Energieversorger Halle (EVH) erweitert SAP-Standard um GAEB-Verfahren

Die Energiewende schraubt die Anforderungen an die Übertragungsnetze in die Höhe. Das spürt auch die EVH (Energieversorger Halle), die als Unternehmen der Stadtwerke-Halle-Gruppe zusammen mit ihren Verbundunternehmen rund 600 Mitarbeitende zählt und für die regionale Strom-, Erdgas- und Fernwärmeversorgung zuständig ist. So arbeitet sie laufend mit zahlreichen Spezialfirmen für den Tief- und Leitungsbau zusammen, um den Ausbau und die Instandhaltung ihrer Netze zu gewährleisten. 

Doch gestaltete sich der Einkauf dieser Dienstleistungen als sehr zeitintensiv, da die vorhandenen S/4-Systeme den GAEB-Standard für den digitalen Austausch von Bauinformationen nicht unterstützen. Dazu fehlt die entsprechende Schnittstelle. Stattdessen musste die EVH die aus SAP generierten Leistungsverzeichnisse aufwändig in GAEB-Formate umwandeln, um mit den Baudienstleistern kommunizieren zu können. Ebenso wenig ließen sich deren GAEB-Leistungsverzeichnisse direkt in SAP-konforme Datenformate übernehmen.

Auf der Suche nach AVA-Tool

„Um diese Medienbrüche zu beseitigen, suchten wir nach einem AVA-Tool zur digitalen und kollaborativen Abwicklung unserer Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungsprozesse – inklusive einer Plattformlösung für die Lieferanten“, erläutert Elisa Graichen, Referentin SAP ERP im Bereich Unternehmenssteuerung bei der EVH. Dass die Wahl auf die Supplier Collaboration -Suite und eRfx für Ausschreibungen von 2bits mit integrierter GAEB-Software fiel, lag an den guten Erfahrungen der EVH-Einkäufer mit Produkten aus dem Hause 2bits. So war mit der Procurement Suite bereits eine vollständig in SAP integrierte Beschaffungslösung im Einsatz. Damit können die Anforderer ihre Bedarfe per Katalog- oder Freitextbestellung in die Einkaufsprozesse einfließen lassen. Auf diese Weise werden aus den in der Procurement Suite erstellten Einkaufswagen in S/4 klassische SAP-Bestellanforderungen (BANFen). Zur Planung und Kalkulation der Baumaßnahmen setzt die EVH ein Vorsystem ein.

Schritte weitestgehend automatisiert

Mit der Supplier Collaboration Suite und der integrierten GAEB-Software profitiert die EVH heute von einem standardisierten GAEB-Verfahren im Datenaustausch mit ihren Baudienstleistern – und kann weiterhin ihre SAP-basierten Einkaufsprozesse durchführen. Von der Ausschreibung über die Vergabe bis hin zur Leistungserfassung werden alle Schritte weitestgehend automatisiert und in einem durchgängigen elektronischen Verfahren abgewickelt. Damit lassen sich sämtliche relevanten Austauschphasen der GAEB-Leistungsverzeichnisse nachverfolgen und verarbeiten.

„Mögliche Fehlerquellen werden ausgeschlossen und die gesamten Beschaffungsprozesse für Baudienstleistungen beschleunigt, sie sind für uns nun kontrollierbarer und transparenter“, fasst SAP-ERP-Referentin Elisa Graichen die Vorteile der neuen 2bits-Lösungen zusammen. „Dadurch konnten wir eine Prozessvernetzung und -optimierung beim Einkauf von Baudienstleistungen erzielen.“ Dies lässt sich sowohl für die aktuelle SAP-MM-SRV-basierte Dienstleistungsbeschaffung als auch für die neuen Lean-Service-Funktionen von S/4 Hana umsetzen.

“Um Medienbrüche zu beseitigen, suchten wir nach einem Tool zur kollaborativen Abwicklung unserer
Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungsprozesse.” Elisa Graichen, Referentin SAP ERP Management,EVH

Den Anwendern bietet die Supplier Collaboration Suite (SCS) eine einfache und intuitive Nutzeroberfläche. Mit dem an eRfx für Ausschreibungen angebundenen 2bits-Einkäufercockpit können Bedarfe, wie SAP BANFen oder SCS-Einkaufswagen, gefunden, bearbeitet, gebündelt und daraus Ausschreibungen, Bestellungen und Kontrakte angelegt werden. Zur Authentifizierung und Verwaltung der Nutzer der SCS verwendet die EVH ein Usermanagement, über das die Geschäftspartner ihre Anwender per Self Services verwalten können. 

Durch die schrittweise Registrierung ausgewählter Lieferanten und Mitarbeiter der EVH wurde eine sanfte Landung in der Supplier Collaboration Suite erzielt, mittlerweile gibt es 360 produktive Nutzer, die
mit über 80 Baudienstleistern zusammenarbeiten. „Ein großer Pluspunkt war die sehr gute Expertise des 2bits-Projektteams im SAP-basierten Dienstleistungseinkauf“, unterstreicht Elisa Graichen. „Damit konnte das Team jederzeit flexibel auf unsere Anpassungswünsche reagieren und unsere Fokusthemen sehr gut umsetzen.“ Überdies hatten sich durch die vorangegangenen Projekte ein direkter Draht und eine sehr kollegiale Zusammenarbeit mit den 2bits-Entwicklern und -Beratern entwickelt. So konnte die Einführung der Supplier Collaboration Suite innerhalb eines Jahres umgesetzt werden – trotz Covid-19-Krise und hoher Belastung.

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