Configure, Price and Quote

Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter kennen das Problem aus ihrem beruflichen Alltag: Die Erstellung komplexer Angebote speziell im B2B-Bereich ist ein zeitaufwändiger und fehlerträchtiger Prozess.

Nehmen wir als Beispiel die Bestellung von Laptops samt Zubehör für ein Unternehmen. Für welchen Zweck werden die Rechner benötigt? Welche Ausstattung ist ein Muss, welche ein „nice to have“? Soll Software mit angeboten werden und welche für welche Funktion und welchen Arbeitsplatz? Sind Serviceleistungen wie Garantieverlängerungen oder Support gewünscht?

Die einfache Regel: Je variantenreicher und/oder je komplexer ein Produkt ist, desto größer ist die Herausforderung für den Vertrieb – schließlich müssen umfassende Preis- und Konfigurationsoptionen berücksichtigt werden.

Schnell wird klar, dass ein solches Angebot händisch kaum mehr machbar ist. Allzu oft wird aber noch mit unübersichtlichen Excel-basierten Preislisten gearbeitet, Daten müssen in das Angebot einkopiert werden – kostspielige Fehler im Angebot und der späteren Bestellung sind fast an der Tagesordnung.

Zudem müssen Angebote, so komplex sie auch sein mögen, möglichst schnell beim Kunden sein. Dabei geht es aber nicht nur um den Preis, sondern auch um die Effektivität – je treffsicherer und präziser ein Angebot ist, desto eher werden sich Kunden dafür entscheiden, desto höher ist die Abschlussquote. Kurz gesagt: Wer zu spät kommt, wer Fehler macht, den bestraft der Wettbewerber.

Guided Selling

Die Lösung sind sogenannte CPQ-Applikationen. Das Kürzel steht für „Configure, Price and Quote“ und umschreibt damit treffend den Einsatzzweck dieser Systeme: Sie ermöglichen Vertriebsmitarbeitern die schnelle und sichere Erstellung von Angeboten für Produkte und Services, die in vielen Varianten verfügbar sind.

Wesentliche Funktionen von CPQ-Systemen sind unter anderem: Workflowbasierte Angebotserstellung; Auswahl und Konfiguration der Produkte; Preisgestaltung der Produkte, auch unter Berücksichtigung kundenindividueller Rabatte; Hinterlegung kundenspezifischer Vereinbarungen; Optionen für Up- und Cross-Selling-Angebote; Erstellung und Verhandlung von Angeboten; und Kollaborationsfunktionen, etwa für die interne Freigabe von Angeboten.

CPQ-Lösungen adressieren damit drängende Herausforderungen im Vertrieb – kein Wunder, dass das Marktforschungsunternehmen Gartner dem Segment eine rosige Zukunft prognostiziert.

In ihrem „Magic Quadrant“ zum Thema CPQ gingen die Analysten im Oktober vergangenen Jahres davon aus, dass der Markt mit einem Volumen von 1,2 Milliarden im Jahr 2018 jährlich um etwa 15 Prozent wachsen wird. Dabei sollen die Schwerpunkte im produzierenden Gewerbe, im Dienstleistungssektor sowie im Kommunikations- und Medienbereich liegen.

Die Hauptgründe für die Implementierung eines CPQ-Systems sind dabei laut Gartner: die schnellere Erstellung von Angeboten (73 Prozent der Befragten); die Verbesserung der Produktivität der Vertriebsmitarbeiter (63Prozent); sowie der Ersatz eines bestehenden veralteten Systems/Prozesses (58 Prozent).

Mit SAP CPQ bietet auch SAP eine entsprechende Lösung an. Dabei handelt es sich um eine eigenständige Applikation, die natürlich für die Integration mit der cloudbasierten Customer-Experience- und E-Commerce-Plattform C/4 Hana sowie dem ERP-System S/4 Hana ausgelegt ist. Tatsächlich kann SAP CPQ aber auch in nicht SAP-basierten Umgebungen eingesetzt werden.

Lead to Cash

CPQ-Lösungen sind der Schlüssel für die deutliche Straffung des Lead-to-Cash-Prozesses – vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss des Auftrags und der Ausführung der Bestellung.

Dabei kann im Falle von SAP der gesamte Prozess über eine einzige Plattform auf Basis transparent integrierter Applikationen abgewickelt werden: So werden die Kundenkontakte und Leads in C/4 verwaltet und gepflegt.

Die CRM-Suite besteht aus der Marketing Cloud, der Commerce Cloud für personalisierte Shopping-Erlebnisse über alle Touchpoints hinweg, der Sales Cloud für die Betreuung der Kunden über die gesamte Customer Journey sowie der SAP Service Cloud und der SAP Customer Data Cloud. Dabei ist SAP CPQ in der ­Sales-Cloud-Produktfamilie angesiedelt, ist aber dennoch ein eigenständiges Produkt.

Die für die Offerte benötigten Kundendaten werden an SAP CPQ übergeben. Hier werden von der Produktauswahl und -konfiguration, der Einbindung von Up- und Cross-Selling-Produkten, der Preisgestaltung und internen Freigabe alle Schritte der Angebotserstellung abgewickelt.

KI-gestützte Vertriebseffizienz

Eine der Stärken von SAP CPQ ist die KI-basierte Auswahl der Produkte – gestützt von einem umfassenden Katalog, der effizienten Suche, geführten Produktempfehlungen und Produktvergleichen fällt die Definition der geeigneten Konfiguration leicht. Zudem sorgen Informationen zu bislang vom Kunden bestellten Konfigurationen sowie die Preishistorie für die Treffsicherheit des Angebots.

Der Prozess wird über den Zugriff auf bestehende Konfigurationen weiter vereinfacht. So können Produkte im Rahmen des sogenannten Product Nestings verschachtelt oder hierarchisch organisiert werden.

Ein Beispiel mag die Konfiguration eines Serverschranks sein, dessen Untermenge die Konfiguration eines jeden Blade-Servers innerhalb des Schrankes ist. Auch Bundles aus Produkten und Services können vordefiniert und komfortabel in verschiedenste Angebote integriert werden.

Gerade bei hochvolumigen Angeboten kommt der internen Freigabe hohe Bedeutung zu. SAP CPQ bietet dazu einen rollenbasierten Genehmigungsprozess. Das Angebot kann damit übergeordneten Stellen zugeleitet werden, die es ablehnen oder freigeben können.

Dabei bieten Informationen zu Marge und Deckungsbeitrag weitere Sicherheit. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass dieser Schritt die Angebotsabgabe nicht unnötig verzögert.

Durch die Integration von SAP CPQ mit SAP CLM, der Applikation für das Contract Lifecycle Management, kann die zukünftige Vertragserstellung weiter beschleunigt sowie rechtliche, finanzielle und regulatorische Risiken minimiert werden.

Ein großer Vorteil der cloudbasierten Lösung ist, dass die Produktauswahl und -konfiguration auch vor Ort beim Kunden erfolgen kann. Dabei ist „live“ einsehbar, wie sich die jeweilige Konfiguration auf Preis und Budget auswirkt.

Durch diese persönliche Einbindung des Kunden in die initialen Schritte der Angebotserstellung kann sich der Vertrieb vor bösen Überraschungen wie Unschärfen des finalen Angebots schützen und die Kaufentscheidung des Kunden beschleunigen.

Vertriebliche Erfolge sind nur möglich, wenn das richtige Produkt zum richtigen Preis zum richtigen Zeitpunkt angeboten wird. Attraktive und zielgenaue Angebote sind zudem ein wichtiger Aspekt der Kundenzufriedenheit und -bindung.

Das ist bei komplizierten, variantenreichen Produkten natürlich oft eine echte Herausforderung. Lösungen wie SAP CPQ helfen, den komplexen Ablauf zu optimieren und sicher zu gestalten.

Wenn das CPQ-System zudem nahtlos in die CRM- und ERP-Umgebung integriert ist, wird der gesamte Lead-to-Cash-Prozess entscheidend beschleunigt.