2017, beim nächsten Versionssprung das gesamte System zu validieren“

so Weiß.

Was den Prozess erleichterte, war die Tatsache, dass die Software die Erfordernisse für eine Validierung erfüllte. Im Zuge derer wurde ein umfangreicher Freigabeprozess durchlaufen, damit alle Winshuttle-Komponenten – wie Benutzer, Lizenzen, Skripte und die Rechteverwaltung – auf einer den Computer-System-Validation-(CSV-)Guidelines entsprechenden Plattform liegen. Dadurch lässt sich die Effizienz der Datenprozesse erheblich erhöhen.

Die Implementierung der Version 11.2 startete im Frühjahr 2018 unter Federführung der Abteilung Business-IT. Rund ein Jahr später konnte die Plattform nach einer ausgiebigen Testphase produktiv in den Betrieb genommen werden.

Die lange Zeitspanne erklärt sich mit der sehr aufwändigen Validierung. Denn es mussten alle möglichen Szenarien durchgespielt werden, um sicherzustellen, dass sie alle Compliance-Vorgaben eines global agierenden Unternehmens erfüllen.

Einfache Schulung

Seither arbeiten rund 100 sogenannte Professional User mit der Plattform. Sie haben sich ganz ohne externe Schulung damit selbst vertraut gemacht. Alle relevanten Schulungsinhalte konnten sie einem etwa fünfzehnseitigen PDF-Dokument entnehmen und die Plattform problemlos bedienen.

Nur die sogenannten 20 Skript-Developer wurden in einem zweitägigen, die fünf Administratoren in einem eintägigen Präsenztraining geschult. Um sich für die Nutzung der Software zu autorisieren, mussten alle User eine Lizenz erwerben und einen Nutzerantrag stellen. In Verbindung damit werden sie in die entsprechende Active-Directory-Gruppe aufgenommen und haben die notwendige Schulung nachgewiesen.

Die Lizenz für Foundation umfasst auch die Software Studio, die den Nutzern über ein Installationsportal zur Verfügung gestellt wurde. Dieser regulierte Prozess ist nach CSV-Vorgaben erforderlich.

Die Microsoft-Excel-basierte Software ermöglicht es Anwendern aus IT- und Fachabteilungen, integrierte Lösungen für SAP-Geschäftsprozesse zu entwickeln. Dazu gehören die automatisierte Erfassung, Vervollständigung und Validierung von Daten sowie deren Transfer in und aus SAP.

Studio vereint fünf Module: Transaction dient der Anlage und Pflege von Transaktions- und Stammdaten, Query der einfachen Bereitstellung von SAP-Daten in Microsoft Excel.

Mit Direct lassen sich komplexe SAP-Daten- und Änderungsszenarien erstellen, mit Journal-Entry die Veröffentlichung von Konten- und Journal-Daten beschleunigen. Runner verwendet vordefinierte Transaktionsvorlagen und Abfragedateien für die sichere Durchführung von Änderungen bei SAP-Massendaten.

Globale Foundation

Mit Foundation lassen sich alle SAP-bezogenen Prozesse durch konfigurierbare Workflows automatisieren. Dabei können die Fachanwender die Daten kontrollieren, schrittweise anreichern und validieren, bevor sie in SAP einfließen.

Dies optimiert die Datenqualität und maximiert so den ROI einer SAP-Lösung. Die Enterprise-Produkt- Suite bietet eine Entwicklungsumgebung, die das Erfassen und Validieren von Daten optimiert und diese schneller und sicherer verarbeitet.

Sie besteht aus zwei Modulen: Composer ermöglicht das Design und die Konfiguration innovativer ERP-Geschäftsprozesse in einer einzigen Autorisierungsumgebung. User-Governance sorgt für Transparenz und Kontrolle über die Nutzung und stellt eine auditierbare Nachvollziehbarkeit sicher.

Mittlerweile erledigen verschiedene Abteilungen einen Großteil ihrer Aufgaben rund um das Datenmanagement mithilfe von Foundation. So kommt die Plattform im technischen Service für das gesamte Modul Instandhaltung (PM), im Material-Management (MM), in der Produktplanung (PP) und teilweise in den Bereichen SAP Cross Application (CA), SAP Financial & Controlling (FICO) sowie SAP Product Lifecycle Management (PLM) zum Einsatz.

Änderungen von Massendaten werden nicht länger manuell durchgeführt, sondern automatisiert. Dies entlastet die Mitarbeitenden von langwierigen und fehlerträchtigen Tätigkeiten, sodass sie sich verstärkt ihren Kernaufgaben – wie z. B. System- und Prozessverbesserungen oder der Entwicklung weiterer oder verbesserter Skripte – widmen können.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der automatisierten Bearbeitung ist die verbesserte Datenqualität. Roche bedient sich seit 2012 der Plattform Foundation, seit Sommer 2018 der validierten Version.

Nicht zuletzt haben ihre Benutzerfreundlichkeit sowie die Excel-basierte Arbeitsweise die Mitarbeitenden schnell von deren Vorteilen überzeugt. Aber noch wichtiger ist die große Effizienz.

Denn im Vergleich zu den zuvor verwendeten SAP-Upload-Listen, die mithilfe der Legacy System Migration Workbench (LSMW) erst nach Wochen oder sogar Monaten hochgeladen waren, ist eine Vorlage mit Skript bereits innerhalb weniger Minuten startklar.

Einfache Werkzeuge

Rüdiger Weiß resümiert: „Wir hatten die Erwartung, ein einfach zu handhabendes Werkzeug zu erhalten, das in kurzer Zeit individuelle Skripte entwickeln und bereitstellen kann. Unsere Erfahrungen damit sind sehr positiv und unsere Erwartungen haben sich voll und ganz erfüllt.

Dies bezieht sich auch auf das Erfordernis, das System nach CSV-Guidelines zu validieren.“ Bereits ein halbes Jahr nach der Einführung der Plattform hat sich gezeigt, wie schnell sich das System bezahlt gemacht hat.

Aufgrund der positiven Erfahrungen plant Roche, die Nutzung einzelner Studio-Komponenten wie Winshuttle Query oder Workflow noch auszubauen. Erstere dient der schnellen und einfachen Bereitstellung von SAP-Daten in Microsoft Excel, beispielsweise zur Erstellung von Ad-hoc- Berichten und Vorlagen für Massenänderungsanwendungen, ohne die SAP-Sicherheit und -Performance zu beeinträchtigen.

Zweitere ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Zudem sind die Ausdehnung des Softwareeinsatzes auf andere Standorte sowie ein Upgrade des Systems vorgesehen.