Digitalisierte Prozesse zum Mitnehmen

Etablierte Arbeitsabläufe sind nicht mehr effizient und funktionieren nicht mehr durchgängig

Remote Work, Homeoffice, Workation und andere Arbeitsmodelle setzen sich durch. Eine Chance durch die Pandemie oder nur ein kurzlebiger Trend? Die Homeoffice-Quote ist in nur wenigen Monaten von fünf auf über 50 Prozent gestiegen. Die Entscheidung darüber, wo man arbeitet, verlagert sich vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer. Bis 2024 werden laut Gartner 32 Prozent aller Beschäftigten weltweit remote arbeiten. So stehen Unternehmen vor unzähligen Herausforderungen, wenn sie sich auf diese hybride Landschaft umstellen. 

Ein zentrales Element in jeder Digitalisierungsstrategie ist der Digital Workplace. Er ist das Herzstück jeder Digitalisierungsstrategie. Dem modernen Arbeitsplatz gelingt es, trotz räumlicher Entfernung Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams zu ermöglichen. Die Ablage von Dokumenten, die einst physisch in Akten und Ordnern verstaut wurden, erfolgt nun rein digital. Das macht die Arbeit deutlich flexibler und jeder Mitarbeitende hat auf jede Information Zugriff, die er benötigt. Alle Daten befinden sich an einer zentralen Stelle und sind somit schnell und einfach zugänglich. Zu den verschiedenen Ausprägungen innerhalb des Digital Workplace müssen zwei Denkansätze aus meiner Sicht besonders hervorgehoben werden.

Zum einen darf der Mensch neben der Vielfalt an Software und Technik nicht außer Acht gelassen werden. Ohne ihn funktioniert die Technik nicht. Und genau an seinen Bedürfnissen müssen sich die Lösungen ausrichten. Die Technik ist Mittel zum Zweck, um die persönliche Produktivität zu fördern und den Menschen optimal bei seiner Arbeit zu unterstützen. Und das muss nicht nur die Geschäftsführung der Unternehmen erkennen, sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Die Angst, Prozesse neu zu denken, muss abgelegt werden, um die Potenziale zu erkennen und zu nutzen. 

Zum anderen sind die Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung wichtige Ziele jeder Digitalisierungsstrategie. Für diese braucht das Unternehmen klare Richtlinien und Strategien. Wie sollen z. B. Dokumente abgelegt und organisiert werden? Wie müssen Prozesse einheitlich über Workflows abgebildet werden? Für solche Fragen (und viele weitere) müssen innerhalb des Unternehmens Antworten gefunden werden, damit die zentralen Ziele erfüllt werden können.

Mit SAP und ECM

Mit S/4 werden Kunden unterstützt, Ihre Geschäftsprozesse zu redesignen. Dabei werden Tools und Services für eine technische Migration bereitgestellt, um Plattformen und Lösungen für die digitale Transformation mit der Business Technology Platform, BTP, und S/4-Cloud zu nutzen. Oft wird die Umstellung auf S/4 Hana eher auf der technischen Ebene gesehen, wobei SAP mehr bietet, als durch die Unternehmen angenommen wird. Aber auch mit einem S/4-System fehlen weiterhin Lösungen, um Dokumente zu verwalten und um eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse zu ermöglichen. 

Unternehmen brauchen nach wie vor eine Verbindung zwischen SAP und der Non-SAP-Welt. Bei der Vielzahl der heutzutage eingesetzten Software innerhalb der Organisation ist ein intelligentes Enterprise-Content-Management(ECM)-System unverzichtbar. Das ECM-System bildet die Brücke zwischen SAP und den Dokumenten, die nicht in SAP abgebildet werden können. Ein Beispiel ist der klassische Purchase-to-Pay(P2P)-Prozess in SAP. Während der herkömmliche Prozess bis zu 14 Tage für die Bearbeitung und Freigabe einer Eingangsrechnung im Papierformat beansprucht, ist der digitale Weg drei Mal schneller. Bei vielen Unternehmen dauert die Bearbeitung nur noch zwei Minuten.

Es bedeutet jedoch keinesfalls die Reduzierung der Mitarbeitenden. Vielmehr können diese sich mit den Themen beschäftigen, die wertschöpfend für Ihr Unternehmen sind. Mit den umfassenden Lösungen in SAP, die sich optimal an individuelle Unternehmensprozesse anpassen lassen, ist der Schritt zur Digitalisierung Ihres P2P-Prozesses stressfrei möglich.

Mit der Kombination von SAP und ECM sind Unternehmen für die digitale Zukunft gewappnet: So schlagen Sie die Brücke zwischen der Welt der Dokumente und der Daten und schaffen die ideale Voraussetzung für intelligentes Informations- und Prozessmanagement. Wie die Zukunft wirklich aussehen wird, kann auch ich Ihnen nicht sagen. Jedoch ist die Digitalisierung definitiv kein Trend, der wieder verschwindet. Viel eher sind digitale Technologien der wichtigste Wegbereiter, um Ihr Unternehmen rentabel und sicher für die kommenden Herausforderungen zu rüsten.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele der Digitalisierung zu erreichen und die für Ihr Unternehmen optimalen Lösungen Realität werden zu lassen: ausgehend von einer intensiven Beratung über die Einführung, den Support bis hin zur teilweisen oder kompletten Übernahme des Betriebs entsprechender Lösungen im (Full)-Managed-Service-Modell. Wir verstehen und unterstützen Sie!