Betriebliche Ausbildung 2.0: Tablets und digitales Planungstool

Roboter, Virtual-Reality-Brillen, 3D-Drucker – Auszubildende finden beim Automobilzulieferer Hirschvogel Umformtechnik ein hoch­modernes, spannendes Umfeld.

Allein im Ausbildungszentrum in Denklingen stehen dafür auf rund 3000 Quadratmetern modernste CNC-Dreh- und Fräsmaschinen, Simulations- und CAD-Technik zur Verfügung.

Schulungen für Steuerungs- und Regelungstechnik, Tablets und E-Lear­ning gehören ebenfalls dazu. Ausbildungsleiter Peter Geier erklärt, warum neueste Technologien und Digitalisierung in der Ausbildung einen so hohen Stellenwert für das Unternehmen haben:

„Wenn unsere heutigen Auszubildenden in wenigen Jahren in den Arbeitsprozess eintreten, viele davon hier bei uns in den Werken, dann sollen sie diese neuen Technologien nicht nur selbst verstehen, sondern auch zu Vorreitern, zu Multiplikatoren werden, indem sie ihr Wissen in ihren Arbeitsteams weitergeben.“

Der Anspruch, in der Ausbildung auf dem neuesten Stand zu sein, beschränkt sich nicht nur auf die Inhalte, sondern gilt auch für die Prozesse: Ein großer Anteil des Ausbildungsmanagements läuft inzwischen digital. Peter Geier berichtet, wie es dazu kam:

„Bei gut 160 Auszubildenden, die sowohl hier im Zentrum als auch an zwei weiteren Werkstandorten ausgebildet werden, ist es schon eine Herausforderung, genau zu organisieren, wer wann an welcher Maschine arbeitet. Früher nutzten wir hauptsächlich Excel- Tabellen.

Aber nach jeder Änderung die Daten in der Planung und in den Outlook-Kalendern anzupassen und die Informationen dann per Mail neu zu verschicken, das erschien uns zunehmend als sehr aufwändig und fehleranfällig.“

Zudem war auch nicht hinterlegt, welche Qualifikationen an den jeweiligen Arbeitsplätzen vermittelt werden. Das alles wollte man mittels einer geeigneten Software besser und übersichtlicher organisieren. Auf einen Blick sollten dann alle Qualifikationen und Ausbildungs­stationen dargestellt und abrufbar sein, ebenso wie die erreichten Noten und Beurteilungen sowie die Berichtshefte.

Es sollte eine ­kapazitätsorientierte Belegung der Maschinen ermöglicht werden, um Überbelegung und Wartezeiten zu verhindern und den Maschinenpark optimal auszulasten. Die weiteren Auswahlkriterien waren:

Schnittstelle zum bestehenden SAP HCM (Human Capital Management), ­Einbindung von Inhouse-Lehrveranstaltungen wie zum Beispiel Präsentationsschulungen, Auswertungen und Reports, Planungsdaten sollten für Export und weitere Ver­teilung in Formaten wie PDF-Dateien, MS Outlook oder Excel verfügbar sein.

Während die meisten der daraufhin überprüften Programme diese Anforderungen mehr oder weniger umfassend erfüllen konnten, gaben zwei Punkte den Ausschlag für die Entscheidung: Flexibilität und die Integration in das vorhandene SAP HCM und damit der Verzicht auf teure Schnittstellen.

Die Entscheidung fiel zugunsten von Lighthouse, das mit der Standardsoftware Bluelight eine solche vollständig in das HCM integrierte, intuitiv bedienbare Software anbietet.

„Mit Lighthouse haben wir neben der Software auch einen Kooperationspartner gefunden, der offen ist für Weiterentwicklungen. Seitdem wir die Lösung im Einsatz haben, konnten wir bereits mehrere Funktionen optimieren und gemeinsam weiterentwickeln, und diese Ergebnisse kommen dann auch anderen Anwendern wieder zugute“

sagt Peter Geier.

Neun Berufsbilder

Bevor die Lösung in enger Zusammen­arbeit mit dem internen SAP-Team für Hirschvogel angepasst und implementiert werden konnte, standen für das Unternehmen noch einige „Hausaufgaben“ an:

Hirschvogel bietet insgesamt neun Ausbildungsberufe, dazu gehören zum einen die sechs Kernberufe im Ausbildungszentrum: Industrie-, Werkzeug- und Zerspanungsmechaniker, Mechatroniker, Elektroniker für Betriebstechnik und Technischer Produktdesigner.

In den Werken werden zusätzlich auch Werkstoffprüfer, Fachinformatiker und Industriekaufleute ausgebildet. Für jede dieser Ausbildungen galt es zunächst, das jeweilige Berufsbild noch einmal deutlicher zu beschreiben.

Die Beschreibungen umfassen sowohl die inhaltlichen Vorgaben und Kompetenzen aus den Rahmenplänen der IHK als auch zusätzliche, unternehmensspezifische Anforderungen. Die Schritte zum Erwerb jeder einzelnen Kompetenz wurden dann detailliert aufgeschlüsselt.

Zusammen mit den Daten, wann welche Maschinen und Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, lassen sich sehr genaue zeit- und kapazitätsoptimierte Durchlaufpläne erstellen.

Getestet wurde Bluelight ab 2015 zunächst in einem Pilotprojekt für die sechs Kernberufsbilder, parallel zum laufenden System. Nach rund einjährigem, erfolgreichen Testbetrieb konnte das neue System ins Produktivsystem übernommen werden.

Rollen und Rechte waren im Vorfeld festgelegt, ebenso die Ausbilder geschult worden. Analog dazu wurden im folgenden Jahr die drei zusätzlichen Berufsbilder integriert.

Lehrgänge, Pläne und Noten auf einen Blick

Es ist nun leicht, selbst bei 160 Auszubildenden und mehreren Einsatzorten stets den Überblick zu behalten: Wann und wo findet der Grundkurs Metall für das erste Lehrjahr statt?

Ein Klick in den Plan zeigt nicht nur Ort und Zeiten, sondern auch die verantwortlichen Ausbilder. Im System sind auch hausinterne Schulungen sowie die Berufsschultage hinterlegt. Die Pläne werden automatisch in die persönlichen Outlook-Kalender der Azubis übertragen.

Noten und Bewertungen pflegen die Ausbilder ein. Die Ergebnisse der bei Hirschvogel üblichen Feedbackgespräche finden sich, dank zusätzlicher Programmierung, ebenfalls im System wieder.

So sehen die hauptamtlich tätigen Ausbilder auf einen Blick, wo jeder einzelne Jugendliche in seiner Ausbildung gerade steht. Auch Auswertungen und Reports können, wie gewünscht, erstellt werden.

Peter Geier unterstreicht den Beitrag der neuen Software zur Qualitätssicherung. Da die einzelnen Planungsschritte in Bluelight aufeinander aufbauen, „erzieht“ das System gewissermaßen die beteiligten Nutzer.

Erst wenn der Erwerb einer Qualifikation von Ausbilder und Auszubildendem schriftlich bestätigt wurde, kann die nächste Stufe geplant werden:

„Mein besonderes Highlight als Ausbildungsleiter ist, dass wir jetzt mit dem System auch eine ganz klare Struktur haben, einen Standard, der für alle gilt. Das hilft uns, Fehler und Ungenauigkeiten zu vermeiden.“

Die Zusammenarbeit mit Lighthouse beschreibt er als fruchtbar und produktiv. Parallel zu den Rollout-Plänen für weitere Unternehmensstandorte denkt Hirschvogel aktuell auch an die Zukunft.

Weit oben auf der Wunschliste steht die automatisierte Anpassung der Pläne bei kurzfristigen Änderungen der Maschinenbelegung und Anwesenheiten der Azubis – keine leichte Aufgabe für eine Standardsoftware.

Eine neue Funktionalität, die besonders die Azubis freuen dürfte, wird bereits zum Jahresende im Unternehmen umgesetzt werden: Sie bekommen dann ihre individuellen Ausbildungspläne auch direkt auf ihre Smartphones aufgespielt.