Erweiterte Farbenlehre

Gleichzeitig zur Herausforderung der S/4-Conversion sind derzeit am Markt IT-Fachkräfte und SAP-Berater gefragt wie nie zuvor und deshalb schwer zu bekommen. Es ist jetzt also höchste Zeit: Auch bei komplexen System- und heterogenen Prozesslandschaften ist ein schneller Um- oder Einstieg auf S/4 und Hana aber möglich.

ERP-Transformationsprojekte haben den Ruf, zeitraubend, aufwändig und sehr kostspielig zu sein. Viele SAP-Bestandskunden erinnern sich heute noch an ihre ursprüngliche Einführung – verbunden mit langen Beschreibungen der Anforderungen in zeitraubenden Blueprint-Phasen, die zahlreiche Abstimmungsrunden im Business erforderten und oftmals zu Missverständnissen der zukünftigen Prozesse führten. Das wiederum verursachte zu spät im Projekt kostspielige Änderungen im System. SAP-Wissen musste mühsam aufgebaut werden und oft entwickelte sich erst Monate nach dem Go-Live eine stabile Situation. Keine rosigen Aussichten für die nun anstehende S/4-Transformation.

Andererseits ist heute die Ausgangssituation in den meisten Unternehmen sehr viel besser: Es ist umfangreiches Prozess- und SAP-Know-how in Fachabteilungen und IT vorhanden und die Technologie hat sich stark verbessert. Es geht also darum, das vorhandene Wissen im Unternehmen sowie das Innovationspotenzial von S/4 Hana zu nutzen und gleichzeitig die Chance zu ergreifen, auf dieser Basis noch einmal „neu“ zu beginnen. 

Best-Practice-Prozesse

In der SAP-Welt werden drei mögliche Ansätze diskutiert: Greenfield, Bluefield oder Brownfield. Die gute Nachricht: Es gibt einen vierten Weg und dieser fußt auf der Erkenntnis, dass ein Großteil der Prozesse im Prinzip in allen Unternehmen gleich abläuft. Dazu gehören beispielsweise Backend-Prozesse wie die Rechnungsprüfung, die Lagerhaltung und vieles mehr. Ebenso sind weitere Prozesse innerhalb einer Branche vergleichbar und erfordern dort zwar Best Practice, eine Individualisierung dieser Abläufe schafft aber keinen Wettbewerbsvorteil. Stattdessen erhöht sie die Kosten und reduziert Flexibilität und Agilität des Unternehmens. Deshalb bergen gerade diese „Commodity“-Prozesse großes Potenzial für eine schnelle, effiziente und sichere S/4-Transformation. 

KPS hat basierend auf 20 Jahren Erfahrung im Handel auf einzelne Branchen zugeschnittene Plattformen entwickelt, die KPS Instant Platforms. Auf der Plattform sind alle End-to-End-Business-Szenarien einer Branche mit rund 50 Use Cases in S/4 und CX-Cloud-Lösungen vorhanden: direkt im System erlebbar, integriert, getestet und nach gängigen Normen und Standards dokumentiert. Grundlage ist der SAP-Standard, einige spezifische, individuell ausgeprägte Use Cases für die Branche sind ebenso enthalten.

Für die Visualisierung bis auf die Ebene einzelner Prozessschritte verwendet KPS Signavio, für die Dokumentation oder Online-Click-Anleitungen das SAP Tool Enable Now. Die KPS Instant Platforms sind zum Festpreis erhältlich. Kunden fangen folglich nicht bei null an, sie rufen auf der Plattform Best Practices für rund 80 Prozent ihrer Prozesse sofort zum Projektstart ab. Dies ermöglicht das frühe (Ein)Verständnis und die Akzeptanz der neuen Abläufe und Aufgaben, sogar wenn noch keine Erfahrung mit SAP vorhanden sein sollte.

Das Unternehmen kann dadurch in der Transformation deutlich mehr Fokus und verfügbare Kapazitäten auf diejenigen Prozesse konzentrieren, wo eine Abweichung vom Standard durch Individualisierung echte Differenzierung und Vorteile am Markt verschafft. IT, Process Owner und Power User werden entlastet. Abhängig von der individuellen Ausgangssituation des Unternehmens reduziert sich die Laufzeit der S/4-Transformation zumindest in jenen Phasen beträchtlich, die Fachleute als Blueprinting und Prototyping kennen.

Standardisierte Software

Interessant ist, dass Unternehmen und Anwender wirklich offen gegenüber diesem Ansatz sind, der auf starken Standardprozessen aufbaut: Unternehmen gehen wider Erwarten nicht davon aus, dass ihre Prozesse viel zu individuell und anders seien, um sich mit Standardsoftware „zu begnügen“.

Hier hilft die Vergangenheit: Viele unserer Kunden hatten entweder komplette Individualsoftware als Ausgangspunkt oder zwar SAP im Einsatz, aber historisch bedingt stark individualisiert. Sie haben gemerkt, dass sie nicht schnell genug auf Veränderungen am Markt reagieren können, und wollen deshalb künftig bewusst stärker im SAP-Standard bleiben. Ein zusätzlicher Aspekt ist „Think different“: Um Prozesse zu verbessern, hilft es den Verantwortlichen häufig, bereits im System vorhandene Best Practises zu erleben und sich damit auseinanderzusetzen. So können sie direkt einsteigen anstatt in ein mühsames Redesign ganz von vorn.

Individualisierung für Differenzierung

Natürlich ersetzen Best Practices und Standardisierung nicht die individuelle Differenzierung, mit der sich ein Unternehmen seinen USP am Markt verschafft. Dafür bedarf es nach wie vor der gezielten Individualisierung – auch bei den IT-Prozessen. Unternehmen sollten zuerst herausfinden, durch welche Prozesse sie ihren Wettbewerbsvorteil am Markt halten oder ausbauen können.

Diese Prozesse könnten etwa spezielle Services sein, die das Angebot des Unternehmens ergänzen, oder eine besondere Ansprache seiner Kunden. Dieser USP muss sich dann durch Individualisierung an den richtigen Stellen im Unternehmen widerspiegeln. Ein kompetenter Beratungspartner hilft dabei, genau diese zu identifizieren und umzusetzen. Es steigt folglich nicht nur die Qualität der „Commodity“-Prozesse durch Best Practice, sondern auch die der differenzierenden, individualisierten Prozesse.

Schnell und effizient

Verantwortliche sollten also keine wertvollen Ressourcen für Softwareindividualisierungen verschwenden, die ein Unternehmen nicht vom Wettbewerb abheben, und stattdessen 80 Prozent ihrer Prozesse auf vorhandene Best Practices setzen.

Die KPS Instant Platforms liefern dafür die Basis. Im Anschluss wird zielgerichtet und mit Augenmaß individualisiert, um auf die bewährten Standards die individuellen Wettbewerbsvorteile aufzusetzen. Dies kann je nach im Unternehmen vorhandenem Know-how im Haus erfolgen oder mithilfe der von KPS angebotenen festpreisfähigen Pakete für Alignments oder RICEFW-Aufgaben.

Durch die Instant Platform reduziert sich die Belastung der Fachabteilungen, aber auch die der IT-Teams: Die interne Mannschaft muss gleichzeitig das aktuelle System in Betrieb halten und im Projekt mitarbeiten. Durch die große Anzahl der bereits vorhandenen Ready-to-Run-Prozesse wird diese Herausforderung entschärft. Im Ergebnis erhöhen sich Geschwindigkeit und Effizienz der Transformation, gleichzeitig reduzieren sich das Projekt- und das budgetäre Risiko. Das Unternehmen erhöht die Flexibilität und Agilität seiner Prozesse und Systeme enorm und wird zukunftskompatibel. Sowohl Business als auch IT können zukünftig schnell auf Veränderungen am Markt reagieren oder neue Geschäftsmodelle umsetzen.