Automatisierte Rechnungsverarbeitung in Multi-ERP-Umgebungen

Unternehmenswachstum ist das zentrale unternehmerische Ziel – Multi-ERP-Umgebungen ergeben sich in Folge dieses Wachstums durch Fusionen und Übernahmen und können mit der Zeit zu erheblichen Ineffizienzen führen und wertvolle Ressourcen vergeuden.

Der größte Mehrwert der Automatisierung und die harmonisierenden Auswirkungen auf Multi-ERP-Umgebungen finden sich in der Möglichkeit, einen standardisierten Prozess über verschiedene Systeme hinweg mit unterschiedlichen Herausforderungen einzuführen. Darüber hinaus sind aus unternehmerischer Sicht die Austauschbarkeit von Ressourcen sowie die Möglichkeit, Shared Services Center (SSCs) zu konsolidieren, weitere zentrale Vorteile.

Ziel der Automatisierung soll es sein, Prozesse vorweisen zu können, die von physischen Standorten und Anforderungen unabhängig sind. Hierfür müssen etwa papierbasierte Rechnungsprozesse automatisiert oder personengebundenes Know-How, wie die Koordination der Kreditorenbuchhaltung, auf eine höhere Ebene gebracht werden.

Der Vorteil der ausgereiften Automatisierungslösungen von Esker ist, dass eine einzige Plattform genutzt wird, um jede Art von Analyse, Reporting und Verwaltung von Prozessen durchzuführen. Aus Sicht der Infrastruktur betrachtet, ist die Idee nachvollziehbar: Das Unternehmen baut eine abstrakte Schicht auf, die es allen Mitarbeitern erlaubt, auf dieser Ebene zu arbeiten, anstatt sich mit all den technischen Details zu beschäftigen, die mit den verschiedenen ERPs verbunden sind.

Cloud-Lösungen sind hier deutlich auf dem Vormarsch, bieten sie doch anwenderorientierte Zugriffsmöglichkeiten über einen Webbrowser, während die eigentliche Anwendung in der Infrastruktur des Dienstleisters betrieben wird.

SAP ist für Esker zentraler Ankerpunkt in der Prozessautomatisierung. Als SAP® Silver Partner bietet Esker durch seine integrierte Cloud-Plattform flexible Möglichkeiten, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und Maßnahmen abteilungsübergreifend zu organisieren. ­­

Die Automatisierungslösungen verfügen über eine SAP-zertifizierte Integration, die für eine nahtlose Automatisierung des Daten- und Dokumentenflusses im SAP-System der Unternehmen sorgt.

Engel & Völkers: Zentrale Rechnungsverarbeitung mit Multi-SAP®-Anbindung

Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker lässt sich nahtlos in SAP® ERP-Systeme integrieren und ermöglicht es Unternehmen, manuelle Tätigkeiten aus der traditionellen Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.

Diesen Schritt ist auch Engel & Völkers, eines der bekanntesten Dienstleistungs-unternehmen zur Vermittlung von Immobilien im Premium-Segment, mit Esker gegangen. Monatlich werden rund 3.000 bis 4.000 Rechnungen aus mehreren Ländern und verschieden Standorten in einem zentralen Shared Service Center (SSC) in Hamburg verarbeitet.

Gebucht werden die Rechnungen in zwei ERP-Sytemen: SAP Business One und SAP Business by Design. SAP R3 ist für Archivzwecke angebunden. In der Vergangenheit erwiesen sich dabei die manuelle Erfassung der Papier- und E-Mail-Rechnungen sowie der beleghafte Freigabeprozess als zeitaufwendig und wenig transparent.

“Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Lösung war für uns ein individuell zu gestaltender Workflow, um die Rechnungsfreigaben aus der Anwendung heraus für alle SAP-Systeme anzustoßen, je nach Buchungskreis und ERP-Zugehörigkeit’‘, erläutert Fabian Endtricht, Team Lead Accounting Systems and Processes bei Engel & Völkers.

,,Die Cloud-basierte Esker-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung erfüllte unsere Anforderungen an eine Multi-SAP-Anbindung voll und ganz und konnte nach dreimonatiger Implementierung in den Praxisbetrieb übergehen.”

Dank der Multi-ERP-Fähigkeit der Esker-Lösung lassen sich die ERP- Systeme, die alle aus dem Hause SAP stammen, aber technologisch komplett unterschiedlich aufgebaut sind, unter einer Oberfläche zentral verwalten.

Eingehende Lieferantenrechnungen werden nun automatisch zur Verarbeitung und Genehmigung an die Esker-Plattform übertragen. Dort wird die Zuordnung zu Buchungskreisen und ERP vorgenommen. Wesentliche Rechnungsinformationen werden ausgelesen und, wo möglich, mit automatischen, logik-basierten Vorkontierungen versehen.

Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe über einen E-Mail-gestützten Workflow, der individuell anpassbar ist, mehrere Stufen berücksichtigt und sich nach Rechnungshöhe und Buchungskreis richtet. Nach Freigabe übergibt die Esker-Lösung die Daten an das entsprechende SAP-System zur automatisierten Buchung weiter. Die jeweilige SAP B1/SAP ByD/SAP R3-Rechnungsnummer wird an die Esker-Anwendung zurückgegeben und revisionssicher archiviert.

Das Endergebnis? Mit KI-gesteuerter Datenerfassung, direkter ERP-Weiterleitung und elektronischen Workflow-Funktionen wird nun bei Engel & Völkers die Rechnungsverarbeitung optimiert und der Cash Flow effektiv gesteuert.

Fit für die Zukunft in der Cloud – natürlich SAP-zertifiziert

Seit Oktober 2019 ist die Integration der Esker-Lösungen für die Auftragsverarbeitung und die Kreditorenbuchhaltung mit der SAP S4/HANA® Cloud von SAP® zertifiziert. „Esker investiert seit über 15 Jahren in das SAP-Ökosystem. Die Bereitstellung neuer Integrationsfunktionen bietet Kunden einen höheren Mehrwert in Bezug auf ihre digitale Transformation,“ erläutert Jean-Michel Bérard, CEO von Esker.

Mit der Zertifizierung können Nutzer sicher sein, dass die Esker-Cloud eine zukunftssichere Lösung im SAP®-Umfeld ist. SAP S4/HANA® hält als ,,Nachfolgerin” des klassischen SAP/R3 in immer mehr Unternehmen Einzug.