Archivierung mit S/4-Readiness

Mit S/4 Hana steht für alle eta­blierten SAP-ERP-Landschaften eine funktionale und technische Runderneuerung an. Neue Core-Funktionalitäten, mobile Anwendungen sowie alternative Cloud-Betriebsmodelle verändern die IT-Architektur vieler Firmen grundlegend.

Dank der neuen Business Suite und der gegebenen Integrationsmöglichkeiten können Organisationen ihre Prozesse konsequent automatisieren und digitalisieren. Die In-memory-Datenbank SAP Hana im S/4-Core wird dabei zum De-facto-Standard.

Der Umstieg auf S/4 ist längst in der Unternehmensrealität angekommen. Viele Firmen stecken mitten im Veränderungsprozess, bei anderen steht der Umstieg nach S/4 mittelfristig auf der IT-Roadmap.

Was bei der Planung allerdings häufig in den Hintergrund rückt, ist das Thema Datenarchivierung, also die Aufbewahrung von Daten aus legalen sowie betrieblichen Gründen, in Kombination mit Data Cleansing, d. h. der Bereinigung von nicht benötigten Daten.

Obwohl die mittlerweile exponentiell wachsenden Datenmengen in vielen Unternehmen zu einem respektablen Kostenfaktor geworden sind und zunehmend für Performance-Probleme in den Produktivsystemen sorgen, werden diese „stillen Schmerzen“ oft ignoriert.

Zu hoch sind die vermeintlichen Hürden einer Datenarchivierung – sie reichen von dem befürchteten Verlust des Zugriffs auf die Datenhistorie über Kapazitätsengpässe in der IT-Abteilung bis hin zum Unwissen, welche Dokumentenarten aufbewahrungsrelevant sind und welche nicht.

Hana nicht beliebig erweiterbar

Stattdessen erhöhen viele Unternehmen einfach ihr Hardwarebudget, schaffen neue physikalische Speicher an und versuchen auf diese Art, der wachsenden Datenmenge Herr zu werden. Bei der neuen Busi­ness Suite auf Hana funktioniert diese Herangehensweise jedoch nicht mehr.

Das hat vor allem technische Gründe, die allerdings einen erheblichen Kosteneffekt nach sich ziehen: Trotz sinkender Preise sind Hauptspeicher immer noch deutlich teurer als Festplattenspeicher.

Daher sind die Hardwarekosten bei In-memory-Datenbanken wie Hana im Vergleich zu konventionellen Datenbanken um den Faktor drei bis fünf höher. Hier lohnt es sich durchaus, die eigenen oft mehrere Terabyte großen Systeme rechtzeitig abzuspecken.

Hinzu kommt: SAP Hana lässt sich, Stand heute, nicht beliebig skalieren. Das heißt, der Datenbankgröße sind physikalische Grenzen gesetzt, die Kapazitäten können nur mit hohem administrativen Aufwand erweitert werden – wenn überhaupt. Und, das neue System soll ja nicht von Anfang an schon aus allen Nähten platzen.

Der Umstieg auf S/4 bringt neue, simplifizierte Datenmodelle (Simple Finance, Simple Logistics) mit sich; zudem werden bestehende Komponenten obsolet und durch Nachfolgefunktionalitäten abgelöst.

Die Datentransformation zu S/4 ist bei einem möglichst reibungslosen Umstieg unumgänglich und stellt für die Risikobewertung der Transition einen Schlüsselfaktor dar – und zwar unabhängig von der gewählten Vorgehensweise (Greenfield/Brownfield).

Generell gilt: Je kleiner die auf der Datenbank vorgehaltene und somit zu transformierende Datenmenge, desto einfacher der Umstieg und desto geringer sind Aufwand und Risiko.

Archivierungsstrategie für die digitale Zukunft

Sich mit dem Thema Datenarchivierung zu beschäftigen ist auch unabhängig von S/4 Hana sinnvoll – und zwar aus mehreren Gründen: Zum einen ist im Mai 2018 die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten.

Sie gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten und statuiert neben altbekannten Pflichten auch neue Anforderungen für Unternehmen im Bereich Schutz personenbezogener Daten und revisionssichere Archivierung. Unternehmen sollten sich also ohnehin mit dem Thema befassen, egal ob sie den Umstieg in die neue SAP-Welt jetzt planen oder später.

Zum anderen verändert die Digitalisierung die Rahmenbedingungen. Bereits heute erzeugen global aufgestellte mittelständische Unternehmen mehrere Millionen Anwendungsbelege jährlich, vor allem in der Finanzbuchhaltung, Logistik und Produktion.

Die Datenmengen, die in der digitalen Zukunft durch IoT-Daten und deren Auswertung zu betriebswirtschaftlichen Zwecken entstehen, werden den Bedarf an Speicher weiter steigern. Unternehmen, die dann keine ganzheitliche Archivierungsstrategie unter Berücksichtigung sämtlicher Dokumentenarten einsetzen, werden es in der digitalisierten Geschäftswelt schwer haben, ihre Datenflut in den Griff zu bekommen. Wie aber kann eine solche Strategie aussehen?

Eine Archivierungsrichtlinie, die auf zukünftige digitale End-to-End-Prozesse ausgerichtet ist, muss unternehmensweit geplant werden und für alle Bereiche transparent sein. Die Richtlinie enthält alle identifizierten Archivierungsobjekte, also Anwendungsdaten, sowie Dokumentenarten, die aufbewahrungsrelevant sind.

Sie enthält verbindliche Aufbewahrungsfristen, die den gesetzlichen Anforderungen und internen Standards genügen, legt die Verweildauer von Anwendungsdaten in den Produktivsystemen fest und definiert, wo die archivierten Daten physisch abgelegt werden.

Zu den weiteren Kernbestandteilen der Strategie beziehungsweise Richtlinie gehören die Ausarbeitung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzeptes für die Anzeige archivierter Daten, die den Anforderungen der Fachbereiche Rechnung tragen, sowie die Erstellung eines Dokumentationskonzeptes zur effizienten Abwicklung des Archivierungsprozesses.

Nach dem Aufbau der Archivierungsrichtlinie gilt es, den Archivierungsprozess bestehend aus Cutover, Durchführung, Monitoring und Abnahme durch den Fachbereich innerhalb der IT-Organisation zu etablieren. Dabei gilt es, die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Archivierungsobjekten zu berücksichtigen.

Der Archivierungsprozess sollte grundsätzlich periodisch stattfinden. Erfahrungsgemäß besteht hierbei der Wunsch, die einzelnen Archivierungsschritte (Vorlauf, Schreibphase, Löschphase und Nachlauf) weitestgehend automatisiert einzuplanen und ablaufen zu lassen, um den Aufwand für die Archivadministration zu minimieren.

Data Cleansing als Benefit

Im Zuge der Ausarbeitung einer Archivierungsstrategie und der Identifikation aufbewahrungsrelevanter Daten erhalten Unternehmen während einer Analysephase Transparenz darüber, welche Daten nicht mehr benötigt werden und somit unnötig System-Ressourcen binden.

Die irrelevanten Daten können meist durch Standard-Maßnahmen entfernt werden. Diese lassen sich als Ergänzung zu den bereits laufenden Housekeeping-Aktivitäten einplanen. Zudem wird überflüssiger Datenbestand aufgedeckt, der durch Ausgründung oder Verkauf von Gesellschaften entsteht.

Abhilfe schafft ein technischer Carve-out, in dem die Daten risikoarm entfernt werden können. Diese Maßnahmen sind im Hinblick auf eine S/4-Migration ohnehin unabdingbar. Die Analysephase als Vorstudie zu einem möglichen Archivierungsvorhaben beinhaltet nicht nur technische, sondern auch fachliche Optimierungsaspekte.

Im Fokus stehen eine Validierung und Bewertung der Stammdaten und der Pflegeprozesse. So lässt sich die Stammdatenqualität langfristig verbessern. Zudem werden durch die Kostenbetrachtung der Stammdaten Auswirkungen fehlender Datenqualität sichtbar gemacht. (Siehe Kasten zum Thema MDV.)

Transparente Regeln

Als Prozessberater und SAP-Spezialist unterstützt CBS Corporate Business Solutions Industrieunternehmen in allen Phasen des Übergangs nach S/4 unter Berücksichtigung der oben genannten Aspekte.

Das „CBS S/4 Hana Transition Program“ verbindet die Kernanforderungen im Umfeld One Corporation, Globalization und Landscape Transformation methodisch und fachlich mit den Innovationen der SAP. Mit „CBS ET for SAP S/4 Hana“ steht zudem die weltweit erste Standardsoftware für den Umstieg in die neue SAP-Welt bereit.

Sicher ist: Eine unternehmensweite und transparente Archivierungsrichtlinie zu erarbeiten ist ein Kraftakt und gelingt nur, indem die verschiedenen Abteilungen und Bereiche an einem Strang ziehen.

Dazu braucht es einen gewissen Vorlauf. Man muss sich frühzeitig Gedanken machen, durch geeignete Analysen Transparenz schaffen und mit allen Fachbereichen sprechen, um aufbewahrungsrelevante Archivierungsobjekte sowie Dokumentenarten zu definieren.

Zudem gilt es, Archivierungsprozesse zu modellieren und zu etablieren, eine Archivlösung auszuwählen und möglicherweise einen passenden Projektpartner zu finden.

Dieses Vorhaben kann bei einer S/4-Transition nicht einfach nebenbei erfolgen. Es muss als eigenes Projekt verstanden und durchgeführt werden – typischerweise ein eigenes Vorprojekt auf dem Weg zu S/4.

Inklusive SAP NW & ILM

Wichtig: In puncto Umsetzung der Archivierungsstrategie bietet die SAP NetWeaver-Plattform inklusive SAP ILM ein breites Spektrum an Archivierungsfunktionalitäten einschließlich des komfortablen und schnellen Zugriffs auf archivierte Dateien, Implementierung legaler Sperren und Unterstützung bei der Datenvernichtung nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist. Die Implementierung eines weitestgehend automatisierten SAP-Archivierungsprozesses stellt dann sozusagen den ersten Schritt im Rahmen des Übergangs auf S/4 dar.

Vorteil: Die archivierten Anwendungsdaten liegen langfristig sicher in Archivdateien und nicht mehr im Produktivsystem. Damit lässt sich der Daten­zuwachs auf der Datenbank massiv reduzieren. Gleichzeitig werden damit die gesetzlichen Anforderungen und internen Standards zur Aufbewahrung von SAP-Anwendungsdaten erfüllt.

Eine durchdachte Archivierungsstrategie bringt Unternehmen nicht nur Kosten- und Effizienzvorteile, die sich in den Finanzkennzahlen widerspiegeln, sondern zielt auch darauf ab, Industriefirmen optimal auf die Einhaltung legaler Anforderungen vorzubereiten sowie auf die digitale Zukunft verbunden mit dem Umstieg auf S/4 Hana.

MDV optimiert Stammdaten-Qualität

Globale Lösungen, digitale Transformation, S/4 Hana: Das sind wesentliche Treiber, um das Thema Master Data Management im SAP-Umfeld neu in den Blick zu nehmen.

Stammdaten als digitale Kopie der realen Business-Objekte spielen eine immer wichtigere Rolle. Eine hohe Stammdatenqualität ist die Basis für effiziente Geschäftsprozesse.

CBS Master Data Validation for SAP ERP und S/4 Hana ist eine umfassende Standardsoftware zur Bewertung, Überwachung und Optimierung der Stammdaten. Industrieunternehmen können damit Ihre Stammdatenqualität langfristig verbessern. Durch die Kostenbetrachtung der Stammdaten werden zudem Auswirkungen fehlender Datenqualität sichtbar gemacht.