Ach du liebe Post

Laut dem Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover werden in Deutschland jährlich rund sechs Milliarden Rechnungen auf dem klassischen Postweg verschickt.

Dies ist zeitaufwändig und kostenintensiv: Die Dokumente müssen ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, die Kuverts verschlossen und frankiert werden. Das Porto für einen Standardbrief beträgt aktuell 58 Cent.

Hinzu kommen die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Briefpapier, Umschläge oder Toner. Auch der Gang zur Post ist einzukalkulieren.

Wirtschaftlicher, einfacher und schneller läuft die Geschäftskommunikation via Mail – egal in welcher Branche. Auch gegenüber dem Fax ist die E-Mail in punkto Kosten und Schnelligkeit überlegen.

Viele Unternehmen, die SAP ERP einsetzen, stellen Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern zur Geschäftskommunikation notwendige SAP-Dokumente noch immer in Papierform zu.

Doch warum nicht ERP dafür nutzen, um Geschäftspost per E-Mail zuzustellen?

Leichter gesagt als getan, denn der ERP-Standard bietet kein komfortables Werkzeug für den E-Mail-Verkehr. So hat der Standard Defizite bei so wichtigen Themen wie Empfängerermittlung, Mailbearbeitung, Verwaltung von Dateianhängen und Mailgestaltung.

Unternehmen, die SAP ERP einsetzen und SAP-Dokumente schnell und effizient per Mail versenden wollen, benötigen eine IT-Lösung, die nahtlos in das SAP-System eingebunden ist, sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen lässt und mit der E-Mails direkt im ERP Backend erstellt, bearbeitet und versendet werden können.

Diese und weitere Anforderungen erfüllt das m/e/s Mailcenter von Munich Enterprise Software. Das Add-on wurde auf der Basis von ABAP und mit ABAP Objects als objektorientierter Erweiterung entwickelt und kann modifikationsfrei und releasesicher in SAP ERP eingebettet werden.

Outlook ist mithilfe der OLE-Technologie (Object Linking and Embedding) über eine eigene Schaltfläche in das User Interface eingebunden.

Flexible Anpassung

Das Add-on ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse hinsichtlich der Mailgestaltung von Vertrieb, Einkauf oder Versand anpassen.

Für den Versand von Lieferscheinen und auch für Rechnungen wird in der Regel ein hoher Grad der Automatisierung und Standardisierung gefordert. Doch für das Schreiben von Angeboten mit hohem Wert an strategisch wichtige Interessenten und Kunden wird eine individuelle Mailbearbeitung benötigt. Das Anschreiben sollte hier eher persönlich sein.

Cockpit als zentraler Einstieg

Die Lösung bietet eine durchgängige IT-Unterstützung für den E-Mail-Versand von verschiedenen Geschäftsdokumenten direkt aus SAP ERP und verkürzt die Kommunikationswege zu Kunden, Interessenten und Partnern. Dabei werden alle relevanten Daten und Informationen wie aktueller Status, Firmenname, Mailempfänger oder Objektschlüssel übersichtlich und prozessbezogen auf einer zentralen Nutzeroberfläche, dem Cockpit, gebündelt.

Das sorgt für hohe Transparenz: Jedem Anwender wird im Rahmen seiner Rolle und Berechtigung nach dem Starten der Applikation seine gesamte E-Mail-Korrespondenz, also gesendete wie auch nicht gesendete und noch zu bearbeitende Nachrichten, angezeigt.

Automatische Empfängerermittlung

Die Empfängerermittlung und -pflege spielt eine wichtige Rolle beim E-Mail-Versand. Das Add-on ermittelt automatisch, an wen die Mail verschickt werden soll. Für das Versenden von E-Mails können bereits in den Stammdaten eine oder mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger vorbelegt werden.

Eine einfache, vorgangsspezifische Korrektur der Empfängerdaten ist jederzeit möglich. Auch können die Empfänger in Abhängigkeit von Beleginhalten vorgangsbezogen ermittelt werden.

Zudem gibt es nützliche Funktionen zur Verwaltung von Ansprechpartnern, was die Hürden zur Kontaktdatenpflege senkt. Zum Beispiel kann damit im Kundenstamm gepflegt werden, welcher Kunde dem Rechnungsversand per Mail zugestimmt hat, ob explizit oder stillschweigend durch Bezahlung der elektronisch übermittelten Rechnung.

Flexible Mailbearbeitung

Für Standardmails können vorformulierte Texte mit Variablen, etwa zur Ergänzung der Belegnummer, hinterlegt werden, die sich aber jederzeit abändern lassen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, persönliche Anschreiben zu formulieren und E-Mails individuell zu gestalten.

Jede Mail kann vor ihrer Zustellung inhaltlich noch einmal überprüft, die Texte können nach Bedarf angepasst werden. Der Versand der E-Mails inklusive der Dateianhänge erfolgt entweder direkt über das Mailcenter, automatisch im Hintergrund oder über Microsoft Outlook.

Darüber hinaus ermöglicht eine spezielle „Mail To Go“-Funktion den Nachrichtenversand direkt aus einem bearbeiteten Anwendungsbeleg. Die gesendeten E-Mails werden dann samt Anhängen protokolliert und mit dem SAP-Beleg verknüpft. Das sorgt für Transparenz, denn die Sendeberichte lassen sich im Beleg aufrufen und der Versand lückenlos nachvollziehen.

Dokumente und Dateien einfach anhängen

Im Add-on kann festgelegt werden, dass bestimmte Dokumente wie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder Marketing-Flyer automatisch hinzugefügt werden. Diese Dateianhänge stammen aus einem zentralen Verzeichnis, auf das sich über SAP ERP zugreifen lässt.

Auch Dokumente, die im Dokumentenverwaltungssystem (SAP DVS) abgelegt sind, lassen sich anhängen: Zum Beispiel Konstruktionszeichnungen, die der Einkauf zusammen mit einer Anfrage oder Bestellung an Lieferanten übermittelt, oder Produktbeschreibungen, die der Vertrieb einer Angebotsmail beifügt.

Nicht zuletzt können Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien vom lokalen PC ausgewählt und einer E-Mail angeheftet werden, sofern der Beleg mit den generischen SAP-Objektdiensten (Generic Object Services, GOS) verbunden ist.

Darüber hinaus bietet das Add-on weitere nützliche Funktionen zur Gestaltung. Beispielsweise können in die E-Mails an Geschäftspartner Hyperlinks eingebunden werden, die zu Informationen über die eigenen Produkte und Dienstleistungen führen.

Überdies können Mailtexte, Signaturen und Disclaimer einheitlich und gemäß den Corporate-Identity-Richtlinien gestaltet werden: Das wirkt sich positiv auf die Außendarstellung des Unternehmens aus.

Nicht zuletzt werden durch den Einsatz der Lösung auch die Anforderungen des Gesetzgebers an die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten erfüllt.

So können die E-Mails nach dem Versand auch per SAP ArchiveLink rechtssicher und compliancekonform in einem externen Ablagesystem abgelegt werden. Auch der ROI kann sich sehen lassen: Da durch den Einsatz von m/e/s Mailcenter weit mehr als nur Portokosten eingespart werden, amortisiert sich deren Einführung in vielen Fällen in weniger als einem Jahr.

Thilo Kiefer ist Mitglied der Geschäftsführung bei m/e/s – Munich Enterprise Software. Nach seiner Tätigkeit als Systemanalytiker bei Siemens und Berater bei SAP Steeb, gehört er seit 2005 zur m/e/s-Geschäftsleitung. Er ist verantwortlich die Bereiche Strategie, Business Development und Portfoliomanagement.