Globales E-Invoicing – Compliance, Komplexität, Kostenvorteile

Unternehmen drohen teils saftige Bußgelder, wenn sie die Mehrwertsteuer- oder Rechnungsdaten nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums korrekt an die elektronischen Portale einer Steuer- oder Finanzbehörde übermitteln. Dies setzt Unternehmen erheblich unter Druck. So verhängt beispielsweise Ungarn für jede fehlerhaft übermittelte Rechnung Geldbußen in Höhe von 1600 Euro.

Gleichwohl zeigt die Realität aber auch, dass die Regierungen ihre gesetzlichen ­Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung oft sehr kurzfristig ändern und nur wenige Tage vor deren Inkraft­treten noch nachbessern oder gar ver­schieben.

Hinzu kommt, dass sich mit den steigenden gesetzlichen Anforderungen auch die technische Komplexität der von den Unternehmen eingesetzten E-Invoicing-Systeme erhöht.

Die Motivation hinter diesen gesetzlichen Regelungen ist offensichtlich: Ausländische Regierungen suchen nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen.

Dies gelingt ihnen am besten, indem sie Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen. Entsprechende E-Invoicing-Regelungen existieren bereits in mehr als 60 Ländern weltweit, und es wird erwartet, dass diese Zahl weiter kräftig ansteigt.

Bis 2010 wurde die Verpflichtung, dass Unternehmen digital signierte Rechnungen an die öffentliche Hand senden müssen, flächendeckend durchgesetzt – der EU-Richtlinie 2010/45 sei Dank. Und in der Folge werden auch Geschäftspartner auf elektronischen Rechnungen bestehen, um den mit der Verarbeitung von papierbasierten Rechnungen einhergehenden Mehraufwand zu vermeiden.

Die Zukunft ist also klar: Die elektronische Rechnungsstellung wird sich zum Standard nicht nur für Regierungen, sondern auch für alle Geschäftspartner weltweit entwickeln.

Es gibt zwei Arten von E-Invoicing-Vorschriften, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit. Für Clearance-Regelungen verlangen die regulierenden Länder, dass Rechnungen an Unternehmen in ihrem Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden.

Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Post-Audit hingegen bedeutet, dass die Vorschriften des Landes einen Mindestzeitraum festlegen, über den elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen.

An und für sich klingt dies simpel. Abgesehen davon, dass innerhalb der beiden Arten jedes der zahlreichen Ländern eigene Nuancen pflegt, welche Daten gesammelt werden müssen, wie diese Daten erhoben werden, oder unterschiedliche Anforderungen an die digitale Signatur gestellt werden und anderes mehr – international leitet das E-Invoicing nämlich eine Art Beweislastumkehr ein: Nicht die Regierung muss beweisen, dass ein Unternehmen schuldig ist, sondern das Unternehmen, dass es unschuldig ist.

Es liegt auf der Hand, dass die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist, da der weltweite grenzüberschreitende Handel zur Norm wird. Compliance wäre keine solche Herausforderung, wenn es nicht die vielen einzigartigen Anforderungen auf der ganzen Welt gäbe, welche die Komplexität erhöhen.

Zunehmende Komplexität

Es gibt drei Dimensionen, die zur Komplexität der E-Invoicing Compliance beitragen: zum einen die Geschwindigkeit, mit der sich die Vorschriften ändern. Zum anderen die Zahl der Länder, die E-Invoicing in irgendeiner Form benötigen. Außerdem schlagen die verschiedenen Details der ­Regulierung zu Buche, die jedes Land anwendet.

Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Länder wie Ungarn, Italien und Spanien fordern die Einhaltung von E-Invoicing-Compliance-Regeln bereits seit dem 1. Juli 2018.

Italien ist einer der Pioniere bei der

Umsetzung der E-Invoicing-EU-Richtlinie 2010/45. Das Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SdI) wurde bereits im März 2015 gestartet. Als elektronisches Rechnungsformat wurde die sogenannte FatturaPA verwendet, die auch von den öffentlichen Verwaltungen akzeptiert wird.

Die FatturaPA ist mit einer zertifizierten XAdES-BES-Signatur zu versehen. Ansonsten bietet das Austauschsystem SdI Kommunikationskanäle für die automatische Integration (etwa Web Services und FTP) und eine Web-Schnittstelle für manuelle Uploads. Alle FatturaPA-Rechnungen müssen in Übereinstimmung mit dem italienischen Gesetz gespeichert und archiviert werden.

Im Jahr 2015 wurden bereits 2,7 Millionen elektronische B2G-Rechnungen an öffentliche Verwaltungen verschickt. Seit Januar 2017 kann SdI auch für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Geschäftspartnern der Privatwirtschaft (B2B) genutzt werden.

Jedes Quartal werden rund 5000 B2B-Rechnungen zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht, obwohl keine Verpflichtung zur Verwendung besteht.

Mit der Verabschiedung des italienischen Haushaltsgesetzes 2018 wurde die elektronische Rechnungsstellung zwischen Privatunternehmen für inländische B2B- und B2C-Rechnungen endgültig verpflichtend.

Seit 1. Juli 2018 müssen Dienstleistungen von Subunternehmern in einer Lieferkette von Unternehmen, die an Verträgen mit einer öffentlichen Verwaltung beteiligt sind, per SdI gemeldet werden.

Lediglich die verpflichtende Meldung von Lieferungen von Benzin oder Diesel zur Verwendung als Kraftstoff wurde vom 1. Juli 2018 auf den 1. Januar 2019 verschoben. Ab dem 1. Januar 2019 müssen sämtliche Rechnungen italienischer Lieferanten an italienische Käufer im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden.

Erst dann gelten die Rechnungen aus steuerlicher Sicht als ausgestellt. Die Übermittlung an den Rechnungsempfänger erfolgt nicht durch den Sender, sondern durch das Austauschsystem SdI.

Ungarn hat zum 1. Juli 2018 ein ähnliches Verfahren eingeführt. Hierbei steht die Übermittlung mehrwertsteuerrelevanter (VAT-)Daten an die Steuerbehörde im Vordergrund (auch bekannt unter dem Namen „Business to Tax“ oder kurz B2T).

Demnach müssen in Ungarn tätige Unternehmen (sowohl ungarische als auch für umsatzsteuerliche Zwecke in Ungarn registrierte ausländische Unternehmen) die Inhalte ihrer Ausgangsrechnungen un­mittelbar elektronisch an die ungarische Finanzverwaltung im NAV-XML-Format übermitteln.

Dies betrifft alle Rechnungen mit einem Mehrwertsteueranteil von größer als 100.000 HUF (circa 300 Euro). Die Übermittlung muss spätestens am 15. Tag nach Lieferung der Ware oder nach Erbringung der Dienstleistung erfolgen.

Von einer Kann- zur Muss-Bestimmung

Man muss kein Prophet sein: Entsprechende Regularien wie zuvor skizziert werden in den kommenden Jahren signifikant zunehmen. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsübertragung an öffentliche Verwaltungen (B2G) gibt es schon relativ lange, wird aber oft noch mit Formulierungen wie „können elektronisch übertragen werden“ versehen oder quasi unter Vorbehalt gestellt.

Dies wird sich bald ändern und wandelt sich zu einer Muss-Bestimmung. Um Schattenwirtschaft zu vermeiden, werden viele Länder in Richtung B2B-Clearance-Verfahren – sei es auch in vereinfachter Form – als Standard umschwenken.

Die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen ist eine Seite der Medaille. Die andere: die für Unternehmen erzielbaren Kosteneinsparungen gegenüber „Papierrechnungsverfahren“ – sowohl was eingehende als auch ausgehende Rechnungen anbelangt.

Sie bewegen sich zwischen 60 und 80 Prozent. Ferner steigt beim E-Invoicing die Qualität in puncto Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus können mehr Rechnungen in kürzerer Zeit verarbeitet werden.

Für Unternehmen, die in mehr als einem E-Invoicing-Land tätig sind, gibt es zwei wichtige Herausforderungen: Geschwindigkeit und Skalierbarkeit. Angesichts der Schnelllebigkeit der E-Invoicing-Welt ist es äußerst wichtig, die gesetzlichen Anforderungen schnell und präzise umsetzen zu können.

Ebenso von Bedeutung ist die Fähigkeit, dass eine Implementierung skaliert, sollte ein Umzug in neue Länder anstehen. Schließlich will man nicht daran gehindert werden, wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften neue oder zusätzliche Geschäfte zu tätigen.

Um das Implementierungsrisiko zu reduzieren, entscheiden sich viele Unternehmen für cloudbasierte E-Invoicing-Services, die sowohl die Implementierungsgeschwindigkeit als auch die betriebliche Skalierbarkeit erhöhen.

Idealerweise bietet ein cloudbasierter Dienst für das globale E-Invoicing Folgendes: einerseits die Möglichkeit, mit einem Land zu beginnen. Und zwar auf der Grundlage eines Pay-per-Use-Preismodells.

Andererseits sollte man die jeweils gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung erfüllen und alle aktuellen Notwendigkeiten der regulierten Länder unterstützen.

Obendrein sollte der Cloud-Dienst bereits zukünftige Compliance-Anforderungen berücksichtigen und einfache, jedoch leistungsfähige Tools bereitstellen, um die Integration von Daten gemäß den unterschiedlichen Erfordernissen zu gewährleisten.