Geld oder doch nur Stroh?

Es ist wie im Märchen Rumpelstilzchen der Gebrüder Grimm: Der Vorstand verlangt von seiner IT das Unmögliche. Sie soll wie die arme Müllerstochter Stroh zu Gold spinnen. Die Manager wissen natürlich, dass das nicht geht. Aber wie der König dem Müller möchten sie dem Märchen glauben, dass ihre IT über Zauberkräfte verfügt.

Arme Müllerstochter. Natürlich sind die Daten vorhanden. Aber in unterschiedlichsten Formaten, in unterschiedlichsten Speichern und in unterschiedlichster Qualität. Und dank Cloud-Services und Internet der Dinge kommen ständig neue Datenformate und -quellen hinzu. IT-Abteilungen haben schon in der Vergangenheit versucht, für ihre Chefs Daten zur Prozess- und Unternehmenssteuerung bereitzustellen und zu analysieren. Seither wissen sie, dass diese Aufgabe kaum zu bewältigen ist.

„Das gleicht einer Sisyphus-Arbeit“, weiß Thomas Failer aus langjähriger Beratungspraxis. Er ist Gründer und CEO der Schweizer Data Migration International, deren Geschäft das Management von Unternehmensinformationen ist. Er sagt: „Immer wenn die Datenexperten die Schnittstellen zu den verschiedenen Datenquellen gebaut hatten und die Transformationsregeln definiert waren, hatte das Business schon wieder Änderungen vorgenommen. Die Daten, die sie mühsam zur Unternehmenssteuerung gesammelt hatten, waren deshalb zum Zeitpunkt der Auswertung schon veraltet.“

Tod im Silo

Die zeitliche Lücke ist jedoch nur ein Problem, das die Unternehmen auf dem Weg zur Datensteuerung beseitigen müssen. Ebenso hinderlich ist die Tatsache, dass bei der Harmonisierung von Daten und deren Strukturen notwendigerweise stets wichtige Informationen verloren gehen. Diese sind aber für die Analyse und Steuerung unerlässlich. Um zu verstehen, warum Kundenumsätze sinken, sind nicht nur die abnehmenden Erlöse wichtig. Die beschreiben nur, dass ein Unternehmen weniger verkauft, nicht warum. Die Gründe sind eher in der Kundenkorrespondenz zu finden, die mit den Umsätzen verknüpft ist. Werden die Daten aber vom Kontext getrennt und in Archiven und Ähnlichem eingelagert, fehlen den Unternehmenslenkern gerade die entscheidenden Informationen.

„Es ist kein Wunder, dass so viele Datenprojekte zur Unternehmenssteuerung scheitern oder nicht die Resultate erbringen, die sich die Entscheider erhoffen“, erklärt Thomas Failer. Der Trick ist, die Daten zusammen mit ihrem Kontext zu erhalten und für Analysen und Erkenntnisse zur Verfügung zu stellen und zu optimieren. Doch das ist gar nicht so einfach. Denn zwischen den Daten, ihren Strukturen und den Systemen und Anwendungen, in denen sie entstanden sind, bestehen große Abhängigkeiten.

Diese Abhängigkeiten sind wie die Wände eines Silos. Und davon gibt es sehr viele, gerade in großen und sehr großen Unternehmen. Die CIOs dieser Republik haben in den vergangenen Jahren viel Zeit und Geld investiert, um diese Wände einzureißen. „Auch mithilfe der Cloud“, betont Thomas Failer. „Doch dabei mussten sie feststellen, dass sie sich damit neue Silos einhandelten. Das ist gefährlich. Haben wir nicht alle irgendwo schon einmal gelesen, wie Menschen in einem Silo den Tod gefunden haben?“

Auf der einen Seite ist der Kontext, der die Daten so wertvoll macht wie Öl. Auf der anderen Seite sind es die Abhängigkeiten, die das Öl mit Stroh verunreinigen. Und dann ist da noch der Gesetzgeber. Diverse Aufbewahrungspflichten und -fristen verhindern, dass die Unternehmen Daten und ihre Strukturen nach ihrem Gutdünken ändern dürfen.

„Das Problem ist allgegenwärtig. Doch die Vorstände befassen sich in der Regel erst dann damit, wenn ein Generationswechsel bei zentralen Unternehmensanwendungen wie zum Beispiel ERP ansteht“, weiß Thomas Failer aus eigener Erfahrung. Er begann seine berufliche Laufbahn als Berater bei SAP-Migrationen von der Mainframe-Version R/2 auf die Client-Server-Architektur R/3. „Die Unternehmen wollten alle Informationen mit in die neue Welt nehmen, mussten dafür aber deren Struktur ändern. Gleichzeitig mussten sie eine Lösung dafür finden, diese Informationen weiterhin unverändert aufzubewahren. Das ging aber nur mithilfe des Altsystems, das sie deshalb weiterbetrieben, bis die gesetzlichen Fristen abgelaufen waren. Genau das wiederholt sich gerade beim Wechsel auf S/4.“

Grabenkämpfe

Der Weiterbetrieb von Altsystemen ist aufwändig. Um Zeit und Kosten zu sparen, schränkt die IT den Zugriff darauf massiv ein. Das wiederum stört die Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen, aber vor allem den CFO empfindlich. Sie stehen auf dem Standpunkt, dass sie am besten jederzeit auf den gesamten Datenbestand Zugriff haben müssen und nicht nur bei internen Revisionen oder Prüfungen durch das Finanzamt.

Zwischen diesen beiden Extrempositionen toben in vielen Unternehmen erbitterte Grabenkämpfe. Und selbst dort, wo der Wille zur Einigung vorhanden ist, gleicht die Situation dem Feilschen unter Händlern. Die IT sagt: „Ich gebe dir Zugriff auf die Daten der vergangenen drei Jahre.“ Der CFO brüllt: „Ich will aber zehn Jahre!“ Und am Ende einigt man sich auf fünf Jahre. So sehen rationale Entscheidungen gerade nicht aus.

Das Schlimmste daran: Rumpelstilzchen treibt weiter sein Unwesen. Denn jeder faule Kompromiss bedeutet – tatsächlich oder im übertragenen Sinn – Nachtschichten für die IT. Auch fünf Jahrgängen an Altdaten entsprechen in Großunternehmen riesige Datenmengen. Dass CFO und Fachabteilungen sie im neuen System nutzen können, rechtfertigt den damit verbundenen Aufwand für Transformation und Migration nicht.

„Das ist ein sehr schlechter Handel, den die Unternehmen da eingehen“, urteilt Thomas Failer, denn: „Auch transformierte Altdaten schleppen die Abhängigkeiten der Vergangenheit in die neuen Systeme ein. Die Unternehmen beschränken sich damit selbst und verzichten auf einen Großteil des Innovationspotenzials neuer Softwaregenerationen.“

Das Management will die Geschäftsmodelle und -prozesse modernisieren und digitalisieren. Das bedeutet beim Wechsel auf SAP S/4, alte Zöpfe abzuschneiden und zum Standard zurückzukehren, den die SAP vorgibt. Dazu gehört, die individuellen Anpassungen auf ein Minimum zu reduzieren und bei Bedarf nachzubauen. Viele davon stammen aus der Vergangenheit und ergeben heute einfach keinen Sinn mehr.

Selbst Managemententscheidungen, die heute an der Tagesordnung sind, macht der Kuhhandel bei den Altdaten für die IT zu einem echten Problem. Dazu zählen zum Beispiel Zu- und Verkäufe von Unternehmen und Geschäftsbereichen. Es ist schwer bis unmöglich, in einem hoch individualisierten SAP-System mit einem Datenbestand von 20 Jahren und mehr genau diejenigen Informationen herauszulösen und zu übergeben, die Käufer und Verkäufer haben dürfen und müssen. Genauso schwer ist es, mit diesem Erbe im Gepäck nach dem Umstieg auf S/4 Hana dank neuer Prozesse und mittels Datensteuerung durchzustarten.

Business Case gesucht

Obwohl das Support-Ende 2027 und spätestens 2030 immer näher rückt, betreiben laut DSAG-Investitionsreport 2022 weiterhin 75 Prozent der SAP-Anwender im deutschsprachigen Raum die Lösungen SAP ERP und SAP Business Suite. Und knapp die Hälfte von denen, die S/4-On-premises im Einsatz haben, lässt ihre alten SAP-Systeme parallel weiterlaufen.

„Das ist kein Wunder“, sagt Thomas Failer. Aus seiner Sicht suchen die Unternehmen unter den gegebenen Bedingungen immer noch nach dem Business Case für den Umstieg. Er ist überzeugt: „Am ehesten noch rechnet es sich für Start-ups und solche Unternehmen, die ihr Geschäftsmodell komplett auf den Kopf stellen. Dann können die Altdaten bleiben, wo sie sind. Die Firmen starten dann neu mit einem leeren SAP S/4.“ Alle anderen jedoch sehen sich mit der schlechten Alternative konfrontiert: mit der Komplett- oder Teilübernahme der Geschäftsobjekte, individuellen Anpassungen sowie Daten und ihrer Strukturen wie im Altsystem. Das ist technisch machbar, zwingt die Unternehmen jedoch dazu, auf Innovationen zu verzichten. Außer Spesen nichts gewesen.

Ein Unding in einer Zeit, da der Veränderungsdruck durch Pandemien, Kriege und geopolitische Umwälzungen so groß ist wie nie und die IT-Teams auf Trab hält. Paradoxerweise schieben die Unternehmen gerade deshalb den notwendigen Umstieg auf die neue Softwaregeneration aus Walldorf auf die lange Bank.

Dies ist umso bedauerlicher, als das Potenzial gewaltig ist. „SAP-Bestandskunden benötigen in der neuen S/4-Welt nur rund 10 Prozent des Datenbestands für die Bearbeitung, nur etwa die Hälfte der Geschäftsobjekte und etwa 20 Prozent der bisherigen Belegarten“, weiß Thomas Failer. Dieses Großreinemachen gelinge jedoch nur, wenn das Grundproblem des Umgangs mit den Altdaten gelöst sei. Er weiß auch wie: „Die Lösung besteht darin, die Ebene der Daten von den Applikationen zu trennen und die Daten aus den Altsystemen unverändert auf einer separaten Plattform auszulagern.“

Der entscheidende Unterschied zu einem Archiv besteht dabei darin, dass der Geschäftskontext ebenfalls ausgelagert wird und erhalten bleibt. Darüber hinaus ist der Plattformgedanke wesentlich. Denn es geht nicht nur um die revisionssichere Langzeitspeicherung, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen. Damit die Unternehmen ihre Informationen unabhängig von Altanwendungen und -systemen managen können, muss eine Plattform viele verschiedene Funktionen für die unterschiedlichsten Szenarien beinhalten. Wie ein Smartphone, das Fotoapparat, Telefon, Musikplayer und vieles mehr in einem ist.

Und er existiert doch

Mit einem solchen Gerät können Manager eine Vielzahl von Geschäftsfällen unterstützen: eine schnelle und schlanke Transformation und Migration auf SAP S/4 und die Rückkehr zum SAP-Standard; Zu- und Verkäufe von Unternehmen und Unternehmensteilen; die komplette Stilllegung von Altsystemen, nicht nur deren Rückbau; Konsolidierung von Rechenzentren und IT-Umgebungen; dauerhaft schlanke S/4-Hana-Systeme; Migration in die Cloud und wieder zurück; und nicht zuletzt Analysen und Datensteuerung.

„Wir wissen aus über 2000 Projekten weltweit, dass die Stilllegung von Altsystemen die Kosten im Vergleich zu deren Weiterbetrieb um 80 Prozent und mehr senkt. Der Aufwand für die Datentransformation und -migration reduziert sich um die Hälfte. Und wir gehen davon aus, dass die Gesamtbetriebskosten um ein Viertel sinken, wenn die Unternehmen S/4 Hana mithilfe unserer Plattform dauerhaft schlank halten“, rechnet Thomas Failer vor. „Hier ist er, der lang gesuchte Business Case für den Umstieg auf S/4.“

Die wichtigste technische Eigenschaft der Plattform ist ihr hoher Automatisierungsgrad: vom Abzug der Daten aus den Altsystemen und ihrer Harmonisierung sowie Optimierung über die Transformation und Migration der Geschäftsobjekte via Application Layer bis hin zur automatischen Transformation, um die historischen Informationen in S/4 anzuzeigen, als ob sie dort erzeugt worden wären. Dann klappt’s auch mit dem CFO.

„Wir nennen das One-Click-Transformation und haben unseren Ansatz erfolgreich zum Patent angemeldet. Wir erschließen damit in Sachen digitale Transformation im Allgemeinen und Umstieg auf S/4 Hana im Besonderen eine völlig neue Dimension“, berichtet Thomas Failer stolz und fügt hinzu: „Zurzeit erweitern wir unser Konzept in Richtung Transformation als Service. Dazu haben wir eine Software-as-a-Service-Lösung entwickelt.“

Die Idee hinter diesem Cloud-Service ist, dass die Unternehmen mit wenigen Mausklicks ihre geplanten Transformationsprojekte durchspielen und vorbereiten können. Dazu müssen sie keine echten Daten aus ihren Systemen preisgeben. Der Service arbeitet vielmehr mit Metadaten wie zum Beispiel Angaben zu Systemen, Anwendungen und Datenbanken, die ein zum Verkauf anstehender Geschäftsbereich nutzt.

Mithilfe des Service können die Unternehmen in kürzester Zeit ermitteln, welche Daten in welcher Menge dem potenziellen Käufer übergeben werden müssen, und die dafür nötigen Filterkriterien definieren. Soll die Datenextraktion und -übergabe dann tatsächlich stattfinden, übernehmen sie diese Filterkriterien einfach und wenden sie auf Thomas Failers Plattform an.

Ach wie gut, dass alle wissen

„Doch dabei muss und soll es gar nicht bleiben. Denn die Vorarbeiten, die ein Unternehmen für dieses Szenario geleistet hat, lassen sich wiederverwenden. Zum Beispiel für die Auflösung eines Rechenzentrumsstandorts oder für die Transformation auf SAP S/4. Mit unserem Service erzielen die Unternehmen Skaleneffekte bei ihren Transformationsprojekten und können diese weiter vereinfachen und beschleunigen“, erklärt der Erfinder der Plattform JiVS IMP.

In Grimms Märchen ist es der Name des hässlichen, nimmermüden und letztlich ein Leben fordernden Zwergs, der König und Müllerstochter ihr Glück finden lässt. Im echten Leben können die Unternehmen mit One-Click-Transformation und Transformation-as-a-Service von Data Migration International das Rumpelstilzchen ein für alle Mal aus ihrer Organisation verbannen. Gut, dass immer mehr Manager das Geheimnis kennen.