Gute Gründe für die P2P-Automatisierung in SAP®-Umgebungen

Das Zeitalter der digitalen Beschleunigung ist angebrochen, und die Rolle der Finanzabteilung in Unternehmen bei diesem zentralen Wandel wird immer bedeutender. In den letzten fünf Jahren hat sich die Zahl der Führungskräfte im Finanzbereich, die für die digitalen Aufgaben ihrer Unternehmen verantwortlich sind, mehr als verdreifacht. ¹

Die Einführung der Digitalisierung allein ist jedoch kein Patentrezept. Der anfängliche Schock von COVID-19 zwang viele Unternehmen, ihre digitalen Initiativen zu beschleunigen oder sogar zu improvisieren, ohne eine klare Vision oder Strategie zu haben, die über das kurzfristige Überleben hinausgeht. Jetzt, da der größte Schock vorüber ist, einige große Umwälzungen und Veränderungen gut geschafft sind, ist es an der Zeit, nicht nur die Rentabilität, Nachhaltigkeit und den ROI bestehender digitaler Investitionen zu überdenken, sondern eine stärkere, strategischere Finanzplanung zu erstellen.

Wenn die letzten zwei Jahre ein Hinweis darauf sind, dass die Zukunft nicht vorhersehbar ist, können wir uns aber darauf vorbereiten. Es obliegt daher den CFOs, ihre neue, wachsende Rolle innerhalb des Unternehmens zu erkennen und anzunehmen. Finanzchefs müssen über die Bilanz hinaus führend sein und sich wieder als Architekten der Wertschöpfung, des Wandel und der Widerstandsfähigkeit profilieren, die Unternehmen brauchen, um langfristig zu wachsen.

Hier kommen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung ins Spiel – traditionell spielten sie in Unternehmen oftmals eine untergeordnete Rolle. Dabei ist der gesamte Procure-to-Pay (P2P)-Zyklus ein wichtiger strategischer Bestandteil, da die Art und Weise, wie und wann bezahlt wird, gesteuert werden kann. Heute haben P2P-Teams einen weitaus größeren Einfluss auf die allgemeine finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Denn in der Beschaffung und der Kreditorenbuchhaltung geht es weniger um Datenverarbeitung als vielmehr um Strategie und Analyse.

Obwohl sich P2P so schnell zu einer strategischen Geschäftsfunktion mit einem hohen Mehrwert entwickelt hat, ist die traditionelle, papierbasierte Rechnungsbearbeitung und -verwaltung in vielen Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsabteilungen immer noch zu finden. Laut einer Studie von Ardent Partners erhält das durchschnittliche Unternehmen immer noch 56 % seiner Rechnungen in einem manuellen Format, sprich auf Papier, als PDF, per E-Mail oder Fax.² Auf der Managementseite wird die Leistungsüberwachung ebenfalls nach wie vor weitgehend manuell durchgeführt. Das macht die Notwendigkeit einer Modernisierung der Leistungsmanagementsysteme deutlich. Herkömmliche Methoden der P2P-Verarbeitung sind mit höheren Kosten, geringerer Transparenz, längeren Bearbeitungszeiten und einer Vielzahl anderer negativer Auswirkungen verbunden, die sich im gesamten Unternehmen bemerkbar machen. Bleiben sie unverändert, können sie letztlich dem geschäftlichen Fortschritt und der Erlangung eines Wettbewerbsvorteils im Weg stehen.

Bühne frei für die P2P-Automatisierung

Heute verfügen die meisten Unternehmen über ein elektronisches Tool zur Automatisierung von Teilen des P2P-Prozesses und anderer Geschäftsprozesse, z. B. ein ERP-System wie SAP oder andere Geschäftsanwendungen. Dies sind zwar großartige Tools zur Straffung des Bezahlprozesses, aber es gibt zahlreiche Herausforderungen, die damit nicht gelöst werden können. Unternehmen mit ERP- bzw. Geschäftsanwendungen reduzieren sicherlich Papier und Ineffizienzen ihrer Prozesse, aber viele ERP-Anbieter investieren nicht in die Funktionen, die P2P wirklich optimieren (z. B. KI-basierte Datenextraktion, mobile Apps, Katalogmanagement usw.). Die tiefergehende P2P-Automatisierung in einer SAP-Umgebung hilft, die Funktionslücken zu schließen, die von ERP- bzw. Geschäftsanwendungen nicht abgedeckt werden.

Drei der wichtigsten Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine Kosten durch die P2P-Automatisierung senken kann:

Neben der reinen Kosteneinsparung sind Tranzparenz und verbessertes Cashflow-Management zentrale Ziele der Automatisierung. Verfolgbare KPIs und anpassbare Dashboards, die über die reine Leistungserfassung hinausgehen und sofortigen Zugriff auf die Rechnungen in der Pipeline bieten, sind wünschenswert. Diese Art der verbesserten Kontrolle und Überwachung ermöglicht es allen Beteiligten, die täglichen Aufgaben zu erledigen, wichtige Kennzahlen zu überwachen, die Verwendung von Cash besser zu prognostizieren und den besten Ansatz zur Nutzung von Skonti zu bestimmen.

Vorteile für alle Prozessbeteiligten

Die Esker-Lösung für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist durch SAP für die Integration mit der SAP S/4HANA®-Cloud zertifiziert und im SAP-Store verfügbar. Mit diesem Schritt zeigt Esker, dass das Unternehmen in der Lage ist, Lösungen bereitzustellen, die den von SAP festgelegten Qualitätsanforderungen und -standards entsprechen. Die Zertifizierung gibt Unternehmen zudem die Gewissheit, dass die Lösungen von Esker mit ihrer SAP S/4HANA®-Cloud-Software und mit zukünftigen Upgrades kompatibel sind.

Heutzutage reicht es nicht mehr aus, dass eine Lösung mit SAP-Technologie integriert werden kann. Sie muss vor allem die Leistungsfähigkeit einer solchen Integration unter Beweis stellen. Durch die Ergänzung von ERP-Systemen mit den KI-gesteuerten Automatisierungslösungen von Esker können Unternehmen selbst schwierige Geschäftsbedingungen besser meistern.

^{1 Mastering change: The new CFO mandate. October 7, 2021. Mc Kinsey & Company}

^{2 State of ePayables 2017: The Convergence of Cash, Suppliers, and Intelligence, Juni 2017. Ardent Partners}