APICON Data Master – ein umfassendes Tool für den Data Lifecycle im SAP

Data Lifecycle im SAP

Der Lifecycle der Stammdaten wird also immer kürzer. Abhilfe schaffen Stammdaten-Tools, die zusätzliche smarte Funktionen für den gesamten Lebenszyklus bieten. Der APICON Data Master ist ein vollständig in SAP ERP integriertes Add-on, dass nicht nur Anlage und Änderung von SAP-Material automatisiert, sondern auch abgeleitete Stammdaten wie Einkaufsinfosätze, Stücklisten oder Arbeitspläne komfortabel bearbeitet. Wie bewältigen Unternehmen, die den APICON Data Master einsetzen, ihre Herausforderungen im Data Lifecycle?

Data Lifecycle in der Praxis

Der Lebenszyklus eines Artikels beginnt häufig in einem CAD- oder PDM-System. Mit dem APICONNECT-Interface erspart der APICON Data Master lästige Tipparbeit und vermeidet Übertragungsfehler, da Daten einfach vom Vorsystem importiert werden können. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten eine Aufgabe in ihrem Arbeitsvorrat, der direkt zur weiteren Pflege und zur Initialanlage des Materialstamms führt. Wo möglich, ermitteln No-Code-Regeln automatisch Feldwerte.

Jeder sollte wissen, wann er welche Aufgaben bei der Datenpflege zu erledigen hat. Das leistet das Aufgabenmanagement im Data Master, eine unkomplizierte und flexible Workflow-Lösung. Standard-Workflows sind oft zu starr und verursachen Probleme bei Abweichungen. Data Master Aufgaben hingegen können bei Störungen flexibel angepasst werden. Der Stammdatenmanager überblickt jederzeit den Bearbeitungsfortschritt bei der Stammdatenpflege. Ein wichtiger Vorteil, da nach der Initialanlage weitere Sichten durch die Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf oder Arbeitsvorbereitung ergänzt werden. Dies funktioniert per Ampelsystem und über Dashboards mit Diagrammen.

Für Amphenol-Tuchel, führender Hersteller elektrischer Steckverbinder, waren die Prozesse für die Neuanlage von Materialien entscheidend. Die parallele Bearbeitung von Aufgaben im Aufgabenmanagement des APICON Data Master beschleunigt den gesamten Prozess signifikant. Die Fachabteilungen können ihre Arbeitsvorräte individuell bearbeiten, dennoch wird der gesamte Ablauf vom System gesteuert.

Mehr Nutzen durch Pflege der abgeleiteten Stammdaten

Stücklisten, Einkaufsinfosätze und Arbeitspläne gehören zu den abgeleiteten Stammdaten, auf die sich Änderungen im Materialstamm direkt auswirken. Mit dem APICON Data Master reduziert sich durch intelligente Editoren mit Regeln oder Massenänderungen auch hier der Pflegeaufwand.

Wieder das Beispiel Amphenol-Tuchel: zusätzlich zum SAP-Materialstamm können Klassifizierung, Stücklisten, Einkaufsinfosätze und weitere abgeleitete Daten in der Prozesskette schnell und effizient angelegt werden. Teils genügt ein einziger Mausklick, da Zuweisungsregeln Feldwerte mit optimaler Datenqualität automatisch ermitteln. 

Im Laufe der Zeit altern Daten, daher benötigen sie Wartung. Die Datenanalyse im Data Master bietet individuelle Data Quality Dashboards ohne Programmierung. So auch beim APICON-Kunden Schaeffler: In 75 Werken weltweit ist das Industrial Engineering (IE) einer der komplexesten Bereiche innerhalb von Schaeffler. Der Verantwortungsbereich umfasst Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze und Fertigungsversionen. Schaeffler hat derzeit etwa 400.000 Arbeitspläne und Stücklisten sowie mehr als 2,5 Millionen interne Bearbeitungsschritte. Regelmäßig führt der Data Master mehr als 20 Qualitätsprüfungen über alle IE-Stammdatenobjekte durch und liefert Dashboards mit detaillierten Fehlerprotokollen. Als perfekte Ergänzung erlaubt es das Aufgabenmanagement den Verantwortlichen für jedes Werk/Segment und IE-Objekt zu adressieren, um die Datenbereinigung mithilfe der Massenpflege im Data Master durchzuführen.

Datentuning bei Dispo-Parametern, Dubletten oder Klassifizierung

Weitere Optimierungsfunktionen sind ABC-Analysen oder die Aktualisierung von Dispo-Parametern. Will man sich einen Überblick über Bestände, Vertriebsbelege oder Materialbelege verschaffen, hilft die Datenanalyse mit sogenannten Streifen-Diagrammen. Diese stellen beispielsweise alle Materialien grafisch gruppiert nach Werk, Lagerort und Materialart dar. Ein Klick auf ein Segment, zum Beispiel Materialstämme im Werk 1000, passt sofort die Selektion an und zeigt nur noch Lagerorte und Materialarten für dieses Werk. Die Visualisierung über mehrere Analyseebenen hinweg gibt dem Planer eine hervorragende Übersicht.

Dubletten sind eine ernst zu nehmende Fehlerquelle in den Stammdaten. Bei der Neuanlage von Geschäftspartnern ist im SAP-Standard immerhin eine Prüfung auf Adressfelder möglich. Anders sieht es aus, wenn Materialstamm oder Stücklisten auf Dubletten geprüft und bereinigt werden müssen. Im APICON Data Master können Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Prüfungen für beliebige Datenobjekte und Felder parametrieren und auch durchführen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die erkannten Dubletten zu eliminieren. Ist der Golden Record definiert, können Status umgesetzt und gegebenenfalls Umbuchungen vorgenommen werden.

Beim Materialstamm, aber auch bei anderen Daten werden über die Klassifizierung zusätzliche Informationen in Merkmalen strukturiert abgelegt. Im Laufe des Lebenszyklus von Stammdaten müssen diese Merkmale auch angepasst werden. Ist dabei der Datentyp zu ändern, so scheitert man, wenn Merkmale bereits Bewertungen tragen. Auch hier bietet der APICON Data Master eine Lösung: Per Massenpflege werden die Merkmalswerte temporär umgefüllt, um dann die Änderungen durchzuführen.

Effiziente Updates und Migrationen per Massenpflege 

Bei diesen Updates unterstützen die Datenanalyse und die Massenänderungsfunktionen im Data Master den Stammdatenverantwortlichen. Weitere Szenarien sind Migrationen, Merger oder Carve-outs von Daten unterschiedlicher SAP-Systeme. Dies sind dann Projekte und kein Tagesgeschäft. Der APICON Data Master ist ein umfassendes Werkzeug zur effizienten Datenoptimierung im gesamten Data Lifecycle im SAP. Die modulare Architektur des Data Master sorgt für passgenaue, schlanke und erweiterbare Lösungen für das Stammdatenmanagement im SAP.