Automatisierung weiterdenken

Im Mai 2016 befragte IMA (Institute of Management Accountants) mehr als 751 Finanzführungskräfte, Manager und Analysten aus den USA, um mehr darüber zu erfahren, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse durchführen, welche Probleme dabei auftreten und wie diese gelöst wurden.

Zudem sollten Best Practices identifiziert werden. Ziel der Studie war es, mehr über den Umfang der Automatisierung zu erfahren; welche weiteren Bereiche sie gerne automatisieren würden; welchen Herausforderungen sie gegenüberstehen und was sich im Bereich der Automatisierung bewährt hat.

Insgesamt gaben 75 Prozent der Befragungsteilnehmer an, dass sie den Zeitbedarf für den Buchungsabschluss erfassen.

Der aktuelle Finanzabschlussprozess

Die Ergebnisse zeigen, dass viele Unternehmen Raum für eine automatisierte Finanzbuchhaltung haben. Kontrollverifizierungen werden üblicherweise nach Bedarf durchgeführt – monatlich, jährlich oder vierteljährlich.

Ebenso werden Arbeitskosten- und Inventarabstimmungen, Journaleinträge und Kostenallokationen von vielen Unternehmen nach Bedarf durchgeführt.

Es zeigte sich, dass große Firmen ihre Abschlussprozesse eher als kleine Unternehmen dokumentierten. 21 Prozent aller kleineren Unternehmen gaben sogar an, ihre Abschlussprozesse überhaupt nicht zu dokumentieren (im Gegensatz zu zehn Prozent der größeren Unternehmen).

Insgesamt zeigen diese Ergebnisse, dass etwa zwei Drittel der Unternehmen ihre Abschlussprozesse entweder überhaupt nicht oder nur teilweise dokumentieren.

Überdies kam die Studie zu dem Ergebnis, dass circa zwei Drittel der befragten Unternehmen im Rahmen ihrer Abschlussprozesse stark von Paket- oder ERP-Anwendungen abhängig sind.

Zudem sind zwei Drittel auf Tabellenkalkulationen angewiesen. Die hohe Abhängigkeit von Spreadsheets erscheint alarmierend, bedenkt man die damit verbundenen Risiken und Probleme wie sich verändernde Buchhaltungsstandards, benötigter Zeitaufwand, Eingabefehler und Zellverbindungen innerhalb solcher Tabellen.

Herausforderung Buchhaltungsprozesse

Die laut den Befragungsteilnehmern zeit- und arbeitsaufwändigsten Buchhaltungsprozesse sind Bilanzkontenabstimmungen, Abweichungsanalysen, Bank- und Kreditkartenabstimmungen und die Erstellung von Journaleinträgen.

Diese Prozesse bieten sich besonders gut für eine Automatisierung an. Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie in Bezug auf die Beschleunigung des Abschlussprozesses unter Druck ständen.

Auf Nachfrage, woher dieser Druck komme, führten 50 Prozent das Topmanagement oder die Inhaber an. Als weitere Quellen für diesen Druck wurden Abteilungsleiter, das mittlere Management, Investoren und Prüfer identifiziert.

Das größte Hindernis im Rahmen des Abschlussprozesses ist es, Informationen von anderen Bereichen oder Abteilungen zu bekommen. Beispiele hierfür sind abschließende Vertriebszahlen, Lieferungen, Arbeitszeitnachweise und Reisekosten.

Weitere gängige Hindernisse sind Personalressourcen, aktuelle Softwaresysteme und die Korrektur von Datenfehlern. All diese Probleme können mit integrierten Systemen und automatisierten Prozessen behoben werden.

Zufriedenheit

Die Prozesse, die am ehesten die Erwartungen erfüllen, sind Journaleintragserstellung, Bilanzkontoabstimmungen und Bankkartenabstimmungen.

Die Prozesse, die am wenigsten die Erwartungen erfüllen, sind Abweichungsanalysen, Kostenallokationen und Kontrollverifizierungen.

Insgesamt drückten nur wenige Teilnehmer ihre Zufriedenheit über den Ablauf des Abschlussprozesses aus. Nur 21 Prozent waren zufrieden und 54 Prozent überwiegend zufrieden.

Von den übrigen Befragungsteilnehmern waren 20 Prozent überwiegend unzufrieden und 5 Prozent sehr unzufrieden. Diese Ergebnisse ließen sich einheitlich sowohl bei großen als auch kleinen Unternehmen beobachten.

Trotz der Tatsache, dass laut zwei Dritteln aller Befragten eine Automatisierung den Fluss und die Nutzbarkeit an Daten für die entsprechenden Entscheidungsträger verbessern und den Finanzplanungsprozess optimieren würde, haben lediglich 32 Prozent die Buchhaltungsprozesse im Verlauf des vergangenen Jahres teilweise automatisiert.

Automatisierung

Die meisten Prozesse, die hierbei Erwähnung fanden, bezogen sich auf Verbindlichkeiten, Journaleintragserstellung, Forderungen/Rechnungsstellung, Bankabstimmungen und Reporting.

Ein nahtloser Rechnungslegungsprozess bedeutet, Aktivitäten so zu legen, dass diese regelmäßiger anfallen. Im Verlauf des letzten Jahres haben nur 23 Prozent der Befragten einige Aktivitäten, die zuvor lediglich am Ende einer Abrechnungsperiode durchgeführt wurden, so umgestellt, dass sie regelmäßiger anfallen.

Die am häufigsten erwähnten Aktivitäten bezogen sich auf die Kontenabstimmung, Bankenabstimmung, Journaleintragserstellung und das Reporting. Gefragt nach den wichtigsten Vorteilen, die ein geringerer Zeitaufwand für die Abschlusszyklen mit sich bringt, antwortete ein Großteil, dass man so mehr Zeit für die Arbeit an strategischen Initiativen habe, die dem Wachstum des Unternehmens zugutekommen können.

Weitere 23 Prozent gaben an, dass der wichtigste Vorteil in fristgerechteren und genaueren Finanzberichten liege. Wenn dieser Zeitaufwand um wenigstens ein oder zwei Tage reduziert werden könnte, würde dies Ressourcen freisetzen, die für weiterführende und nutzbringende Analysen verwendet werden könnten.

Rund ein Viertel der Befragten sagte, dass dies genauere Finanzberichte ermöglichen würde. Grund dafür seien aufkommende Zeitressourcen für die Validierung der Daten und die Verbesserung des Informationsbeschaffungssystems.

Schlussfolgerungen

Die Ergebnisse der Studie lassen vermuten, dass viele Unternehmen von einem kontinuierlicheren Rechnungslegungsansatz profitieren können. Dies bedeutet eine zeitliche Verschiebung von Aktivitäten, sodass diese regelmäßiger werden.

Eine kontinuierliche Rechnungslegung (Continuous Accounting) ist weit mehr als die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen. Es handelt sich hierbei um eine Methodik, nach der Prozesse, die traditionell am Monatsende oder am Ende der jeweiligen Periode stattfinden, kontinuierlich über diese Periode verteilt werden.

Ziel ist hierbei die Verbesserung der Genauigkeit, mehr Zeit für Überprüfungen zu schaffen und die Effizienz insgesamt zu erhöhen.

Im Rahmen der Umfrage wurden Daten zu Abschlussprozessen gesammelt, welche die He­rausforderungen und die Zufriedenheit in Bezug auf ihre aktuellen Prozesse sowie die Auswirkungen einer stärkeren Automatisierung der Buchhaltungsprozesse widerspiegeln.

Zwei Drittel aller befragten Unternehmen dokumentieren ihre Abschlussprozesse entweder gar nicht oder tun dies nur für bestimmte Aktivitäten. Bedauerlicherweise gaben zudem zwei Drittel an, dass sie stark von Tabellenkalkulation abhängig seien.

Diese große Abhängigkeit von Tabellen führt sowohl zu einem größeren Zeitaufwand für die Erstellung von Finanzberichten als auch einem höheren Risiko ungenauer Ergebnisse.

Die Nutzung von Tabellen und anderen manuellen Abschlussprozessen trägt vor allem zu einem erhöhten Zeitaufwand in Bezug auf Bilanzbuchhaltung und Bankabstimmungen, Abweichungsanalyse und Journaleintragserstellung bei.

Unternehmen sollten diese und weitere manuelle Prozesse überdenken und nach Möglichkeiten suchen, zumindest einige der Schritte im Verlauf der Erhebung und Integration von Daten zu automatisieren.

Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie seitens des oberen Managements oder anderer Entscheidungsträger in Bezug auf die Beschleunigung des Abschlussprozesses unter Druck ständen.

Die größten Hindernisse, um eine solche Beschleunigung zu erreichen, sind Informationsbeschaffung von anderen Abteilungen, Personalressourcen, aktuelle Softwaresysteme und die Korrektur von Datenfehlern.

Finanzführungskräfte sollten diese Hindernisse innerhalb ihrer Unternehmen genau bewerten und nach Wegen suchen, sie zu beseitigen. Lediglich ein Drittel der Unternehmen gab an, im letzten Jahr Teile der Buchhaltungsprozesse automatisiert zu haben.

Belastbare Zahlen für den Return on Investment (ROI) eines neuen Datensystems zu liefern ist oft schwierig. Grund dafür ist, dass sich der wahre Wert solcher Investitionen oft nur sehr schwer losgelöst von anderen Initiativen berechnen lässt.

Für alle Finanzfachleute, die ihren Zeitaufwand für den Abschluss gerne reduzieren und mehr Zeit in wertschöpfende Aktivitäten, die dem Unternehmen beim Erreichen seiner strategischen Zielsetzungen helfen, investieren möchten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Hilfreich ist es, mit anderen Bereichsleitern und Entscheidungsträgern zu sprechen und diese zu fragen, über welche Art von Informationen sie gerne verfügen würden, um das Unternehmen wirtschaftlicher zu machen. So lässt sich herausfinden, wie diese Stakeholder solche Informationen nutzen würden, um dem Unternehmen zu helfen.

Zudem kann ein Zusammenhang zwischen diesen Aktivitäten und einem erhöhten Ertrag hergestellt werden. Im Anschluss kann eine Bewertung vorgenommen werden, um herauszufinden, wo diese Informationen zu finden sind und welche Tools bei der Sammlung und Verarbeitung dieser Daten helfen würden.

Schließlich sollte dargestellt werden, wie die Reduzierung des Zeitaufwands für die Sammlung und Verarbeitung buchhalterischer Informationen zur Bereitstellung von Informationen führt, die für einen größeren Ertrag sorgen.

Dies ist der effektivste Weg, um sich die Unterstützung des Managements zu sichern.