Archiv statt passiv

Jedes Szenario hat seinen eigenen Charakter – ob beim Industriegarn-Hersteller Coats, bei EnBW, beim Werkzeugmaschinenbauer Trumpf oder bei Knauf Gips.

Gemein ist allen das enorme Einsparpotenzial, das sich aus der cloudbasierten SAP-Archivierung, der Einbindung von CAD-Daten oder der Verwaltung besonders großer Datenmengen ergibt.

Komplette Private Cloud: Coats Industriegarne

Beim Industriegarn-Hersteller Coats ist SAP das Haupt-ERP-System, weltweit arbeiten 2800 Anwender damit. Was die Archivierung im ERP-Umfeld angeht, hatte Coats jahrelang die Lösung eines anderen Anbieters eingesetzt.

Wechselnde Lizenzmodelle, komplizierte Updates und die Notwendigkeit, für das Archiv immer noch zusätzliche Datenbank-Server vorzuhalten, führten bei Anwendern und insbesondere dem Global Technology Team zu dem Entschluss, über eine Alternative nachzudenken.

Das alte, proprietäre DMS wollte man durch eine schnelle und wartungsarme Lösung ersetzen und insgesamt eine schlanke Art der SAP-Archivierung in der Cloud realisieren.

Bei der KGS fand man das passende Konzept für diese Anforderungen. Eingeführt wurde der KGS ContentServer4Storage im Herbst 2015. Die knapp dreimonatige Migration vom Alt- auf das Neu-Archiv übernahm die KGS durch Einsatz von Migration4ArchiveLink, der Software für das einfache und kontrollierte Durchführen von Archivmigrationen im SAP-Umfeld. 8,6 Millionen Dokumente – Bestellungen, Production Orders, Materialbelege usw. – mit rund sechs Terabyte galt es zu überführen.

Anfang 2016 war das SAP-System für Nordamerika komplett an den KGS ContentServer4Storage angeschlossen, bis Mitte März 2016 waren auch die anderen SAP-Systeme migriert.

„Von der Geschwindigkeit und davon, wie unkompliziert der Archivwechsel während des laufenden Betriebes verlief, waren wir beeindruckt“

so Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect im Global Technology Team von Coats.

Was das architektonische Gesamtkonzept der integrierten ERP-Archivlandschaft angeht, nimmt Coats unter den Unternehmen seiner Größenordnung weltweit eine technische Vorreiterstellung ein.

Denn on premise ist bei dem Industriegarn-Hersteller längst ein Auslaufmodell: Nicht nur die weltweiten SAP-Systeme – neben den USA gibt es jeweils eines für Europa, Ost-Asien und Südost-Asien – sind komplett in der Private Cloud bei einem Rechenzentrumsbetreiber in Wien gehostet.

Auch seine KGS-Archivlandschaft hat Coats komplett in die Wolke verlagert, die Server stehen in der Microsoft Azure Cloud in Irland und legen die Daten im Azure Filesystem ab. Eine Express-Verbindung mit 500 mbit Übertragungsgeschwindigkeit sorgt dafür, dass es keine Performance-Probleme gibt. Auch die Migration der Daten fand folglich nicht im Hause Coats statt, sondern der KGS Migration Server wurde in Azure in­stalliert und mit dem Altarchiv verbunden.

„Wir haben nur definiert, welche Content Repositories migriert werden sollten, und KGS Migration4ArchiveLink führte die Migration anschließend einwandfrei durch“

erklärt Hagen Hoss.

Der Gang in die Cloud ist für den Industriegarn-Hersteller eine reine Kostenfrage, denn gemietete Server sind deutlich preiswerter als gekaufte. Derzeit wird geprüft, wo dies realisiert werden kann, denn in einigen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, Geschäftsdaten innerhalb der Landesgrenze aufzubewahren. Hier wäre dann die Ergänzung durch on premise installierte KGS-Archivserver die Lösung.

Hagen Hoss:

„In enger Zusammenarbeit mit Microsoft und SAP bereiten wir gerade den Wechsel auch unserer SAP-Suite nach Azure vor. Mittelfristig werden wir dann auch auf S/4 Hana migrieren.“

S/4 Hana in der Cloud mit integrierter Archivfunktionalität – damit wäre Coats wohl einer der Ersten, die eine solch zukunftsweisende Architektur realisiert hätten.

Dokumentenverwaltung mit High-Speed bei EnBW

Bei einem Unternehmen der Größenordnung von Energieanbieter EnBW bleibt es nicht aus, dass Dokumente aus zahlreichen Systemen heraus entstehen: zunächst aus den verschiedenen Modulen des ERP-Systems als auch aus diversen Non-SAP-Systemen. Daneben gibt es eine aktenorientierte Dokumentablage in SAP Folders Management sowie zusätzlich ein Dokumenten-Management-System und eine Sharepoint-Umgebung.

Mit den KGS-Lösungen schuf EnBW eine komplett neue und globale Archivarchitektur für diese Dokumentenquellen. Das Archivprojekt besticht vor allem durch seine schiere Datenmenge.

Der Energieversorger verwaltet rund eine halbe Milliarde Dokumente, die einer Gesamtgröße von 50 Terabyte entsprechen. Aus rund 500 Millionen Belegen, die in etlichen verschiedenen Systemen gespeichert sind, muss per Mausklick das richtige Dokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm eines Kundenberaters erscheinen.

Das gelingt nur mit einem leistungsfähigen Archiv. Bei seiner Neueinführung greift das System auf bisherige hierarchische Storage-Systeme zu. Dies ermöglichte der EnBW, das zugrunde liegende, damals rund zehn Terabyte umfassende SAM-FS Filesystem mit angeschlossenen Speichersystemen für das Langzeitarchiv zu erhalten.

Die Archivmigration fand rein auf Datenbankebene statt. Das Archiv wurde zunächst für die Dokumentablage im Bestandssystem eingesetzt, also für die einzelnen SAP-Module ISU, CRM, PM etc. Die verschiedenen Geschäftsbereiche haben außerdem separate Aktenlösungen für Personal, Marken, Bau in SAP Folders Management aufgebaut, welche die neue Software auch als Archivkomponente nutzen.

Hinzu kommt der große Bereich der Non-SAP-Anwendungen wie z. B. Vertriebssysteme. Damit Fremdsysteme die Software über ArchiveLink bedienen können, hat die IT-Abteilung eine eigene Middleware programmiert, das sogenannte Dokumentenmanagementcenter (DMC).

„Wir öffnen das Archiv damit für beliebige Eingangskanäle“

begründet Torsten Zytowski aus der Abteilung IT Funktionaleinheiten und Erzeugung.

„Es gibt keine harte Verdrahtung mehr vom Archiv an eine bestimmte Anwendung wie SAP, sondern das Produkt ist als Archiv für alle führenden Systeme einsetzbar, die sich ein Unternehmen im Laufe der Zeit einmal einrichtet“

so Zytowski weiter.

Über das DMC sind auch normale Büro-Scanner an das Archiv angeschlossen. Dokumente können so direkt im täglichen Arbeitsprozess digitalisiert und abgelegt werden.

Von den rund 20.000 Beschäftigten der EnBW arbeiten mehr als 8000 regelmäßig am Bildschirm und haben so täglich mit digitalen Dokumenten zu tun. Daher ist es wichtig, dass das zugrunde liegende Archivsystem zuverlässig und schnell die angeforderten Belege bereitstellt.

„Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass ein Kundenberater im Frontend, der Anrufe entgegennimmt, jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm hat. Die Zielvorgabe erreichen wir heute“

erklärt Torsten Zytowski. Für diese Leistung wurde die EnBW bereits mehrfach ausgezeichnet.

Trumpf: Weltweiter Zugriff auf CAD-Dokumente

Eine Besonderheit im KGS-Projekt beim Werkzeugmaschinenhersteller Trumpf ist die Archivierung weltweit verteilter CAD-Dokumente, für die KGS ein neues Cache-Server-Konzept entwarf.

„Als wir abermals vor Lizenzverhandlungen mit unserem Archiv­anbieter standen, war uns klar: Der Zeitpunkt für einen Technologiewechsel ist reif“

sagt Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme bei Trumpf.

Nach der bisherigen Lizenzpolitik entsprach jeder SAP-User einem Archiv-User – bei 7000 ERP-Anwendern eine teure Angelegenheit. Überhaupt brauche Trumpf keine voll umfängliche ECM-Lösung, bei der jede kleinste neue Funktionalität wie etwa die E-Mail-Archivierung aufwändig hinzu installiert werden müsse, findet Blum.

Statt einer mächtigen Collaboration-ECM-Suite für alle Belange setzt Trumpf mit KGS auf eine schlanke Lösung, die auf einem SAP-zentrierten Ansatz aufsetzt und ausschließlich die Ablage von Dokumenten in Verbindung mit SAP übernimmt.

Für Trumpf spielen CAD-Konstruktion und CAD-Daten-Verwaltung eine zentrale Rolle. Die Baugruppen der Maschinen, die teilweise aus über 10.000 Einzelteilen bestehen können, verwaltet Trumpf in SAP PLM.

Diese Dokumente müssen gespeichert und den in weltweit 15 Ländern sitzenden Konstruktionsabteilungen zeitnah bereitgestellt werden. Eine große Herausforderung angesichts der in diesem Umfeld typischerweise sehr großen Dateien.

Dafür hat Trumpf mit dem alten DMS eine komplexe und performancekritische Infrastruktur mit Content-(Archiv-) und Cache-Servern aufgebaut.

Dieter Heger, IT-Administrator der SAP-Basisbetreuung bei Trumpf:

„Würden wir alle CAD-Daten zentral bei uns in Ditzingen speichern, müssten sich unsere weltweit verteilten Konstrukteure z. B. in China die CAD-Daten immer komplett über das WAN aus Ditzingen laden und wieder zurückspeichern, wenn sie eine Baugruppe weiterbearbeiten wollen. Ein flüssiges Arbeiten wäre damit unmöglich.“

Die komplexe, über Jahre gewachsene Infrastruktur aus Content- und Cache-Servern, die sowohl untereinander als auch mit SAP PLM kommunizieren, bildete Trumpf deshalb an seinen weltweiten Konstruktionsstandorten in enger Kooperation mit KGS analog neu ab.

Der Austausch der Content- und Cache-Server und damit der kompletten Archivinfrastruktur an allen Konstruktionsstandorten war allein eine anspruchsvolle Aufgabe, die der eigentlichen Datenmigration vorausging.

Weil die Cache-Server des Vorgängersystems nicht hundertprozentig mit den KGS ContentServern kommunizieren können, war kein standortweiser Umstieg möglich. Vielmehr mussten vor den KGS-Content- zunächst sequentiell alle Cache-Server ausgetauscht werden.

Trumpf arbeitete für eine Übergangszeit sowohl mit neuen KGS-Cache- als auch mit alten Content-Servern.

„Außer KGS fanden wir keinen Hersteller, der in der Lage war, unsere speziellen Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen und der sofort verstand, worum es uns ging. Denn über die Standard-Funktionalität der SAP-Archivierung mit ArchiveLink geht unsere Cache-Server-basierte Infrastruktur weit hinaus“

so Dieter Heger.

An jedem Standort weltweit gibt es nun einen eigenen KGS ContentServer4Storage, der die Teile, für die der Standort zuständig ist, lokal speichert. Für die Normteile, die in Ditzingen liegen, wurden jeweils parallel lokale KGS CacheServer aufgebaut, die solche entfernten Teile vor Ort bereitstellen.

Wollen sich die Konstrukteure eine Baugruppe laden, melden sie sich in SAP PLM an und geben die Baugruppe an. SAP löst dann die Stückliste auf und die lokalen Teile werden aus dem KGS ContentServer4Storage vor Ort geladen, die Normteile aus dem KGS CacheServer vor Ort.

Mit dieser Architektur hat Trumpf immense Performance-Vorteile gegenüber einer zentralen Lösung. SAP kennt dabei jeden einzelnen Server, überwacht, welcher ausfällt, und kann auf alternative Server umschalten.

Das SAP-System weiß auch genau, zu welchem Standort eine bestimmte Workstation/ein PC gehört und ob der Zugriff lokal oder remote stattfindet. Nach Austausch aller Server begann Trumpf im Sommer 2016 mit der eigentlichen Migration von insgesamt circa zwölf Terabyte Daten aus dem Alt- ins Neu-System.

Hierfür kam die Lösung KGS Migration4Archivelink zum Einsatz. Die User bekamen von dieser im Hintergrund laufenden Migration überhaupt nichts mit. Insgesamt wurden circa 68 Millionen kaufmännische Dokumente und rund sieben Millionen CAD-Dateien migriert. Die Einsparung bei den Wartungskosten beläuft sich auf circa 66 Prozent.

Knauf: Bei Wartung, Server und Lizenzen sparen

Knauf Gips ist ein weiterer langjähriger SAP-Anwender, der seine Archivlandschaft eng in SAP als führendes System eingebunden hat und dafür die Lösungen der KGS einsetzt.

Der Hauptantrieb für die Einführung des neuen Archivs war zunächst die Kosten für Wartung und Betrieb zu senken. Ein weiterer Grund dafür war die Neugestaltung der Archivlandschaft.

„Wir hatten 15 Content Repositories für die verschiedenen Landesgesellschaften“

erklärt Florian Beck, verantwortlich für Workflow und SAP-Archivierung bei Knauf.

„Auch im DMS-System waren deshalb verschiedene Datenbanken notwendig. Wir mussten in SAP stets sicherstellen, dass jeweils in die richtigen Repositories archiviert wird und diese auch nicht zu groß werden.“

Nach der Entscheidung für KGS Anfang 2015 fand die Migration noch im gleichen Jahr statt. Alle 15 bisherigen Content Repositories, welche an verschiedenen SAP-Systemen angebunden sind, mit einem Volumen zwischen 50 und 60 Millionen Dokumenten und knapp sechs Terabyte übertrug die Migrationssoftware KGS Migration4ArchiveLink in wenigen Wochen reibungslos von den alten auf die neuen Archivserver. Ein Wirtschaftsprüfer gab zuvor seinen Stempel für den Archivwechsel.

Für die Aufnahme von Dokumenten hat Knauf 70 KGS ScanClients international im Einsatz, 25 davon in Deutschland. Auch in ausgewählten Fachabteilungen stehen einfache Scanner mit den ScanClients, auf denen die Kollegen Eingangsdokumente digitalisieren und den SAP-Belegen zuordnen können.

Zukünftig will man möglichst alle Scanaufgaben in den jeweils zentralen Poststellen zusammenführen. Um die international eingesetzten ScanClients zu administrieren oder an Arbeitsplätzen neu einzurichten, muss sich niemand vor Ort begeben.

KGS hat hierfür mit dem KGS Scan-Server eine Administrationslösung entwickelt. Über sie haben Florian Beck und seine Kollegen einen Überblick darüber, in welchem Land an welchem PC der KGS ScanClient genutzt wird.

Sie können die Software von Iphofen aus verteilen und die jeweiligen Profile zentral verwalten. Was Knauf im Bereich der Archivierung spart, lässt sich schon im ersten Jahr des Wechsels ausrechnen – in dem der komplette bisherige Dienstleistungsaufwand für das Altsystem und dessen Client wegfiel.

Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizenzierungen, wie sie früher üblich waren, weg. Die Lösung hat sich demnach innerhalb von zwei Jahren amortisiert.