Cloud-Evolution

Auf der Website von Workday ist die Rede von den „Fesseln traditioneller ERP-Systeme“. Welche Fesseln müssen abgeworfen werden? „Traditionelle ERP-Systeme sind komplex, starr und langsam. Sie können immer nur eine fragmentierte Sicht auf Daten bieten“, erklärt Chano Fernandez zu Beginn des E-3 Gesprächs. „Und obendrein erfordert jede Änderung an einem ERP-System eine Reihe von Ressourcen, Budget und Monate oder Jahre für die Implementierung.“

Die SAP-Community kennt das Problem: Angesichts der zunehmenden Geschwindigkeit von Veränderungen müssen Anwender in der Lage sein, schneller zu agieren, eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen in Echtzeit zu erhalten und mit datengesteuerter Präzision zu handeln. „Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Führungskräfte von traditionellen, veralteten ERP-Systemen auf moderne, cloudbasierte Technologien umsteigen, die genug Agilität aufweisen, um mit dem kontinuierlichen Wandel Schritt zu halten“, definiert Fernandez.

Antithese zu ERP

Viele Unternehmen haben heute Schwierigkeiten, mit dem Tempo der Veränderungen Schritt zu halten, was durch die Ereignisse der vergangenen anderthalb Jahre nur noch verstärkt wurde. „Ihnen fehlen letztlich die Tools, Systeme und Ressourcen, um die vor ihnen liegenden Chancen zu nutzen“, weiß Workday-Co-CEO Fernandez aus zahlreichen Kundengesprächen.

„Ich habe die Grenzen des traditionellen ERP-Systems ja bereits erörtert. Wir sind der Meinung, dass eine neue Softwareklasse, die wir Enterprise Management Cloud nennen, benötigt wird, um Unternehmen erfolgreich zu machen. Sie baut auf einer reibungslosen Grundlage auf und ermöglicht datengesteuerte Entscheidungsfindung und kontinuierliche Neukalibrierung, damit Unternehmen dem beschleunigten Wandel voraus sein können.“

Was sagen Workday-Bestandskunden? „Mit Workday können wir kritische Geschäftsprozesse auf eine Weise bereitstellen, die mit unserem bisherigen Ökosystem undenkbar gewesen wäre. Der virtuelle Go-live gestaltete sich absolut nahtlos. Wir konnten unseren Leistungs- und Gehaltsplanungszyklus ohne Unterbrechung abschließen und einen neuen Ansatz für das Performancemanagement einführen – alles mit Workday“, berichtete Paul Davies, Head of People Operations bei GE. Mit einem Cloud-nativen und Cloud-only-Ansatz ergibt sich eine neue Herangehensweise an die digitale Transformation, die aber nicht nur die Technik selbst umfasst, sondern die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation positiv beeinflusst.

Workday ist anders

Auf der deutschen Website von Workday lautet die Frage: Warum sind wir anders? „Um in dieser sich wandelnden Welt erfolgreich zu sein, ist es entscheidend, dass Unternehmen ein viel höheres Maß an Agilität, Flexibilität und Resilienz aufweisen“, antwortet Chano Fernandez.

„Dies kann durch ein modernes, cloudbasiertes System wie Workday erreicht werden, das nahtlos mit Unternehmen skalieren kann und die Echtzeiteinsichten liefert, die Kunden benötigen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Kunden können in einem einzigen System planen, ausführen und analysieren. Kundenservice ist ein zentraler Wert – zusammen mit Innovation – und wir sind der Meinung, dass unsere 97-prozentige Kundenzufriedenheit eine weitere Bestätigung dafür ist, dass wir anders sind.“

Indirekt adressiert Workday-Co-CEO Fernandez genau die Anliegen vieler SAP-Bestandskunden und DSAG-Mitglieder. In einer aktuellen Umfrage hat der SAP-Anwenderverein festgestellt, dass lediglich 37 Prozent zufrieden sind mit der Möglichkeit, Vertragsanpassungen zum Beispiel bei der Nutzerskalierung oder den Server-Ressourcen vorzunehmen.

Jedoch waren 63 Prozent eher negativ eingestellt. Den Überblick über ihre subskribierten Cloud-Dienste in Bezug auf Kostentransparenz, Vertragslaufzeit, Änderungen an Services etc. halten 65 Prozent für eher positiv. „Die mehr als zwei Drittel, die insgesamt eher unzufrieden sind, bemängeln unter anderem, dass die Metriken nur nach oben wachsen können und die Einstiegshürden oftmals zu hoch sind. Der Wunsch nach möglichen kleinen Schritten ist weitverbreitet unter den Umfrageteilnehmenden“, fasst DSAG-Fachvorstand Lizenzen und Wartung, Thomas Henzler, zusammen.

Wo es Sinn ergibt, dynamisch zu skalieren, muss jedoch von Produkt zu Produkt bewertet werden. Am Ende sollten die Anwender entscheiden können, ob sie sich für bessere Konditionen über längere Zeit zur Abnahme bestimmter Dienste verpflichten oder ob sie es vorziehen, Dienste beziehungsweise einzelne Lizenzen auch kurzfristig reduzieren zu können.

Flexibilität ist eine der aktuellen Forderungen aus der ERP- und SAP-Community. Wie reagiert demnach Workday auf diese Herausforderung? „Workday wurde in der Cloud entwickelt“, beschreibt Chano Fer-nandez die Ausgangslage, „was bedeutet, dass unser System im Kern flexibel bleibt, wenn wir neue Produkte und Funktionen hinzufügen, um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen. Darüber hinaus führen wir wöchentlich und zweimal im Jahr Updates beziehungsweise Upgrades durch, um die neuesten Innovationen zeitnah zugänglich zu machen. Dies ermöglicht es unseren Kunden, in einer zunehmend dynamischen Umgebung flexibel zu sein.“

Larry Ellison von Oracle hat gesagt, dass SAP-Systeme nicht schlecht sind, aber sie sind nicht für die Cloud geeignet und werden es auch nie sein. Workday als Cloud-natives Unternehmen ist anders, oder? „Ich weiß nicht, ob ich Larry Ellisons Aussage hundertprozentig zustimmen würde“, sagt Chano Fernandez im E-3 Gespräch, „aber ich denke, es ist definitiv einfacher, wenn man ohne Altlasten in die Cloud gehen kann. Als wir bei Workday anfingen, unsere Cloud-Applikation zu entwickeln, hatten wir noch keinen einzigen Kunden. Somit gab es auch keine Altsysteme, die transformiert werden, und keine Kompromisse, die wir mit unseren Bestandskunden aushandeln mussten. Somit konnten wir uns wirklich darauf konzentrieren, wie die ideale Cloud-Applikation für Human Resources und später Finance aussehen sollte.“

Das Ergebnis aus diesen Überlegungen erklärt Fernandez wie folgt: „Wenn man schon für die Cloud programmiert, dann gibt es keinen Custom Code. Meiner Meinung nach sind Unternehmen, die von Anfang an Cloud miteinbeziehen in ihre Planung, besser dran bezüglich Innovationsgeschwindigkeit, Agilität und Flexibilität.“

Cloud-only und virtuell

Im Zuge der Pandemie stellte Workday im März 2020 seine Implementierungen und Schulungen fast vollständig auf virtuelle Prozesse um. Als Cloud-native Plattform konnte Workday diesen Umstieg innerhalb weniger Tage und mit minimalen Disruptionen für geplante Go-lives vollziehen – ein enormer Vorteil für seine internationale Kundenbasis.

Aufgrund der erfolgreichen Deployments in einer Vielzahl von Branchen und Regionen konnten Workday-Kunden vom Mittelständler bis zum Weltkonzern mit über 500.000 Arbeitnehmenden ihre digitalen Transformationsinitiativen vorantreiben und dabei die Kontinuität der operativen Abläufe aufrechterhalten.

Gibt es geschäftliche und organisatorische Voraussetzungen für den Einsatz von Workday, die ein SAP-Bestandskunde erfüllen sollte? „Natürlich kann es schwierig sein, sich für die Ersetzung von Altsystemen einzusetzen, denn es sind bis dato hohe Investitionskosten entstanden“, weiß Jens Krüger, Chief Product Architect bei Workday, um ein gewisses Beharrungsvermögen der SAP-Community.

Aber Cloud-Produkte sind in den meisten Unternehmen und Branchen etabliert, vermeldete Ende Juni dieses Jahres der Deutschsprachige SAP-Anwenderverein. Zu den wichtigen Details dieser DSAG-Umfrage zählt etwa die Forderung nach mehr Transparenz in der Preisgestaltung. Nur rund ein Drittel ist zufrieden mit der Flexibilität der SAP-Cloud-Dienste. Als ausreichend beurteilen die Befragten den Überblick über ihre subskribierten Cloud-Dienste.

Cloud wird Standard

Den Einsatz von Cloud-Anwendungen halten aber 91 Prozent der befragten DSAG-
Mitglieder generell für möglich. Aber bekannte Themen wie Datenschutz und
-sicherheit, auch in Verbindung mit der aktuellen Rechtsprechung, werden noch als Hindernisse erkannt.

Gleiches gilt für die Integration mit Drittanwendungen wie zum Beispiel Computer-Aided-Design-(CAD-)Anwendungen. Von den Unternehmen, die Cloud-Lösungen bereits einsetzen, nutzen 63 Prozent entsprechende Cloud-Dienste von SAP, wie zum Beispiel Ariba, SuccessFactors, S/4 Cloud oder die Business Technology Platform (früher SAP Cloud Platform).

„Neue Technologien bieten Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse neu zu bewerten und zu überarbeiten“, weiß Jens Krüger aus vielen erfolgreichen Projekten. „Wenn Kunden sich für Workday entscheiden, dann ist es nicht nur ein Wechsel von On-prem zur Cloud. Wer sich für den Kauf einer Workday-Lösung entschieden hat, hat eine Vision für Veränderungen.

Es braucht in erster Linie eine transformatorische Denkweise – also digitales Mindset – und das Verständnis, Geschäftsprozesse zu verändern, um das volle Potenzial einer cloudbasierten Software, wie sie Workday anbietet, auszuschöpfen. Seit Beginn hat sich Workday darauf konzentriert, einfache und updatesichere Konfigurationsmöglichkeiten zu bieten, als Alternative zu kostspieligen Anpassungen von Altsystemen.“

Agilität und Flexibilität

Beim Erfolg von Cloud Computing spielen viele Faktoren eine Rolle. „Wir bieten moderne Technologie, ein angenehmes User Interface und die Agilität und Flexibilität, Prozesse ganz einfach an gegebene Strukturen anzupassen“, beschreibt Chano Fer-nandez den Workday-Marktzugang.

„Wir kommunizieren klar und offen mit unseren Kunden über den Wert, den bestimmte Innovationen bringen. Wir helfen ihnen dabei zu entscheiden, ob sie diese Innovation implementieren wollen oder ob das überhaupt für ihre Branche relevant ist. Unsere Community war und ist hier eine große Hilfe. Da beinahe alle Kunden durch die häufigen Innovationszyklen auf demselben Release-Stand sind, ist es sehr einfach, relevante Informationen zu finden. Das hat sich bewährt, um unsere Kunden dabei zu unterstützen, sich auf neue Workflows einzustellen und vorzubereiten.“

Der Einsatz von Cloud-Produkten ist über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg mittlerweile eine feste Größe, bestätigt die aktuelle DSAG-Umfrage. Bezüglich der generellen Transparenz der Preisgestaltung halten sich Pro und Contra ungefähr die Waage. Unzufriedenheit herrscht vorrangig bei den angebotenen Metriken. Und last, but not least wünschen sich SAP-Bestandskunden einen konsolidierten und einheitlichen Blick auf all ihre Cloud-Subskriptionen mit entsprechenden Reporting-Möglichkeiten. 

Ist somit Best-of-Breed wieder in Mode und ist die Wahl von Workday durch einen ERP-Anwender ein Best-of-Breed-Ansatz? „In einem Spektrum, in dem das voll inte-grierte, aber unflexible ERP auf der einen Seite und der flexible, aber nicht integrierte Best-of-Breed-Ansatz auf der anderen Seite steht, kann Workday dazwischen verortet werden“, erklärt Jens Krüger. Ein ERP-System versucht, möglichst viele Funktionen integriert abzudecken, während Best-of-Breed sich auf einzelne, dedizierte Funktionen konzentriert.

„Im Gegensatz dazu fokussiert Workday auf bestimmte Domänen und bündelt alle Funktionen innerhalb dieser, um den Sweetspot zwischen Integration und Flexibilität zu finden“, beschreibt der Chief Product Architect Krüger den Workday-Ansatz. Die Fakten hinter diesem Domänenfokus bei Workday: Geschäftsdomänen sind untereinander unterschiedlich im Fortschritt der Digitalisierung; Prozesse finden meist innerhalb einer Geschäftsdomäne statt; Berichte und Analysen sind hauptsächlich domänengesteuert; und Aktionen werden innerhalb der Domäne ausgeführt.

„All dies führt dazu, dass die nächste Generation von Unternehmenssoftware aus einem Verbund von domänenspezifischen SaaS-Lösungen bestehen wird – aber nicht als die nächste Version eines ERP-Systems existiert“, erklärt Jens Krüger die Vision von Workday.

Visionen und Alternativen

Die digitale Transformation wurde durch die Pandemie befeuert, somit sind diese -Visionen eines kommenden ERP-Systems auch in den Fokus der SAP-Bestandskunden gerückt, die immer öfter evaluieren, ob der Schritt in Richtung S/4 aktuell nicht zu spät kommt und eine ERP-Alternative die bessere Lösung für einen Horizont jenseits von 2030 wäre.

„Die Pandemie hat Unternehmen gezeigt, dass es immer schneller gehen muss, und Innovationen im System müssen sich dieser rapiden Marktgeschwindigkeit anpassen“, sagt dazu Co-CEO Chano Fernandez. „Die meisten Unternehmen – um nicht zu sagen alle – haben mittlerweile realisiert, dass sie digital transformieren müssen. Die wichtigsten Ressourcen in Unternehmen sind Mitarbeiter und Geld, also HR und Finance. Diese Prozesse zu transformieren war für viele eine Priorität. Als Enterprise Management Cloud ist Workday ideal positioniert, um Kunden hier zu unterstützen.“

Die Vergangenheit der SAP-Bestandskunden besteht aus R/2- und R/3-Rechenzentren. Der Wechsel von On-prem auf Cloud Computing ist eine technische und mentale Herausforderung. Wie resilient ist Cloud Computing gegenüber dem eigenen Rechenzentrum? „Wenn sich ein Unternehmen für Cloud entscheidet, spielt die Architektur eine wichtige Rolle – Legacy-Infrastruktur, hybride Cloud oder eine native Cloud“, weiß Jens Krüger.

So bauen beispielsweise die Cloud-nativen Workday-Anwendungen auf einer einheitlichen Architektur auf, was Vorteile bietet: „Alle arbeiten auf einer aktuellen Softwareversion, es gibt eine durchgängige und einheitliche Benutzerbedienung auf unterschiedlichen Geräten, eine Datenquelle für Analysen und Berichterstellung mit einem einheitlichen, in allen Anwendungen gemeinsam genutzten Objektmodell. Und es gibt ein einheit-liches Sicherheitsmodell“, definiert der Workday Chief Product Architect.

Resilienz und Elastizität

Bezogen auf die Resilienz, Elastizität und Innovation, bietet Cloud Computing den Vorteil, dass Anwendungen schneller und einfacher zu aktualisieren sind. Bei einer Cloud-nativen Anwendung ist zum Beispiel jede Änderung der zugrunde liegenden Plattform weitgehend unsichtbar für den Endanwender.

Und Jens Krüger betont: „Hier ist zu klären, was denn unter Cloud verstanden wird, denn der Begriff wird sehr vielfältig eingesetzt – wenn wir es mit SaaS gleichsetzen, bietet Cloud nicht nur einen Zugriff auf die aktuellste Softwareversion, sondern der Service als Ganzes ist entscheidend – hier kommen dann die Vorteile von höherer Agilität, Flexibilität und kontinuierliches Update von neuesten Innovationen ins Spiel.“

Viele bestehende SAP-Kunden bevorzugen Cloud Computing auf AWS, Google oder Azure, wenige gehen direkt in die SAP-Cloud. Was bietet die Workday-Cloud gegenüber den Hyperscalern und SAP? „Wenn Sie Ihr On-premises-System auf einen Hyperscaler verlagern, der eben nur die Infrastruktur bereitstellt, haben Sie als Kunde nur die Vorteile auf der Infrastrukturebene gewonnen“, antwortet Workday Chief Product Architect Krüger.

„Aber auf der Software-Ebene ist es immer noch das alte ERP. Das bedeutet, dass das Unternehmen mit den bestehenden Prozessen arbeitet, aber die wirklichen Vorteile von SaaS – wie es Workday anbietet – wie Agilität, Flexibilität und Innovation nicht nutzen kann.“

Die SAP-Community lebt zu einem großen Teil vom Vertrauen unter den Marktteilnehmern. Wie schafft Workday das nötige Vertrauen, damit Kunden ihre Prozesse in die Cloud transformieren? Co-CEO Fernandez meint dazu, in den vergangenen Jahren im ERP-Markt sei zu beobachten gewesen, dass Unternehmen der Cloud immer mehr vertrauen, auch mit ihren HR- und Finanzprozessen.

„Workday setzt außerdem auf die Success Stories unserer Bestandskunden“, erklärt Chano Fernandez. „Wir empfehlen jedem Interessenten, sich mit Workday-Kunden in Verbindung zu setzen und über unsere Lösungen zu beraten. Damit meinen wir nicht ausgewählte Kunden, die wir ihnen vorstellen, sondern einfach alle Bestandskunden, die zu einem Gespräch bereit sind. Bei diesen Gesprächen wird nicht rauskommen, dass wir perfekt sind – niemand ist das. Wir hoffen, dass durch die Success Stories unserer Kunden klar wird, dass wir unser Bestes geben und uns für den Erfolg unserer Kunden einsetzen. Unsere Unternehmenshistorie zeigt deutlich, dass Kundenzufriedenheit und Glaubwürdigkeit für uns an erster Stelle stehen: Wir tun genau das, was wir sagen, wir halten uns an Zeitplan und Budget und wir nehmen das Feedback unserer Kunden an.“

Viele SAP-Bestandskunden stehen vor der Herausforderung einer Hana- und S/4-Transformation. Auch wenn vielleicht S/4 der logische Nachfolger von ERP/ECC 6.0 ist, sind die Kosten des Releasewechsels und die notwendige DB-Transformation von AnyDB zu Hana eine gewaltige Herausforderung. Wie könnte die Alternative von Workday aussehen, also ein Releasewechsel von ERP/ECC 6.0 auf Workday?

„Es handelt sich nicht um ein reines Software-Upgrade und ist in diesem Fall nicht einfach ein Eins-zu-eins-Austausch des Altsystems, wie es in seiner bisherigen Form besteht“, beschreibt Jens Krüger eine mögliche Roadmap. Die Workday Enterprise Management Cloud ist Teil einer föderierten SaaS-Landschaft.

Private versus Public Cloud

Der Umstieg auf S/4 Hana ist manchen SAP-Bestandskunden zu teuer, so dass sie sich nach Alternativen am Markt umsehen. Wechseln SAP-Kunden zu Workday? „Die meisten unserer Kunden migrieren von Altsystemen, das heißt SAP oder Oracle“, antwortet Chano Fernandez. „Wenn Kunden von On-premises-Systemen wie ECC 6.0 in eine Private Cloud wechseln, würden sie in Bezug auf Innovationsgeschwindigkeit und Agilität wieder stecken bleiben. Ein Wechsel in die Enterprise Management Cloud bringt hier Vorteile.“

Abschließend: Was hat Workday für die nahe Zukunft geplant? Workday-Co-CEO Chano Fernandez: „Wir sehen eine riesige Chance für uns am Markt. Wir werden weiterhin mit den Prozessen arbeiten, die wir bereits haben – Finance, HCM, Analytics. Im Moment planen wir keinen Vorstoß in andere Bereiche. Wir werden weiter in den oben genannten Bereichen sehr innovativ unterwegs sein und damit unsere Kunden bei ihrer digitalen Transformation unterstützen.“