ECM in der Cloud: Bequem statt sicher?

Viele Mittelständler installieren noch immer ihr ECM-System, mit dem sie unternehmensbezogene Daten und Dokumente erfassen, speichern, verwalten und archivieren, am liebsten auf den eigenen Servern, also on-premise.

Inzwischen arbeitet man jedoch immer stärker prozessbezogen in Teams, nutzt dafür Workflows und tauscht Dokumente aus – unternehmensintern wie auch mit externen Geschäftspartnern. Diese Art von Kollaboration wird gern in die Cloud ausgelagert, denn Cloud-Computing-Services bieten die dafür erforderliche Flexibilität und Mobilität.

Schnell kommen dann unkontrollierbare Cloud-Services aus dem Consumer-Bereich ins Spiel. Eine Schatten-IT bildet sich heraus und der ursprüngliche Sicherheitsgedanke wird grandios unterlaufen. Arbeitskomfort und Bequemlichkeit sind der IT-Security mal wieder voraus.

Natürlich hat die ECM-Branche längst erkannt, wie sie diese Lücke füllen und dem Anwender Flexibilität und Mobilität bieten kann, ohne dass Abstriche bei der Sicherheit gemacht werden: durch Verlagerung der eigenen Funktionalitäten in die Cloud.

Hersteller wie WMD transferieren die Funktionalität ihrer Systeme deshalb selbst verstärkt in die Cloud bzw. ermöglichen einen hybriden Betrieb. Nur so lässt sich Kollaboration sinnvoll und sicher in die eigene ECM-Prozess- und Wertschöpfungskette integrieren.

Und noch einen wichtigen Vorteil bietet ECM aus der Cloud: Das Unternehmen kann die Funktionen bedarfsgerecht und flexibel nutzen sowie leistungsbasiert abrechnen.

Am sinnvollsten hat sich erwiesen, zunächst das Archiv in der Cloud zu nutzen und anschließend weitere Funktionalitäten wie Erfassung, Beleglesung und Workflows anzuschließen.

Die Nachfrage steigt, auch typische dokumentbasierte Prozesse in der Cloud abzuwickeln. Dabei geht es vornehmlich um den digitalen Posteingang, die reine Beleglesung und anschließende Workflows, wie die Rechnungsbearbeitung.

Dies funktioniert nicht anders als im eigenen Haus: Papierdokumente werden gescannt und an die beim Hosting-Partner stehende Erfassungstechnologie übermittelt; PDFs und E-Mail gelangen elektronisch dorthin.

Sie werden ausgelesen, inhaltlich analysiert und klassifiziert. Anschließend verteilt eine Workflow-Engine die Dokumente vollautomatisch im Unternehmen und stößt weitere Vorgänge an, die sich aus dem Dokument oder der Nachricht ergeben.

Für eine zentrale, prozessorientierte Digitalisierung des Posteingangs sind all die Dokumente interessant, hinter denen strukturierte Arbeitsabläufe stehen. Dabei gibt es in jedem Unternehmen die typischen Dokumente aus der Buchhaltung, aber auch eine Vielzahl individueller oder auch branchenspezifischer Informationen und Dokumente, hinter denen nicht unbedingt ein Arbeitsprozess steht, der automatisiert angestoßen werden kann, die jedoch relevant für das Unternehmen sind.

Mit der Digitalisierung dieser Dokumente wird quasi ein Prozess neu definiert, der in der Cloud abgebildet werden kann. In der Immobilienwirtschaft gehen täglich oftmals mehrere Tausend Mieter- und mietobjektbezogene Dokumente der unterschiedlichsten Art postalisch oder digital ein.

Mit einer Posteingangslösung werden Papiervorlagen digitalisiert, die Scans beziehungsweise digital eintreffende Dokumente werden ausgelesen und durch automatische Indizierung direkt dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet.

Die Übergabe an branchenüblich verwendete Subsysteme ist dabei ebenfalls eine Option. Bis jetzt starten Unternehmen mit herkömmlichen (On-­premise-)Eingangsrechnungslösungen in der Regel ab 10.000 bis 15.000 Rechnungen im Jahr.

Es lässt sich erahnen, dass die Anzahl aller Dokumente im Unternehmen wesentlich höher ausfällt. Bei einer solchen Größenordnung wird man die Lösung eher noch on-premise oder in einem Hybrid-Cloud-Szenario einsetzen.

Vorteil bei einer reinen Cloud-Lösung ist es, dass sie auch für Unternehmen mit geringerem Belegaufkommen interessant ist, da keine hohen Einstiegskosten für Hard- und Software anfallen und die Betriebskosten gering sind.

Ob hybrid oder vollständig aus der Cloud: Mit der Verlagerung von Archiv- und weiteren ECM-Funktionalitäten entlasten Unternehmen ihr IT-Team und die lokalen Systeme.

Sie müssen keine neue Hardware anschaffen, sondern arbeiten hochverfügbar auf der jeweils modernsten Infrastruktur eines deutschen Rechenzentrums. Als Mittelständler profitieren sie zudem von den Erfahrungen des Hosting-Anbieters, der bei der Einhaltung gesetzlicher Auflagen unterstützt, die gesamte Administration der Systemlandschaft übernimmt sowie Sicherheitspatches und Updates im laufenden Betrieb einspielt, um ein Maximum an Verfügbarkeit zu gewährleisten.