Central Procurement

Mit Central Procurement lassen sich verschiedene Backend-Systeme (On-premises und Cloud) mit einem zentralen S/4-Hana-Hub-System verbinden und spezielle Funktionen sowie Fiori-Apps können zur zentralen Verarbeitung von Einkaufsbelegen genutzt werden. Wer seine Stammdaten in verschiedenen ERP-Systemen verwaltet, weiß, dass die Harmonisierung der Daten in einer zentralen Anwendung eine immense Herausforderung darstellt. Das aufwändige Mapping zwischen den vielen SAP- und Non-SAP-Systemen sowie ein fehleranfälliges Replikationsmodell führen zu Dateninkonsistenzen und mitunter zeitintensiver manueller Nachbearbeitung. 

Auch Unternehmen, die SAP SRM im Einsatz haben, stehen vor der Frage, wie die zentrale Beschaffung nach dem angekündigten Supportende 2027 aussehen soll. SAP liefert mit S/4 for Central Procurement die Antwort. Mit diesem Produkt steuern und verwalten Anwender strategische und operative Beschaffungsprozesse zentral.

Neu an der Systemarchitektur ist, dass das Central Procurement als Beschaffungsmodul direkt in den Kern von S/4 integriert ist und über Customizing-Einstellungen aktiviert wird. Im Multi-Backend-Szenario wird ein S/4-System als zentraler Hub eingerichtet, der eine Verbindung zwischen diversen SAP-, Non-SAP-, Cloud- oder On-premises-Systemen herstellt. Auf diese Weise lassen sich Bestellanforderungen, Bestellungen, Anfragen und Kontrakte aus verschiedenen Backend-Systemen zentral bearbeiten, aber auch Shared-Service-Szenarien abbilden.

Eine große Optimierung im Vergleich zu SRM stellt die Art der Kommunikation zwischen dem Backend- und dem zentralen Hub-System dar: Hier werden die Daten nicht mehr zwischen zwei Systemen repliziert, sondern über Staging Tables im Cen-tral Procurement Hub (CPH) synchronisiert. Beleg-Änderungen über die CPH-Fiori-Apps triggern in der Regel direkt auch die Änderung des jeweiligen Backend-Belegs.

Backend und Hub-System

Ein weiteres Merkmal von Central Procurement ist, dass die Business-Logik im Back-end-System verbleibt und auch in der zentralen Bearbeitung direkt angewendet wird. So wird beispielsweise eine Bestellanforderung im Backend-System angelegt und im Central Procurement Hub unter Berücksichtigung der jeweiligen ERP-Logik bearbeitet. So lassen sich beispielsweise Bestellungen aus verschiedenen ERP-Systemen zentral bearbeiten, die länder- und prozessspezifische Konditionen und Eigenschaften besitzen. 

Central Procurement bildet verschiedene Geschäftsfunktionen – sogenannte Szena-rien – ab, die in Abhängigkeit von den Unternehmensanforderungen einzeln aktiviert werden. Die Szenarien bilden die Prozesse von der zentralen Bezugsquellen-findung über zentralen Einkauf bis hin zur zentralen Rechnungsstellung ab. So können im Cen-tral-Requisitioning-Szenario beispielsweise Bedarfe verschiedener Back-end-Systeme ermittelt und verwaltet werden. Der harmonisierte Beschaffungsprozess ermöglicht dadurch über das zentrale Bedarfsmanagement ein vereinfachtes One-Stop-Shopping mit vorbelegten Stammdaten für alle Mitarbeiter.

Die Genehmigung von Bedarfen erfolgt dabei zentral über flexible Workflows. Mitarbeiter können so jederzeit den Status ihrer eigenen Bestellanforderungen verfolgen und mit wenigen Klicks den Erhalt der Waren bestätigen. Verschiedene Vorsysteme wie beispielsweise Ariba Guided Buying für Katalog-Einkauf können hier über vordefinierte Schnittstellen angebunden werden. Der aus SAP SRM bekannte Central-Shopping-Cart-Ansatz ist im Central Procurement konsequent weiterentwickelt worden und bietet den SAP-Kunden zahlreiche Möglichkeiten zur Abbildung ihres individuellen Beschaffungsszenarios.

Mit der App „Bestellanforderungen zentral verwalten“ im Central Purchasing bietet der Central Procurement Hub dem Einkäufer einen zentralen Zugriffspunkt auf alle Bedarfe der angeschlossenen Systeme sowie deren Folgebelege. So werden die Bestellanforderungen und Bestellungen der Backend-Systeme zentral bearbeitet, die Bezugsquellen für die Belege der Backend-Systeme zentral zugeordnet und die Anlage der Folgebelege wie Bestellungen, Ausschreibungen oder Kontrakte direkt aus der App angestoßen. Wichtig zu wissen ist, dass die Aktionen in der App des Central Purchasing direkt die Änderung des Backends anstoßen. Die Bestellanforderung in der Fiori-App ist nur als „Proxy-Bestellanforderung“ zu verstehen, die ohne Beleg-Replikation in das Hub-System funktioniert.

Über die zentrale Bezugsquellenfindung, Szenario Central Sourcing, lassen sich Bedarfe aus den angeschlossenen Systemen bündeln und in Form von Ausschreibungen an die Bieter übermitteln: Volumina werden aus unterschiedlichen Systemen gebündelt, um sie zentral zu verhandeln. Die Ausschreibungen werden zum Beispiel als Folgebelege zu Bestellanforderungen angelegt. Auch wird im Central Sourcing die interne Verarbeitung der Angebote oder direkte Interaktion mit den Lieferanten über Ariba Sourcing ermöglicht. Bestellungen, Kontrakte und weitere Folgebelege werden direkt aus der App angestoßen. Im Vergleich zum Central Purchasing werden die Central-Sourcing-Belege nur im Central Procurement Hub angelegt. Beim „Internal Sourcing Request“ (RQ) werden die Angebote eingegeben; der „External Sourcing Request“ (RE) bildet die Schnittstelle zu Ariba oder anderen externen Plattformen.

Die zentral verhandelten Einkaufskontrakte werden dann über Central Contracts an die Backendsysteme verteilt und Volumina aufgeschlüsselt. Dabei läuft der Prozess wie folgt ab: Beim Anlegen von Zentralkontrakten werden Verteilungsdetails bei Bedarf auf Kopf- und Positionsebene festgelegt. Die genehmigten Zentralkontrakte verteilt Central Contracts dann an die Back-endsysteme. Die stoßen jetzt die Erstellung von lokalen Einkaufskontrakten an. Mit den sogenannten „Kontrakthierarchien“ führt SAP eine weitere Ebene zur Gruppierung von Buchungskreisen ein, wobei jede Gruppe eine Tochtergesellschaft, einen Standort, eine Filiale etc. darstellt.

Diese Gruppenkonfiguration verwendet dann die Fiori-App „Zentrale Einkaufskontrakte verwalten“ für die Erstellung von zentralen Einkaufskontrakthierarchien. Die in den Backendsystemen erstellten Abrufbestellungen werden in den Central Procurement Hub eingespielt, sodass sich die Kontraktausschöpfung zen-tral überwachen lässt. Weitere Funktionen des Moduls Central Contracts sind: Massenänderungsfunktion, zentrale Konditionen oder Commodity Pricing. Auf diese Weise lassen sich die Bündelungspotenziale zen-tral verhandelter Verträge effizient im Unternehmen umsetzen. 

Um einen Überblick über die lokalen Abrechnungsprozesse zu gewinnen, benötigen global agierende Unternehmen eine einheitliche Struktur in der Finanzbuchhaltung. Mit Central Invoice Monitoring werden Rechnungsprozesse zentral überwacht und verwaltet. Die Hauptfunktionen sind unter anderem: zentrales Management aller Backend-Lieferantenrechnungen, Drill-down und Editieren der Backend-Belege sowie Schnittstellen für Integration des Ariba Supplier Network, mit dem beispielsweise eine automatische Rechnungserstellung und -prüfung erfolgt. Mit diesen Modulen deckt Central Procurement den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess in einem Multi-Backend-Szenario ab.

Fiori, Monitoring und Analyse

Neben den Fiori-Apps zur Abbildung der Prozesse innerhalb einzelner Szenarien sind in Central Procurement diverse Fiori-Apps für die Monitoring- und Analysefunktionen enthalten. Für eine bessere Übersicht können die Kennzahlen grafisch als Balken-, Kreis- oder Liniendiagramme angezeigt werden und sind individuell konfigurierbar. Damit bietet Central Procurement verschiedene Möglichkeiten der zentralen Analyse, liefert einen Realtime-Überblick und zeigt Optimierungspotenziale auf.

In die komplexe Systemlandschaft der zentralen Beschaffung können zahlreiche SAP- und Non-SAP-Systeme eingebunden sein. Für die zentrale Überwachung dieser Schnittstellen stehen Monitoring Tools wie Central Procurement Operations Monitor zur Verfügung: Hier können alle Business-Szenarios, die Kompatibilitäts- und Kommunikationsstatus der integrierten Systeme in einer Anwendung überwacht und analysiert werden. Die App zeigt die Übersichtskarten für die Szenarien an: zentrale Bedarfsermittlung, zentrales Vertragsmanagement und Zentraleinkauf. Von jeder Karte aus ist eine Navigation zur detaillierten Anwendung möglich, um die Probleme und deren Ursachen anzuzeigen. 

Jedes der genannten Szenarien erlaubt eine Integration von anderen innovativen Anwendungen wie zum Beispiel SAP Ariba, die den Einkaufsprozess benutzerfreundlich und intuitiv gestalten. So ermöglicht beispielsweise Ariba Guided Buying dem Anwender eine semantische Suche in Einkaufskatalogen, mit der alle relevanten und aktuellen Inhalte angezeigt und das benötigte Produkt schneller gefunden wird. Weitere Anwendungen wie Ariba Sourcing, Ariba Contracts und andere lassen sich an die entsprechenden Apps des Central-Procurement-Szenarios anbinden.

Wer also ein Zentraleinkaufsbeschaffungstool der SAP nutzen möchte, für den führt spätestens ab 2027 kein Weg an Cen-tral Procurement vorbei. Der Zeitpunkt der Aktivierung – im Rahmen der S/4-Transformation oder bereits vor der S/4-Umstellung im separaten Projekt – ist eine Entscheidung, die hohes fachliches und technisches Wissen benötigt und sich am besten mit einem Partner treffen lässt. Einerseits stehen bei der ersten Variante gleich nach dem -Go-live alle neuen Funktionen zur Verfügung, andererseits ist eine solche Umstellung auch eine zusätzliche Baustelle in einem ohnehin schon anspruchsvollen Transformationsprozess zu S/4.

Wird die Entscheidung dahingehend getroffen, das SRM vorerst weiter zu nutzen und es zu einem späteren Zeitpunkt durch Central Procurement abzulösen, wird zwar das S/4-Transformationsprojekt entlastet, aber gleichzeitig werden neue Schnittstellen für die Anbindung des SRM an S/4 benötigt. Auch unternehmensspezifische Prozess- und Organisationseigenschaften sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Hier gilt es also, die Vorteile und Herausforderungen beider Möglichkeiten zu prüfen, um die richtige strategische Entscheidung zu treffen.