E-3 Rubrik: Coverstory 16-09

Die Einführung von S/4 Hana bringt viele Neuerungen in allen Bereichen des Systems mit sich. Dieser Beitrag befasst sich mit einem oft vernachlässigten, aber dennoch wichtigen Aspekt: der Dokumentenarchivierung. Auch hier gibt es neben bewährten Schnittstellen viel Neues.

Gründe für Archivmigration gibt es viele: Fusionen und Neuausrichtung von Unternehmen oder die Verschlankung der IT-Landschaft. Die Konzentration auf notwendige Funktionen und die Ablösung von Altlösungen gehören dazu. Gerade für SAP gibt es Archivsysteme, die ausschließlich die für SAP notwendigen Funktionen liefern.

Viele SAP-Anwenderunternehmen folgen derzeit dem Trend, ihre IT-Landschaften zu konsolidieren mit dem ERP als zentralem System zu nutzen. Dabei gestalten sie auch die Archivierungsprozesse von SAP- und Non-SAP-bezogenen Dokumente neu. Folgende Beispiele zeigen den Einsatz von KGS-Lösungen.

Geschafft! Diesen spontanen Ausruf hören die KGS-Berater immer wieder, wenn das beauftragte Wirtschaftsprüfungsunternehmen sein Testat dem Kunden übergeben hat und im Kapitel „Dokumentenmigration“ des Testergebnisses eine grüne Ampel abgebildet ist.

Mit dem wachsenden elektronischen Dokumenteneingang verändern sich die Aufgaben von Scan-/OCR-­Lösungen. Beim Inputmanagement wird sich das Belegvolumen in den kommenden Jahren immer stärker von Papier in Richtung digitale Medien verlagern. Unternehmen werden ihre bisherige Software- und Hardware-­Ausstattung in dem Zuge künftig gänzlich neu bzw. in dieser Form gar nicht mehr einsetzen.

Komplexität ist eine Begleiterscheinung der digitalen Transformation. Der SAP-Bestandskunde ist somit angehalten, jede Chance zu ergreifen, die Komplexität seiner IT zu reduzieren. Konsolidieren, Harmonisieren, Automatisieren – damit die Komplexität gesenkt und die Produktivität angehoben wird. Mit den drei KGS-Geschäftsführern Winfried Althaus, Hermann Hülsmeier und Bernhard Morell sprach Peter Färbinger, Chefredakteur des E-3 Magazins.