ABB spart 300.000 Euro – Altsystem in sechs Wochen stillgelegt

Zu- und Verkäufe von Firmen haben sich als beliebtes Mittel etabliert, um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und die eigene Innovationskraft zu steigern. Unternehmensagilität muss sich jedoch auf allen Ebenen widerspiegeln, um optimale Synergieeffekte beim Zusammenlegen und Abspalten von Unternehmen und Unternehmensteilen zu erzielen. Das gilt insbesondere für die IT.

2018 übernahm die Turbolader-Sparte von ABB die kleine Winterthurer Ingenieursfirma Tekomar. Deren Diagnose- und Beratungssoftware erlaubt die Optimierung der Leistung und Lebensdauer von Schiffsdiesel und passt perfekt zum Angebot von ABB Turbocharging.

„Software und Know-how von Tekomar sind für ABB Turbocharging sehr wertvoll. Im Oktober vergangenen Jahres kam jedoch die M&A-Abteilung auf uns zu und informierte uns, dass die Lizenzen für die Cloud-ERP-Lösung von Tekomar Ende Februar 2019 auslaufen“

berichtet Hock-Ann Tan, IS Project Manager bei ABB.

„Unsere Aufgabe bestand folglich darin, in nur vier Monaten eine kostengünstigere und einfachere Lösung für die Zeit nach der Übernahme der Tekomar-Daten in das zentrale SAP-System zu finden.“

Die Lösung musste sowohl technisch als auch betriebswirtschaftlich überzeugen. Denn Altsysteme können aus rechtlichen Gründen nach der Migration ihrer Daten nicht so einfach abgeschaltet werden.

Schließlich müssen Altdaten und -dokumente unverändert für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden – in diesem Fall für insgesamt 13 Jahre.

Hock-Ann Tan und sein Team standen folglich vor der Herausforderung, eine technische Lösung für das Problem der Altdaten zu finden, die zudem deutlich günstiger war als der Weiterbetrieb der Altlösung im bisherigen Umfang.

„Technisch gesehen hatten wir prinzipiell drei Möglichkeiten“

sagt Hock-Ann Tan.

„Erstens ein stark reduzierter Weiterbetrieb der Altlösung, wenn der Anbieter das zulässt. Zweitens eine Archivierungslösung für die Altdaten, die zur Anbietertechnologie passt und über diesen Weg die Revisionssicherheit der Daten garantieren kann.

Und drittens ein hersteller- und systemunabhängiger Ansatz, durch den wir die Altdaten unabhängig von der Migration in unser SAP-System herauslösen und rechtssicher aufbewahren können.“

Da die erste Option zu teuer gewesen wäre und sich bei ABB wegen der SAP-Strategie keine passende Archivierungslösung im Einsatz befand, blieb nur die dritte Variante übrig.

„Eine Empfehlung brachte uns jedoch schnell zur Lösung JiVS der Schweizer Data Migration Services.“

Die Plattform für Informationsmanagement basiert vollständig auf Java und ist damit system- und plattformunabhängig. Ihr Verfahren zur revisionssicheren Daten­extraktion und -aufbewahrung ist von Schweizer Wirtschaftsprüfern zertifiziert, sodass die Rechtssicherheit bei internen Revisionen und externen Audits gewährleistet ist.

Denn JiVS legt sämtliche Altdaten und -dokumente zusammen mit ihrem Geschäftskontext ab und dokumentiert dabei jeden einzelnen Schritt. Dadurch lässt sich lückenlos nachweisen, dass die Altinformationen vollständig und unverändert aus dem Legacy-System übernommen wurden.

Bei Bedarf greifen Fachanwender wie Prüfer auf diese Informationen einfach per Browser zu, die ihnen angezeigt werden, als arbeiteten sie mit dem Ursprungssystem. Sie verfügen dabei allerdings ausschließlich über Leserechte. Ein weiterer Vorteil des Browserzugriffs: JiVS kann als Cloud-Service genutzt und muss nicht beim Kunden implementiert werden.

„Technisch hat uns JiVS sofort überzeugt. Doch auch wirtschaftlich war die Lösung den Alternativen überlegen“

berichtet Hock-Ann Tan.

Denn die jährlichen Lizenzkosten für die Altlösung lagen bei rund 50.000 Euro. Demgegenüber liegen die Servicegebühren für JiVS as a Service bei maximal 10.000 Euro pro Jahr. So rechnet sich das JiVS-Projekt bereits nach einem Jahr.

Der Vertrag wurde Anfang Dezember besiegelt, sodass die Arbeiten zur Altdatenübernahme beginnen konnten. Eine Analyse des Informationsbestands ergab, dass für einige Rechnungsdaten noch die dazugehörigen Rechnungsdokumente als PDF-Dateien gedruckt werden mussten.

Im Wesentlichen handelte es sich bei den zu übernehmenden Informationen um Daten und Dokumente zu Aufträgen, Rechnungen, Außenständen und Verbindlichkeiten.

Nachdem alle Vorbereitungsarbeiten inklusive PDF-Druck und Implementierung einer sicheren Datenübertragungsmethode mittels Secure FTP erledigt waren, konnte die Übernahme der Altinformationen auf JiVS ebenfalls noch vor Weihnachten stattfinden.

Am Valentinstag 2019 wurden die Nutzerkonten des Altsystems in der Cloud gelöscht. So konnte das Projekt noch vor Ablauf der Lizenzfristen eingehalten werden, sodass wie geplant keine weiteren Gebühren für das Altsystem mehr anfielen.