Digitalisierung und Standardisierung

Uhlmann Pac-Systeme digitalisiert weltweiten Service mit MobileX

Um die weltweiten Serviceprozesse aufgrund des starken Wachstums zu standardisieren und zu optimieren, suchte Uhlmann Pac-Systeme 2017 nach einer intuitiven, zukunftsfähigen und offlinefähigen Lösung zur Integration in SAP CS und HR. Zudem sollten mit dem Projekt die Qualität des Berichtswesens verbessert und die Durchlaufzeiten von Serviceaufträgen beschleunigt werden. Mit seinen Verpackungslinien, umfangreichen Services und digitalen Lösungen bietet das Unternehmen als Total-Solution-Provider Beratung, Projektmanagement, Umsetzung und Services aus einer Hand.

Uhlmann Pac-Systeme entschied sich schließlich für MobileX-MIP für Field Service, vor allem wegen der Anpassbarkeit der Lösung an die speziellen Anforderungen der Pharmabranche. Ein weiterer entscheidender Punkt war der MobileX-Freigabemonitor, ein Zusatzmodul der mobilen Lösung, mit welcher der Innendienst die Rückmeldungen der Techniker vor ihrer Verbuchung im SAP überprüfen kann.

Der Roll-out begann im Januar 2019 in Deutschland. Anschließend wurde die Lösung bei allen Service-Vertretungen wie zum Beispiel in Österreich, Schweden, Frankreich, China und UK eingeführt. Seit 2020 ist MobileX Field Service nun weltweit in fünf Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch) bei Uhlmann Pac-Systeme im Einsatz.

Die Servicetechniker erhalten ihre Aufträge auf ihren Tablets oder Laptops und können darüber alle Details zum Auftrag und der Anlage wie die Servicehistorie und Anleitungen einsehen. Bei den Aufträgen handelt es sich um Reparaturen, Wartungen, präventive Instandhaltungs-Maßnahmen oder auch Umbauten von Anlagen. Die Inbetriebnahmen von neuen Anlagen übernehmen dedizierte Teams aus Monteuren, Programmierern und Projektmanagern, die für den Aufbau eine oder sogar mehrere Wochen vor Ort beim Kunden sind. Auch sie nutzen für die Dokumentation ihrer Arbeit MobileX-MIP.

Dynamische Formulare

Neben den Rückmeldungen, die Angaben zu den Arbeitszeiten und Details in Textform enthalten, erstellen die Techniker und Monteure über die mobile Lösung auch ihre Serviceberichte und füllen Checklisten und Formulare aus. Über das Modul „Dynamische Formulare“ werden zum Beispiel Checklisten zur Qualitätssicherung beim Montageabschluss erstellt und vom Kunden unterschrieben. Dies sorgt für eine maximale Arbeits- und Rechtssicherheit. 

Der Einsatz eines Freigabemonitors hat vor allem die internen Freigabe- und Folgeprozesse der Serviceaufträge digitalisiert und damit massiv vereinfacht und beschleunigt. Während früher alle Auftragsdokumente und Checklisten in Papierform manuell übertragen oder eingescannt und überprüft werden mussten, um die anschließenden Prozesse wie die Freigabe von Reisekosten, die Lohnabrechnung und die Rechnungen an Kunden zu veranlassen, erfolgt die Prüfung von Rückmeldungen und die Auslösung von Folgeprozessen heute bereichsübergreifend mit dem Freigabemonitor digital und größtenteils automatisiert. So konnte der interne logistische Aufwand um 95 Prozent reduziert und das erhöhte Auftragsvolumen bei gleicher Personaldecke erfüllt werden. 

Durch die Digitalisierung der Serviceaufträge konnten am Laupheimer Standort bei Uhlmann Pac-Systeme elf Mappenwagen, die jährlich mit rund 2000 Papiermappen befüllt wurden, abgeschafft werden. Bereits während der Roll-out-Phase wurden dadurch 35.000 Seiten Ausdrucke pro Jahr eingespart, was einer halben Tonne Holz, über 9000 Liter Wasser, 1800 kW/h Energie und 185 Kilogramm CO2 entspricht. 

„Die Datenqualität der Rückmeldungen und Checklisten hat sich durch die Einführung von MobileX-MIP for Field Service exorbitant verbessert“, erklärt Kai Kathan, Team Leader Services bei Uhlmann Pac-Systeme. „Außerdem konnten wir die Durchlaufzeiten der Serviceaufträge um mehr als die Hälfte verkürzen. Auch den Kunden gegenüber beweisen wir durch die Digitalisierung der Auftragsabwicklung unsere Innovationskraft als Marktführer.“

Für die Zukunft plant Uhlmann Pac-Systeme, den Einsatz der Dynamischen Formulare auszuweiten. Dabei sollen mehr technische Details wie Equipment-bezogene Informationen oder noch offene Aktivitäten vom letzten Einsatz mit in das Formular übertragen werden, damit die Techniker für ihre Einsätze noch besser gerüstet sind und Formulare noch einfacher ausfüllen können. 

Uhlmann Pac-Systeme ist als Teil der Uhlmann Group der weltweit führende Systemanbieter für pharmazeutische Verpackungsmaschinen mit 19 Standorten in 14 Ländern. Über 100 Servicetechniker sind weltweit im Einsatz, um mehr als 10.000 Maschinen in 80 Ländern zu warten und instand zu halten.