Der Backoffice-Mitarbeiter aus der Cloud

In die Ausführung von Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse sind in der Regel zahlreiche Systeme involviert – ERP-Systeme wie S/4 Hana spielen dabei eine zentrale Rolle. Oftmals reicht die mit den Systemen mögliche Automatisierung jedoch nicht aus, um eine größtmögliche Effizienz in der Ausführung der Prozesse zu erreichen. Denn meist verbleiben bei den Mitarbeitern repetitive Tätigkeiten, welche zeitraubend und teilweise fehleranfällig sind.

Prominente Beispiele dafür sind die Überprüfung und Pflege von Stammdaten, Datenübertragungen von oder in Microsoft-Office-Applikationen oder die Sammlung von Daten aus den Systemen beispielsweise zur Berichterstellung. Robotic Process Automation (RPA) kann als Backoffice-Mitarbeiter aus der Cloud hierbei notwendige Abhilfe schaffen.

In diesem Kontext rückt die Softwarelösung SAP Intelligent Robotic Process Automation (SAP Intelligent RPA) immer stärker in den Fokus der Unternehmen, um damit die auftretenden System- und Medienbrüche kosteneffizient zu überwinden und die Prozesse möglichst stabil zu halten. SAP Intelligent RPA ist eine auf der SAP Cloud Plattform (SCP) gehostete Softwarelösung, welche orchestrierte Interaktionen grafischer Benutzeroberflächen sowie Programmierschnittstellen der Systeme steuert.

Die zentrale Verwaltung der Automatisierungen erfolgt auf diesem Cloud-Service, welcher die Ausführungen auf lokale Ausführungsinstanzen verteilt. Dadurch werden Beschäftigte in ihren täglichen Geschäftsprozessen unterstützt. SAP Intelligent RPA kann diese sogar komplett abnehmen.

Durch die SAP Cloud Plattform ist die Integration in eine bestehende SAP-Systemlandschaft denkbar einfach. Nach erfolgreicher Aktivierung des SAP-Intelligent-RPA-Service können beliebige Systeme in die Automatisierungen integriert werden. Die Erkennung der Benutzeroberflächen der Systeme übernehmen Konnektoren der Softwarelösung.

Diese umfassen sämtliche Benutzeroberflächen von Microsoft-Office-Anwendungen über Webanwendungen bis hin zu SAP-GUI-Oberflächen. Insbesondere in der Integration mit S/4 werden zahlreiche vordefinierte Automatisierungen durch SAP zur Verfügung gestellt, wodurch die Erstellung von Automatisierung ebenfalls erleichtert wird.

Die größten Nutzenpotenziale des Einsatzes von SAP Intelligent RPA liegen in den Kosten, der Qualität und der Zeit. Im Vergleich zu vielen herkömmlichen Prozessautomatisierungslösungen können Automatisierungen basierend auf SAP Intelligent RPA einfacher implementiert werden und verursachen dadurch geringere Kosten. Das konkrete Einsparpotenzial einer Automatisierung kann in eingesparten Personentagen gemessen werden, welche für die manuelle Bearbeitung wegfallen.

Die manuelle Prozessbearbeitung von repetitiven Tätigkeiten ist fehleranfällig. Hierbei kann eine Automatisierung, die adäquat implementiert wurde, die möglichen Bearbeitungsfehler beseitigen. Bei kritischen Prozessen sollte die Automatisierung allerdings ausreichend getestet werden, um systematische Fehler der Automatisierung zu vermeiden und eine Qualitätssteigerung zu erzielen.

Die Zeiteinsparung, welche durch eine Automatisierung erzielt wird, ist meist auch gleichbedeutend mit folgender Einsparung in den Prozesskosten durch eingesparte Prozessbearbeitungszeit. Neben der eingesparten Prozessbearbeitungszeit können sich auch Steigerungen in der Bearbeitungsgeschwindigkeit ergeben, was ebenfalls zu Vorteilen führt.

Dabei ist es ebenso möglich, Prozesse ohne Zeitverzögerung auszuführen, was neben der konkreten Prozessausführung einen weiteren Geschwindigkeitsvorteil bringt. Es kann davon ausgegangen werden, dass die eingesparte Bearbeitungszeit zu einer Produktivitätssteigerung führt statt zu einem Arbeitsplatzabbau.

SAP Intelligent RPA leistet einen wichtigen Beitrag dazu, die Geschäftsprozesse integrativ und automatisiert über mehrere Systeme hinweg durchführen zu können. Manuelle, repetitive Tätigkeiten eignen sich ideal zur Automatisierung. Meist sind Mitarbeiter für diese Tätigkeiten zu hoch qualifiziert. Zudem entstehen leicht Flüchtigkeitsfehler durch die manuelle Bearbeitung, was durch eine adäquate Automatisierung beseitigt werden kann.